Сущность понятия «Логистическое администрирование». Основные функции логистического администрирования и их краткая характеристика

задачи администрирования ЛС — это, хорошо знакомые нам управленческие «функции: планирован организация, анализ, контроль, учет и т.д., традиционно входящие комплекс функциональных обязанностей персонала менеджмента любой компании. Поэтому

администрирование ЛС можно определить как комплекс управленческих функций и процедур, осуществляемых персоналом логистического менеджмента фирмы (преимущественно с применением информационно-компьютерных технологий) для реализации стратегических, тактических и оперативных целей ЛС.

В комплекс основных функций администрирования ЛС входят:

· планирование (стратегическое, тактическое, оперативное):

· организация;

· регулирование (принятие решений);

· координация (межфункциональная и межорганизационная);

· анализ;

· аудит (внутренний и внешний);

· контроллинг;

· ценообразование (бюджетирование).

Указанные функции администрирования представляют собой набор стратегических, тактических и операционных решений, ко­торые должны быть выстроены в виде некоторой иерархической процедуры - «пирамиды» построения ЛС компании. Несмотря на то, что логистика каждой компании в своем роде уникальна, существует ряд основополагающих

Планирование в логистике является основной функцией. Планирование ориентировано на постановку реальных целей и задач логистической системы в целом в строгом соответствии с методами и средствами их достижения.

В логистической системе должны присутствовать элементы планомерности, только тогда она будет эффективна в условиях динамично изменяющейся внешней среды.

Под планированием в общем виде понимают разработку мотивированной модели действий.

Планирование – это процесс разработки и последующего контроля за ходом реализации разработанного и принятого к исполнению плана и его корректировки в соответствии с изменяющимися условиями. Кроме того, это процесс обработки информации, направленный на обоснование предстоящих действий, выявление наилучших способов достижения целей.

Функциями планирования являются научное обоснование целей развития, выбор наилучших способов достижения целей.

В логистике важно различать уровни планирования.

Стратегическое планирование – это

особый вид плановой работы, заключающийся в разработке стратегических решений (в форме прогнозов, проектов, программ и планов). В ходе стратегического планирования разрабатывается политика.

Тактическое планирование – это планирование отдельных мероприятий, касающихся достижения стратегических целей и определения ресурсов для их реализации. На данном этапе происходит распределение ресурсов по отдельным направлениям логистики.

Операционное (оперативное) планирование представляет собой выбор средств решения задач, поставленных, заданных или установленных вышестоящим руководством. В рамках данного вида планирования происходит планирование каждого направления логистики в отдельности.

Принципы планирования (требования) представляют собой основные исходные положения, правила обоснования и организации разработки плановых документов. Они должны постоянно изменяться, совершенствоваться, наполняться новым содержанием по мере развития экономики. Различаются следующие принципы планирования:

1) принцип необходимости планирования (повсеместное и обязательное применение планов при выполнении любого вида деятельности);

2) принцип единства планов (разработка общего или сводного плана социально—экономического развития предприятия);

3) принцип непрерывности планирования (на каждом предприятии процессы планирования, организации и регулирования всей хозяйственной деятельности являются взаимосвязанными между собой);

4) принцип гибкости планов (предполагает возможность корректировки установленных показателей и координации планово—экономической деятельности);

5) принцип участия (состоит в том, что никто не может планировать эффективно для кого—то другого).

Соблюдение принципов планирования при составлении планов по логистической системе позволит существенно повысить ее эффективность.

Организация в логистике понимается как определение и распределение объема работ по реализации намеченных целей, а также характера взаимоотношений между управленческими и производственными звеньями по созданию реальных условий для достижения целевой функции фирмы (компании) в рамках логистического процесса.

Регулирование в логистике понимается как предвидение и устранение возможного отклонения в ходе логистического процесса от основных показателей. Данная функция направлена на достижение запланированной согласованности и пропорциональности развития отдельных частей логистического объекта.

Координация в логистике представляет собой необходимое согласование действий в работе всех структурных звеньев логистической системы, она предусматривает обеспечение ритмичности и непрерывности в целях гармоничного взаимодействия всех звеньев системы.

Межфункциональная логистическая координация - согласование деятельности подразделений фирмы по параметрам конфликтов, относящихся к логистике или перекрестным функциям, при планировании и управлении деятельностью фирмы.

межорганизационную логистическую координацию можно определить как согласование действий фирмы («хозяина» логистического процесса), поставщиков, потребителей и логистических посредников для достижения целей ЛС.

Проблема межорганизационной логистической координации, хотя и является относительно новой (проблема возникла в связи с внедрением в 1980-х - 1990-х годах концепции интегрированной логистики), очень активно изучается и обсуждается в экономически развитых странах в рамках концепции Supply Chain Management.

Персонал логистического менеджмента фирмы постоянно нуждается в анализе результатов принимаемых управленческих решений. При этом анализ производится, как правило, по отдельным логистическим функциям и в общем по логистике компании для определения уровня достижения

стратегических, тактических и оперативных целей логистической системы.

С позиции логистики нас прежде всего интересует экономический и финансовый анализ. Данные такого анализа позволяют оценить принимаемые логистическими менеджерами решения, которые сказываются в конечном итоге на уровне общих затрат, прибыли, рентабельности и других результирующих показателях.

На уровнях фирмы можно выделить следующие задачи логистического анализа, например:

Выполнение стратегического (тактического, оперативного) логистического плана;

Соответствие логистического плана маркетинговому и производственному;

Качество продукции и логистического сервиса; анализ степени удовлетворения запросов потребителей;

Эффективность выполнения отдельных логистических функций и работы отдельных подсистем, звеньев и элементов логистической системы;

Эффективность использования в логистическом менеджменте инвестиций, основных фондов, оборотного капитала, материальных ресурсов, живого труда;

Производительность (продуктивность);

Уровень технологической и технической базы логистического менеджмента;

Эффективность логистической информационной системы и применяемых информационно – компьютерных технологий;

Финансовый аудит;

Составляющие логистических издержек;

Влияние логистической стратегии фирмы на ее положение на рынке;

Логистические риски и разработка мер по их снижению;

Поставщики, потребители, посредники с точки зрения реализации логистической концепции фирмы;

Уровень координации, интеграции и взаимодействия фирмы и логистических посредников и т.д.

Простое перечисление показывает, насколько обширным и многогранным является логистический анализ, который составляет неотъемлемую часть технико-экономического и финансового анализа функционирования фирмы на рынке. В основу логистического анализа положены такие принципы, как научность, системный подход, динамичность, выделение приоритетных направлений, комплексность, полнота и достоверность информационной базы и др. Применяемые при этом методы и приемы характерны для общего технико–экономического анализа производственно–хозяйственной деятельности. Большое значение для эффективности анализа имеет информационная база, которая включает совокупность нормативных, плановых, учетных и отчетных показателей, характеризующих состояние и динамику логистической системы и ее внешней экономической среды.

Логистический анализ можно классифицировать по ряду признаков:

По целям и задачам различают анализ выполнения стратегического (тактического, оперативного) плана; определение комплексных логистических показателей; оценка результатов хозяйственной и финансовой деятельности; подготовка информации для принятия управленческих решений и т.п.;

По аспектам выделяют экономический, финансовый, технико–экономический, функционально–стоимостный, проблемно–ориентированный и другие виды анализа;

По содержанию программы различают комплексный (охватывающий все стороны функционирования логистической системы) и локальный (затрагивающий отдельные элементы, процессы, звенья логистической системы) анализ;

По уровню объектов анализ может охватывать логистическую систему в целом, отдельную подсистему, звено, элемент логистической системы; логистическую сеть, канал, цепь и т.п.;

По субъектам логистический анализ может быть внешним (например, внешний аудит) или внутренним, проводимым собственным персоналом фирмы;

По периодичности и повторяемости различают ежегодный (ежеквартальный, ежемесячный, ежедневный) и разовый анализ;

По характеру принимаемых решений анализ может быть предварительный, оперативный, текущий, итоговый, перспективный. При проведении логистического анализа в фирмах применяется широкая гамма различных методов и приемов. Для повышения точности и достоверности анализа используется большое количество различных математических и экономико-математических методов и моделей, составляющих научную базу логистики.

Среди наиболее распространенных в логистическом менеджменте методов и технических приемов анализа можно указать:

- методы математической статистики (факторный, индексный, кластерный, дисперсионный анализ, множественные корреляционно–регрессионные модели, спектральный анализ и др.);

- функционально – стоимостный анализ;

- методы статистического имитационного моделирования на ЭВМ;

- различные эконометрические методы и модели;

- методы экспертных оценок.

Важную роль в администрировании логистической системы играют процедуры аудита, под которыми понимаются периодические проверки состояния отдельных компонентов логистической системы и эффективности выполнения логистических функций / операций. Система контроллинга может функционировать недостаточно эффективно, если допущены неточности в информационной базе. В этих случаях информация, полученная в ходе аудиторских проверок, служит как для корректировки базы данных контроля, так и для установления новых границ параметров настройки и контроля.

В логистическом менеджменте применяются разные виды аудита:

- общий функциональный аудит;

- аудит спроса и уровней логистического сервиса;

- аудит характеристик производительности и ресурсоотдачи;

- аудит логистических издержек и общий финансовый аудит;

- аудит запасов;

- аудит товарно-транспортной документации и т.д.;

Основой проведения аудита являются, прежде всего, данные бухгалтерского и корпоративного учета, финансовой и статистической отчетности фирмы. Для проведения аудиторских проверок в логистической системе применяются специальные документы, доклады персонала логистического менеджмента, периодические отчеты и т.п.

К числу наиболее важных для проведения аудита регулярных логистических отчетов относятся:

отчет о затратах и сервисе (cost – service statement);

Отчет о логистических затратах и сервисе похож на финансовый отчет о прибылях и убытках фирмы. Этот отчет показывает соотношение годовых затрат в функциональных областях логистики: закупках и дистрибьюции, а также уровень логистического сервиса в текущем периоде времени по сравнению с предыдущим периодом и относительно конкурентов (средней отметки в данной отрасли промышленности). Уровни логистических издержек в представленной отчетности форме текущего года сравниваются с затратами предыдущего года и бюджетом. В результате проведения аудита определяются направления сокращения затрат прибыли.

· отчет о производительности /ресурсоотдаче (productivity report);

Вторая ключевая форма, необходимая для ведения различных видов аудита, представляет собой отчет о производительности /ресурсоотдаче и характеризует эффективность логистического менеджмента. В данной форме дополнительно, как правило, отражаются следующие ключевые

показатели:

- общие логистические издержки по отношению к объему продаж;

- отдельные составляющие логистических затрат по отношению к общим издержкам;

- логистические затраты (по группам) по отношению к стандарту или среднему уровню в данной отрасли;

- логистические затраты по отношению к соответствующим статьям бюджета фирмы;

- логистические ресурсы бюджета на текущий момент по отношению к прогнозирующим затратам.

· диаграмма выполнения логистического плана (performance chart).

Графики (диаграммы) выполнения логистического плана используются в основном для контроля и аудита в логистике поддержки производства, контроля качества сервиса, управления запасами. Они характеризуют динамику относительных показателей выполнения плана (индексы, оборачиваемость, процентные соотношения) методами математической статистики.

Кратко охарактеризуем некоторые основные виды аудита, применяемые при логистическом администрировании.

Общий функциональный аудит производится, как правило, не регулярно, чаще всего один раз в год для оценки правильности выполнения персоналом логистического менеджмента своих функций. В этом случае обычно назначается экспертная комиссия из персонала высшего менеджмента фирмы и сторонних консультантов. Комиссия оценивает выполнение персоналом своих должностных инструкций, результаты работы отдельных подразделений службы логистики за отчетный период времени, уровень качества и эффективности работы функционального персонала.

Специальный функциональный аудит осуществляется, как правило, сторонними логистическими консультантами и высшим менеджментом фирмы для оценки:

- соответствия логистической стратегии фирмы корпоративной (маркетинговой) стратегии;

- уровня удовлетворения требований потребителей к качеству логистического сервиса;

- соответствия характеристик логистического сервиса запросам и ожиданиям покупателей;

- уровня общих логистических издержек и их составляющих и т.п.

Для контроля эффективности управления запасами применяется специальный аудит запасов. Типичные системы контроля запасов (мониторинг) отслеживают уровни запаса для оценки спроса, пополнения, возврата, учета сверхнормативных и устаревших запасов. Однако могут быть случаи несовпадения между регистрирующими (вручную или автоматически) уровнями запасов и их текущими фактическими значениями на складе. Это может быть обусловлено ошибками персонала, сбоями компьютерных программ и другими причинами. Поэтому периодически (обычно в конце года) осуществляется аудит запасов, подобный процедуре инвентаризации.

Аудит товарно-транспортной документации и расчетов за операции транспортировки (включая собственно перевозку, экспедирование, погрузку-разгрузку и др.) осуществляется по определенным процедурам, принятым для бухгалтерского аудита, и вызван возможными ошибками персонала при оформлении документов, неправильным занесением данных в компьютеры и другими причинами.

Наконец, финансовый аудит проводится традиционными методами с привлечением сторонних аудиторов. В процессе этого аудита (обычно общего для всей финансовой деятельности фирмы) выделяются специальные разделы, связанные с проверкой финансовых результатов (затрат, цен, прибылей, убытков, рентабельности, ликвидности, устойчивости и т.п) работы логистического менеджмента.

Контроллинг логистической системы.

Для оценки эффективности функционирования логистической системы и деятельности персонала логистического менеджмента компании необходимо наличие контроля результатов решений, принимаемых персоналом службы логистики. Измерение результатов управления логистикой (количественная мера степени эффективности выполнения логистических операций и функций) является необходимым условием достижения целей логистической системой, так как обеспечивает обратную связь, необходимую для эффективного менеджмента. В этом смысле измерение результатов работы службы логистики имеет два аспекта: во-первых, установление определенной системы мер (количественных и качественных показателей, критериев, шкал отношения и предпочтения); во-вторых, непосредственно измерение результата принятия управленческих решений.

Процесс измерения результатов логистического менеджмента может проводиться для целей логистического анализа ежедневно, один раз в месяц (квартал) и т.п. Система основных измерителей зависит от целей логистического менеджмента и вида логистической системы. Для большинства логистических систем эта система базируется на ключевых (комплексных) показателях ее эффективности. В предыдущих лекциях мы о них уже говорили, но повторим:

· Степени удовлетворения потребителей качеством логистического сервиса;

· Отдаче от инвестиций в логистическую инфраструктуру;

· Полных и операционных логистических издержках;

· Продолжительности логистических циклов;

· Производительности /продуктивности логистической системы.

Процедура логистического контроллинга очень похожа на контроль параметров в технических системах и процессах (например, в автоматических системах, АСУ, и т.п.). Сам процесс контроллинга заключается в постоянном или периодическом сравнении заданных (базовых, стандартных) характеристик и параметров.

Принципиальная особенность ценообразования в логистике состоит в том, что цены при этом подходе основываются на проведении маркетинговых исследований и организации всех материальных потоков в соответствии с результатами этих исследований. При этом используются следующие стратегии ценообразования.

Ценообразование с ориентацией на потребителя означает, что при назначении цены основным фактором является степень полезности данного товара для потенциальных потребителей. При этом возможно снижение надбавки на единицу товара.

Ценообразование с ориентацией на конкуренцию осуществляется с учетом средней величины цен, запрашиваемых на товары такого рода.

Управление составляющими ценообразования подразумевает:

- отдельное решение по уровням цен для всей программы сбыта или для каждой ассортиментной позиции,

- по стартовым ценам для новых товаров, вводимых на рынок

- установление различных цен на один и тот же товар для различных рынков.