Работа комиссии со справочниками и перечнями.

Успешному претворению в жизнь различных путей решения вопросов экспертизы ценности документов, как известно, способствует нормативно-методическое обеспечение всех вопросов работы: номенклатуры дел, типовые, ведомственные перечни. И в статьях перечней, и в заголовках номенклатур дел прослеживается значение рассмотренных критериев, с учетом которых определяются сроки хранения документов. Ведущую роль в процессе установления сроков хранения документов играют перечни, являющиеся «ключом» к созданию прообраза Архивного фонда страны.

Перечни документов - это систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов, подлежащих постоянному хранению.

На практике алгоритм работы с перечнем выглядит так:

1. В алфавитном указателе к перечню выявляем названия видов или разновидностей документов, сроки хранения которых необходимо определить.

2. Анализируем содержание тех документов, срок хранения которых необходимо определить, их подлинность или копийность, соотносим результаты анализа с названием описательной статьи перечня.

3. Принимаем решение о выборе срока хранения анализируемых документов.

Виды:

1. Типовые для всей системы учреждений.

Создание типовых перечней обусловлено тем, что во всех учреждениях, организациях и на предприятиях формируются дела с приказами руководства, с планами и отчетами, с документами по личному составу, с бухгалтерской документацией, материалами общественных организаций. Все эти и другие, так называемые типовые документы, выполняют одинаковые для всех учреждений функции, а поэтому должны иметь и одинаковые сроки хранения.

2. Примерные для однородных организаций.

Они обычно разрабатываются для больших и сложных фондов, а также для групп однородных фондов и являются своего рода методическими пособиями по экспертизе ценности при научно-технической обработке документов фонда.

В примерных перечнях называются виды документов, подлежащих вечному хранению и документы, подлежащие выделению к уничтожению, как не представляющие научной, исторической, экономической ценности.

3. Ведомственные - по отдельным отраслям деятельности в рамках государственной подведомственности.

Ведомственный перечень - это справочник о составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий одного ведомства, одной отраслевой системы. Он предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов, систематизированных в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности учреждений этого ведомства, с указанием сроков хранения каждого вида документов.