Содержательная часть и основные разделы номенклатуры.

Нормативно-методические документы по составле­нию номенклатуры дел — «Государственная система до-кументационного обеспечения управления», «Основные пра­вила работы архивов организаций». Используются также по­ложение об учреждении и его структурном подразделении, штатное расписание, перспективные и текущие планы, описи дел постоянного и временного хранения.

Выявив круг документов, подлежащих включению в номен­клатуру, приступают к составлению заголовков дел. Требование к заголовку дела — краткость, четкость, предельная точ­ность, так как именно по заголовку дела идет поиск необхо­димого документа. Начинается заголовок с указания рода за­водимого дела (переписка, документы, дело) или вида доку­мента (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и т.п.). Затем содержание заголовка уточняется данными об автор­стве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который откла­дываются документы, и т.п.. Заголовок дела, состоящего из планов или отчетов, дол­жен содержать указание на периодичность и характер доку­ментов.

Номенклатура дел составляется по унифицированной фор­ме, в которой каждая графа имеет свое назначение и требует правильного заполнения.

В первой графе проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Он состоит из двух частей — обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. В конце каждого раз­дела номенклатуры оставляют резервные порядковые номера для заведения в структурном подразделении дополнительных, в не предусмотренных заранее дел, если такие появятся в те­чение года.

Во вторую графу вносятся названия заголовков дел. В те­чение года под одним названием, в зависимости от количе­ства документов, может быть сформировано дело в несколь­ких томах. Для их учета в конце года заполняется графа тре­тья.

В четвертой графе указывается срок хранения дела со ссылкой на номер статьи перечня документальных материа­лов (типового или ведомственного), в соответствии с которым срок установлен.

Пятая графа «Примечания» заполняется в течение года в том случае, если надо сделать отметки: об уничтожении дел; передаче дел в архив; незавершенных делах; делах, перехо­дящих на следующий год, и т.п.

Печатается номенклатура дел не менее чем в 4-х экземп­лярах: первый хранится в делопроизводственной службе уч­реждения, второй — в государственном архиве, с которым она согласовывалась, третий — в ведомственном архиве, четвер­тый является рабочим и в виде выписок (разделов номенкла­туры) направляется в структурные подразделения для заведе­ния по ним дел.