Технологии обработки входящих, исходящих и внутренних документов.

Входящие документы должны пройти экспедиционную обработку, т.е. проверка правильности доставки корреспонденции, ее сохранность и т.д. вскрываются все конверты, кроме личной корреспонденции (с пометкой лично). Затем входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. К нерегистрируемым документам как правило относятся: поздравительные письма, каталоги, реклама и т.п.

Регистрацию документов осуществляют с помощью регистрационного штампа, содержащего название организации, дату поступления документа и его номер. Нумерация документов ведется в течение года, затем начинается заново. Если корреспонденция не вскрывается, то штамп ставиться на конверте или упаковке. Регистрация необходима для учета, контроля и поиска документов. Используют журналы входящей документации. В журнале существует календарная шкала, позволяющая контролировать сроки исполнения документов.

При рассмотрении поступившего документа необходимо учитывать следующие факты:

- Вид документа (закон, распоряжение)

- Важность содержания документа

- Сложность и новизну поставленных вопросов

- Срочность исполнения.

Руководитель организации, рассмотрев документ, определяет исполнителя, дает ему четкие и конкретные указания и устанавливает реальные сроки исполнения. Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе. Сведения об исполнителе заносятся в журнал и ставятся на контроль.

Документ с резолюцией передается исполнителю до окончания решения вопроса, и после выполнения, с отметкой о его выполнении и направлении в дело и с копией ответа – передается секретарю для пошивки в дело.

Обработка исходящей документации включает:

- Составление проекта документа исполнителям;

- Согласование проекта документа

- Проверка правильности оформления проекта документа

- Подписание руководителем

- Регистрация документа

- Простановка номера на документе

- Проверка правильности адресования

- Отправка документа адресату

- Подшивка второго экземпляра в дело.

- При регистрации исходящей документации записываются следующие данные: номер документа, дата, адресат, краткое содержание, исполнитель.

Экспедиционная обработка исходящих документов включает сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.

Внутренние документы – это документы, которые готовятся, оформляются им исполняются в пределах самого учреждения. Их подготовка и оформление осуществляются в соответствии с общими правилами оформления исходящих документов и включают:

- Составление проекта документа;

- Согласование

- Проверка правильности оформления

- Подписание документа руководителем

- Регистрация

Срок исполнения для большинства документов не должен превышать 10 дней. Также для осуществления контроля за документами в организации используется компьютер, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения документов и выводит на экран номера документов в день, назначенный для проведения по ним контрольных операций.

После выполнения документа он снимается с контроля, о чем делается соответствующая пометка в журнале и на самом документе.