Основное назначение и формы регистрации. Организационная структура Выбор оптимальной формы регистрации в зависимости от организационной структуры предприятия.

Существует несколько форм регистрации: централизован­ная, децентрализованная и смешанная.

Наибольшая эффективность достигается при централизо­ванной системе регистрации— осуществлении всех регис­трационных операций в одном месте или одним работником, например секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприя­тия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная системапредполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структур­ных подразделениях).

С учетом специфики предприятия может применяться смешанная система,когда одна часть документов регистри­руется централизованно, другая же регистрируется в структур­ных подразделениях.

В практической деятельности служб ДОУ наибольшее распростра- нение получили две формы регистрации документов – журнальная и кар- точная. В настоящее время начинает внедряться современная автомати- зированная форма регистрации. Журнальная форма может быть использована эффективно в орга- низациях с небольшим объемом документооборота – до 1000 докумен- тов в год, а также для учета специальных видов документации, требую- щей особого внимания к их сохранности.

Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использования оборотной стороны регистрационно-контрольных кар- точек определяется самой организацией.

Карточная система регистрации (ручная форма) быстро заменяется се- годня регистрацией документов на компьютерах. Но и в этом случае на экран выводится форма карточки (экранная форма) с аналогичными номерами.

Наиболее рационально применение компьютерных технологий. В этом случае на экране выводится экранная форма карточки и ввод данных о регистрации в автоматизированную информационно-поисковую систему осуществляется непосредственно с документа на машинный носитель с помощью клавиатуры и других устройств ввода. Одновременно может изготавливаться один экземпляр РКК («твердая копия»), который устанавливается в регистрационную (страховую) картотеку, построенную по хронологическому признаку. Таким образом, при осуществлении автоматизированной регистрации формируется такая информационно-поисковая система (ИПС), которая обеспечит эффективную организацию последующих этапов документооборота, будет использоваться и при подготовке документов исполнителями при наличии автоматизированных рабочих мест с соблюдением всех положений конфиденциальности информации.