Разделение документов на группы при регистрации.

Регистрируемые документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно:

входящие документы;

исходящие документы;

внутренние документы;

контракты (договоры) коммерческие;

документы, имеющие гриф ограничения доступа.

При регистрации входящего документа заполняются следующие поля:

1) дата получения документа (в это поле автоматически проставляется текущая дата);

2) регистрационный номер документа (порядковый номер с начала года). Номер из этого поля переносится в регистрационный штамп поступившего документа;

3) название подразделения, получившего документ (при децентрализованной регистрации);

4) корреспондент (название организации, приславшей документ);

5) дата документа ( дата, указанная на документе);

6) номер документа (номер, указанный на документе);

7) количество листов документа;

8) количество листов приложений (если приложения нет, то количество листов приложений = 0);

9) вид документа (выбирается из раскрывающегося списка);

10) краткое содержание (переносится заголовок документа или указывается его краткое содержание).

Карточка должна иметь раздел (вложенную форму) «сведения о движении документа», в котором отражается передача документа руководителю для наложения резолюции и дальнейшее движение документа к исполнителю (исполнителям).

Отличия регистрационной формы для исходящих документов состоят в следующем:

1) указывается название подразделения, подготовившего документ;

2) исходящий номер переносится на отправляемый документ;

3) проставляется дата (подписания утверждения, отправки) документа;

4) указывается адресат: название организации, которой посылается документ;

5) исполнитель: фамилия и инициалы исполнителя, подготовившего документ (выбирается из списка);

6) если на документ ожидается ответ, заполняется поле «контрольная дата»;

7) если документ является ответом на входящий документ или с ним связаны другие документы, кнопкой «связанные документы» устанавливается связь с регистрационными карточками связанных документов;

8) в поле «Дело №» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшивается копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправлен по факсу).

Остальные поля полностью соответствуют заполняемым полям при регистрации входящих документов.

При регистрации внутренних документов заполняются следующие поля регистрационной карточки:

1) регистрационный номер внутреннего документа (порядковый номер с начала года);

2) вид документа. Каждый вид документа — приказы, распоряжения, служебные записки — нумеруются самостоятельно. Порядковый номер переносится на документ с регистрационной карточки. К номеру приказа по личному составу добавляются буквы «лс» — личный состав; к номеру распоряжения — буквы «рп» — распоряжения;

3) дата документа;

4) количество листов документа;

5) количество листов приложений;

6) краткое содержание документа;

7) подразделение, ответственное за исполнение документа;

8) исполнитель (фамилия, инициалы);

9) срок исполнения («контрольная дата»);

10) отметка об исполнении;

11) ход исполнения;

12) связанные документы. Если исполнение документа связано с подготовкой других документов (ответных писем, договоров, справок, докладных записок и т.п.), устанавливается связь с регистрационными карточками связанных документов;

13) «Дело №» (в этом поле выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшит документ).