Исполнение документов.

Порядок исполнения документов

При рассмотрении документов руководитель организации определяет в резолюции исполнителя (структурное подразделение или должностное лицо) и сроки исполнения. Срочные документы передаются исполнителям немедленно. При необходимости размножения документа или других задержках исполнителю передается регистрационная карточка.

Руководители структурных подразделений организации обеспечивают:

оперативное рассмотрение документов;

доведение их до исполнителей в день поступления;

контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителем организации, и при необходимости - подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество размножаемых экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более, чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.

При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

При наличии основного исполнителя все остальные исполнители обеспечивают своевременный и качественный анализ информации и представление основному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Для получения необходимой информации исполнителю должен быть обеспечен доступ к базам данных организации, нормативным правовым актам органов власти.

Проекты подготовленных документов после согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в юридическую службу для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.

Копии подписанных руководителями распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.

Исполнитель несет персональную ответственность за неполноту и недостоверность информации, использованной при подготовке документа, нарушение установленных сроков исполнения документов без объективных причин.

Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов депутатов осуществляется службой ДОУ организации в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами.