Выбор средств документирования

Для документирования процессов и процедур системы качества могут применяться различные информационные системы и средства автоматизации. Эти средства значительно сокращают трудоемкость работ по подготовке документации, а также управление этой документацией в ходе работы системы качества. Большинство программных средств, применяемых для документирования процессов и процедур системы качества, содержат графические и текстовые возможности представления процессов. Графические – для удобства демонстрирования основных компонент схемы процесса. Текстовые – для обеспечения точного определения компонентов и связей процессов.

Выбор средств документирования будет зависеть от ряда критериев:

— Первым критерием выбора программных средств будет - простота, понятность для сотрудников и выразительность средств изображения схем процесса. С картами процессов и с процедурами будут работать в дальнейшем сотрудники организации, а не ограниченный круг лиц, которые входят в группу внедрения системы качества, поэтому, чем проще и понятнее будут схемы представления процессов, тем лучше.

— Следующий критерий – поддержка смыслового содержания для отображения специфики процесса. Т.е. при выборе необходимо посмотреть есть ли возможность вносить какую-либо поясняющую и справочную информацию по процессам и насколько удобно пользоваться такой информацией при работе с документацией по процессам.

— Степень знакомства с методами описания процессов – необходимо учитывать степень знакомства с методами как группы внедрения системы качества, так и сотрудников, которые потом будут работать по картам процессов и документированным процедурам.

— Степень независимости методов от технической реализации в информационных и коммуникационных системах – это уже технический критерий, связанный с возможностью организации обеспечить техническую сторону документирования процессов с помощью программных средств.

— И, критерий, связанный с возможностью применения карт процессов и документированных процедур на рабочих местах – это также немаловажный критерий, потому что все документируемые процессы и процедуры должны быть доступны сотрудникам для работы и любой сотрудник на своем рабочем месте должен иметь возможность пользоваться ими.

Наиболее часто для документирования процессов и процедур системы качества используются средства Microsoft Office ( Word или Excel ), но применяются и различные CASE -средства.

Microsoft Visio – позволяет документировать процессы в виде набора диаграмм и блок-схем, которые потом можно объединить в единую модель – это самый дешевый, но далеко не самый эффективный вариант. Он целесообразен для организаций численностью до 300 человек.

Пакет – Aris Toolset – он является многофункциональным и удобным в работе, но сложен в освоении. Для работы с этим пакетом необходимо обучение и тех, кто будет создавать документированные модели процессов и тех, кто будет использовать их в работе.

Программные пакеты BPWin, ErWin, Rational Rose, Power Designer – также являются многофункциональными, но тоже достаточно сложны в освоении.