Функции и ответственность аудитора

Основополагающий принцип проведения аудита систем качества заключается в том, что заключения, к которым пришел аудитор, должны твердо базироваться на объективных доказательствах. Таким образом, аудитор должен работать только с фактами. При ознакомлении с целями деятельности фирмы и причиной проведения аудита, аудитор должен быть способным идентифицировать и понимать применение соответствующих законов и норм, относящихся к процессам, продукции и услугам и обязательным требованиям по безопасности, способным эффективно функционировать с учетом уровня корпоративной культуры организации, организационных структур и структуры отчетности, а также способным оценить деятельность руководства, систему менеджмента и квалификацию персонала

Рис. Системное представление организации аудита

Аудитор должен уметь различать, например, требования к испытаниям во время процесса производства и требования к заключительным испытаниям, или внутренние процессы и внешние процессы, их взаимосвязь и взаимозависимость и др.

Независимый аудитор представляет собой до некоторой степени власть и авторитет, а качество проведения аудита прямо зависит от технической и управленческой компетенции ведущего аудитора. Иногда привлекают независимую фирму для оказания помощи по корректировке недостатков, обнаруженных ранее во время внутренних аудитов. В этом смысле внешний аудитор может оказать помощь внутреннему аудитору Очевидно, что следует быть осторожным, чтобы не злоупотребить этой «властью».

Роль аудитора во время проведения аудита системы можно проиллюстрировать как попытку дать оценку следующему: а) Удовлетворяет ли требованиям соответствующего стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2001 проверяемая система менеджмента качества? б) В каждом ли случае фирма выполняет указания, записанные в системе качества? в) Сохраняет ли система менеджмента качества продукт/услугу на том же уровне или улучшает его? Имеются ли значительные улучшения качества?

.

Функции аудиторов. Аудитор должен читать и понимать процедуры в руководстве по качеству применительно к целям и критериям аудита.

Он смотрит насколько персонал предприятия понимает цель аудита, на систему менеджмента, которая будет работать не только в день аудита, но и в будущем, он смотрит на систему менеджмента, которая соответствует требованиям стандарта и которая выполняется в деталях всеми структурными подразделениями организации. Аудитор оценивает и измеряет идентифицированные процессы с точки зрения целей, взаимосвязей процесса и потребностей всех заинтересованных сторон.

Он подходит к аудиту со знанием того, что организация должна: идентифицировать процессы; описать бизнес-процессы; включить их в руководство по качеству; следовать документированным процедурам; дать уверенность, что это делается эффективно; вносить улучшения в работу.

По существу, аудитор пытается найти объективное доказательство тому, что организация соответствует этим требованиям. На практике проведение аудита и отчеты по ним всегда вызывают дискомфорт у тех, к кому относятся, но при правильном построении этого процесса они могут быть полезны для проверяемых. Настоящий аудитор будет оформлять отчет о несоответствии только там, где могут быть предприняты определенные корректирующие действия и, следовательно, улучшение системы. Как независимый аудитор должен не просто ограничиваться выявлением несоответствий, а обеспечить дополнительную ценность к деятельности организации от проведения аудита, так и внутренний аудитор должен быть компетентным, т. к. проведение внутреннего аудита дает организации возможность проверить эффективность и результативность ее системы менеджмента

Ответственность аудитора. Аудитор должен сконцентрировать свою деятельность на вопросах, дающих существенный вклад в обеспечение соответствия, повышения удовлетворения всех заинтересованных сторон, а также способствовать росту управленческих и соответственно финансовых результатов деятельности организации.

Аудитор должен соответствовать «Кодексу поведения» и официально подтвердить о готовности его соблюдения.

Основные положения Кодекса: - оставаться беспристрастным и заслуживающим доверия; - объявлять об осведомленности (если таковая существует) об оцениваемой организации до проведения проверки; - не принимать взятки и подарки от проверяемых организаций; - соблюдать конфиденциальность результатов проверок.

22. Аудиторский отчет и отчеты о несоответствиях

Аудиторский отчет должен содержать определенную информацию об аудите и области проверки. Предлагается следующее содержание отчета: а) отчеты о несоответствиях: все, что выявлено в ходе аудита (включая и те, что были закрыты в ходе аудита); б) заполненные контрольные листы: они содержат различные соответствующие заметки, сделанные аудитором, которые послужат полезным руководством для дальнейшего аудита этого структурного подразделения или области; в) аудиторские заметки: включают любые дополнительные замечания, сделанные аудитором; г) предупреждение: не забудьте объявить, что аудит есть только «моментальный снимок» системы в данной области, и что о непроверенных подразделениях и функциях нельзя сказать, что они не имеют несоответствий; д) области, где найдены несоответствия: такими могут быть статья стандарта, процедуры или даже участок внутри структурного подразделения. Именно для подразделения полезно видеть, где системе требуется внимание; е) количество найденных несоответствий: они добавляются в случае, когда представляются отдельно от отчета. Не принято указывать количество для существенных и несущественных несоответствий.

Другая информация может быть добавлена по желанию, этот перечень - только наше предложение. Ваша организация может иметь свою собственную систему выполнения отчета. Если нет, то вышесказанное может быть использовано как полезное руководство.

Отчеты о несоответствиях. Стандарты ISO 9001-2000 требуют, чтобы результаты аудитов были задокументированы и доведены до сведения персонала, ответственного за область проверки. Дополнительно от руководящего состава, ответственного за эту область деятельности, требуется современное управленческие решение о необходимых корректирующих действиях.

Существует потребность в особом методе регистрации каждого случая несоответствия. Пока не существует специальной формы, каждая организация создает подходящую для себя. Но к ней предъявляются определенные требования: 1. Подробный заголовок, позволяющий обращаться к любой детали аудита; 2. Уникальный номер; 3. Поле для аудитора, чтобы записать детали обнаруженного несоответствия; 4. Поле для проверяемого, чтобы записать корректирующее действие, которое надо предпринять, и предполагаемую дату его завершения; 5. Поле для аудитора (или заменяющего его лица), чтобы подтвердить, что это действие произведено вовремя и было ли оно эффективным.; 6. Поле для руководства организации, чтобы записать их точку зрения на полученные данные, и указание на любые требуемые дальнейшие действия.

Необходимо отметить:

1. На каждый недостаток/несоответствие должен быть отдельный отчет.

2. Отчет аудитора должен содержать три пункта: а) наблюдение, которое полно и точно детализирует то, что было увидено/найдено аудитором. Чтобы подтвердить его точность, это наблюдение должно быть удостоверено проверяемым; б) ссылка на статью стандарта и/или документы по качеству самой организации;

в) разъяснение требований статьи/документации, на которые делается ссылка.

3. Несоответствие должно соотноситься только с одной статьей стандарта - самой подходящей.

4. В некоторых случаях соотнесение может быть только с документацией самой организации.

5. Необязательно употребление слова «Несоответствие». Можно использовать другие близкие по смыслу слова (например, «Недостаток», «Невыполнение»), но оно должно использоваться постоянно.

Матричный анализ - это дополнительное средство, которое может помочь аудитору и руководителю аудиторской группы. После завершения аудита структурного подразделения или компании отчеты о несоответствии сводятся в матрицу.