Документальное оформление и учет поступления основных средств, организация их аналитического учета

Документальное оформление поступления основных средств зависит от источника их поступления.

Поступление основных средств от поставщиков оформляется в зависимости от вида транспорта, которым доставляется объект, следующими сопроводительными документами – железнодорожной или авианакладной, товарно-транспортной накладной (ТТН-1) при доставке автотранспортом. В случае международных перевозок оформляется международная накладная (CMR). Товарная накладная (ТН-2) оформляется, если не задействован транспорт. Дополнительно могут оформляться и другие документы в зависимости от условий договоров на поставки.

При получении работником организации объекта основных средств на складе поставщика или перевозчика он должен получить в бухгалтерии своей организации доверенностьтиповой формы под роспись в журнале регистрации выданных доверенностей.

В доверенности указывается следующая информация: номер ее регистрации в журнале, фамилия, имя, отчество и должность работника, получающего доверенность, реквизиты документа, удостоверяющего его личность, срок действия доверенности, наименование и адрес организации, в которой надо получить объект основных средств.

Доверенность подписывается руководителем и главным бухгалтером организации, заверяется ее круглой печатью.

В журнале регистрации доверенностей затем делается отметка об использовании доверенности или ее возврате в случае, если доверенность не использована.

Поступление объектов основных средств должно быть оформлено актом о приеме-передаче основных средств, форма которого утверждена постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 22 апреля 2011 г. № 23, или соответствующим первичным документом, форма которого может быть разработана самостоятельно организацией и утверждается ее учетной политикой.

Акт составляется комиссией, назначенной приказом руководителя организации, принимающей объект, в двух экземплярах отдельно на каждый принимаемый объект. В нем указывается наименование объекта, источник поступления, год выпуска, дата ввода в эксплуатацию, первоначальная стоимость объекта, основные технические признаки, характеризующие объект, инвентарный номер, срок службы, шифр амортизации, заключение комиссии о соответствии объекта техническим условиям и пригодности объекта к эксплуатации.

Допускается составление одного акта о приеме-передаче групп объектов основных средств на несколько объектов основных средств в случае, если они однотипны, поступили от одного поставщика по одному сопроводительному документу, имеют одинаковую стоимость и технические характеристики, приходуются под материальную ответственность одного лица.

К акту прилагается необходимая техническая документация, например, технический паспорт, руководство по эксплуатации, чертежи или другая техническая документация, содержащая полную техническую характеристику объекта.

Некоторые поступающие объекты основных средств подлежат государственной регистрации перед их постановкой на бухгалтерский учет, например, сделки с землей. В этом случае в акте заполняется реквизит «Государственная регистрация прав на недвижимость».

Дополнительные затраты по доведению объекта до рабочего состояния также должны быть оформлены соответствующими первичными документами.

Акт, подписанный членами комиссии, вместе с технической документацией на объект передается в бухгалтерию организации, подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителями передающей и принимающей организаций или лицами, на то уполномоченными.

Акты вышеуказанных форм могут не составляться в случае приемки объекта основных средств государственной приемочной комиссией, которая составляет специальный акт приемки.

При получении объекта основных средств по импорту документы должны быть оформлены в соответствии с таможенным законодательством Республики Беларусь. Оформляется паспорт сделки, таможенная декларация груза, документы на оплату таможенных пошлин и сборов, на отсрочку уплаты НДС на ввоз основных средств, на оформление гарантий отсрочки платежа, другие документы.

Бухгалтерия на каждый поступивший объект заводит инвентарную карточку учета основных средств, о чем делается отметка в акте о приеме – передаче основных средств.

В карточке отражается наименование объекта, его заводской и инвентарный номер, дата принятия к бухгалтерскому учету, счет и субсчет, на которые объект принят на учет, местонахождение объекта в организации, указывается организация-изготовитель, дата выпуска, ввода в эксплуатацию, дается его основная характеристика, указывается первоначальная (переоцененная) стоимость, срок службы и норма амортизации.

В карточке дается индивидуальная характеристика поступившего объекта основных средств на основании данных акта, наряду с другими показателями также указывается наименование, количество и масса драгоценных металлов и драгоценных камней в случае их наличия в поступающем объекте основных средств.

В дальнейшем в карточке отражается перемещение объекта в организации, изменение его технических характеристик и первоначальной стоимости в результате реконструкции или модернизации, достройки и дооборудования, изменение срока службы и нормы амортизации, переоценка, переоцененная стоимость, остаточная стоимость, затраты на ремонт, делается отметка о выбытии.

Инвентарная карточка может составляться на группу поступивших объектов основных средств, которая заводится на основании аналогичного акта и содержит аналогичную информацию. В ней также указывается количество поступивших объектов основных средств и их инвентарные номера.

Техническая документация затем передается материально ответственным лицам по месту эксплуатации объектов основных средств.

Инвентарные карточки ведутся в одном экземпляре. При ручном способе обработки учетной информации они хранятся в бухгалтерии в картотеке, изымаются из нее при выбытии объекта основных средств, после чего сдаются в текущий архив организации.

В целях контроля инвентарные карточки могут регистрироваться в «Описи инвентарных карточек по учету основных средств», которая ведется в одном экземпляре.

Картотека ведется по классификационным группам, а внутри каждой группы – по местам нахождения объектов основных средств и их видам.

При ручной обработке учетной информации учет движения объектов основных средств по классификационным группам может вестись в «Карточке учета движения основных средств», которая открывается на каждую группу на отчетный год и заполняется на основании информации из инвентарных карточек соответствующих групп основных средств. Итоговая информация из этих карточек должна сверяться с данными синтетического учета основных средств. Она используется для составления отчетности по основным средствам.

На арендованные основные средства карточки не открываются, так как их учет ведется на копиях карточек, прилагаемых арендодателем к акту о приеме-передаче объекта.

В организациях, имеющих небольшое количество объектов основных средств, информация по объектам основных средств может отражаться в инвентарной книге. В ней информация отражается по всем объектам основных средств организации почти аналогично, как и в инвентарных карточках.

По вновь поступившим и выбывшим в течение отчетного месяца основным средствам инвентарные карточки хранятся в отдельной картотеке, так как это необходимо для правильного начисления амортизации основных средств.

Инвентарные карточки или инвентарная книга могут вестись вручную или механизированным способом. Во втором случае обязательным является выведение информации на бумажный носитель. Способ ведения карточек или книги зависит от формы бухгалтерского учета, применяемой в конкретной организации.

По окончании отчетного месяца бухгалтерия составляет оборотную ведомость по основным средствам, являющуюся основанием для составления бухгалтерских записей по движению основных средств за отчетный период на синтетических счетах бухгалтерского учета.

Учет основных средств организуется таким образом, чтобы можно было получить информацию о наличии основных средств по каждой классификационной группе, отдельно по каждому объекту, местам их нахождения в разрезе материально ответственных лиц, источникам поступления.

Поступление основных средств отражается на счетах бухгалтерского учета на основании документов, подтверждающих их поступление и фактические затраты, формирующие первоначальную стоимость объектов основных средств.

При поступлении от поставщиков основных средств, не требующих монтажа и при их строительстве подрядным способом, в бухгалтерском учете составляются бухгалтерские записи:

Д-т сч. 08/1 К-т сч. 60 – на стоимость без НДС, предъявленную к оплате поставщиком,

Д-т сч. 18 К-т сч. 60, 51, 52, 55, 68 – на НДС, предъявленный поставщиком к оплате от стоимости поставленных основных средств.

Сумма НДС, принятая к вычету, отражается бухгалтерской записью:

Д-т сч. 68 /2 К-т сч. 18 – на сумму НДС, принятого к вычету.

Оплата организацией счетов поставщиков отражается на основании выписок со счетов организации в банках или отчетов кассира бухгалтерской записью:

Д-т сч. 60 К-т сч. 51, 52, 55, 50.

При строительстве или создании объекта основных средств хозяйственным способом фактические затраты накапливаются на дебете счета 08/1 и отражаются бухгалтерскими записями:

Д-т сч. 08/1 К-т сч. 10, 70, 69, 02 и других счетов в зависимости от вида затрат.

Если на приобретение или создание основных средств организация брала кредит, начисление процентов к уплате банку по кредитам включается в первоначальную стоимость данных объектов до ввода их в эксплуатацию (проценты по долгосрочному кредиту могут включаться в первоначальную стоимость долгосрочных активов после их ввода в эксплуатацию на протяжении всего срока их уплаты (как правило в конце отчетного года), если это предусмотрено действующим законодательством) бухгалтерской записью:

Д-т сч. 08/1 К-т сч. 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» субсчет 3 «Расчеты по процентам по долгосрочным кредитам».

Отнесение начисляемых процентовпосле ввода основных средств в эксплуатацию на расходы по финансовой деятельности отражаются бухгалтерской записью:

Д-т сч. 91«Прочие доходы и расходы» субсч. 4 «Прочие расходы» К-т сч. 67/3.

Перевод готовой продукции, учитываемой на активном счете 43 «Готовая продукция», в состав основных средств отражается бухгалтерской записью:

Д-т сч. 08/1 К-т сч. 43 – на фактическую себестоимость.

На стоимость основных средств, поступивших от учредителей в качестве их вклада в уставный капитал организации, подтвержденную документально, составляется бухгалтерская запись:

Д-т сч. 08/1 К-т сч. 75 «Расчеты с учредителями с/сч. 1 «Расчеты по вкладам в уставный капитал».

Безвозмездное получение организацией основных средств от другого юридического или физического лица или в качестве субсидии правительственного органа, если по данным основным средствам начисляется амортизация, отражается бухгалтерской записью:

Д-т сч. 08/1 К-т сч. 98 «Доходы будущих периодов» – на текущую рыночную стоимость.

Одновременно рассчитывается сумма отложенного налогового актива путем умножения стоимости безвозмездно полученного основного средства на действующую ставку налога на прибыль и отражается бухгалтерской записью:

Д-т сч. 09 Отложенные налоговые активы» К-т сч. 99 «Прибыли и убытки».

По мере начисления амортизации объекта, полученного в качестве финансовой помощи или в качестве государственной поддержки, финансовая помощь, учтенная в составе доходов будущих периодов, должна быть на протяжении сроков его полезного использования включена в состав прочих доходов организации в сумме амортизации, начисленной в соответствующем отчетном периоде, что отражается бухгалтерской записью:

Д-т сч. 98 К-т сч. 91с/сч. 1 «Прочие доходы» – на сумму доходов, соответствующую сумме амортизации, начисленной в отчетном месяце по основным средствам, полученным безвозмездно.

Одновременно сумма начисленной амортизации умножается на действующую ставку налога на прибыль и на полученную сумму списывается часть учтенного отложенного налогового актива бухгалтерской записью:

Д-т сч. 99 К-т сч. 09.

Если по основным средствам, полученным безвозмездно, амортизация не начисляется, их поступление в организацию отражается бухгалтерской записью:

Д-т сч. 08/1 К-т сч. 91/1.

Отложенный налоговый актив в этом случае не начисляется.

Для обобщении информации о наличии и движении основных средств, полученных в безвозмездное пользование организации могут использовать забалансовый счет 001 «Арендованные основные средства.

Получение основных средств в пределах одного собственника на безвозмездной основе отражается бухгалтерскими записями:

Д-т сч. 08/1 К-т сч. 98 «Доходы будущих периодов» – на текущую рыночную стоимость, если по данным основным средствам начисляется амортизация;

Д-т сч. 08/1 К-т сч. 91/1 - если по основным средствам, полученным безвозмездно, амортизация не начисляется.

Если передающей стороной выделен НДС, на его сумму составляется бухгалтерская запись:

Д-т сч. 18 К-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 1 «Прочие доходы» – на сумму НДС от этой стоимости.

Сумма НДС, уплаченная или подлежащая уплате при приобретении (ввозе) товаров, работ, услуг за счет безвозмездно полученных средств из бюджета либо государственных внебюджетных фондов, если иное не установлено законодательством, списывается бухгалтерской записью:

Д-т сч. 98 К-т. сч. 18

Стоимость основных средств, полученных при исполнении товарообменных операций, отражается бухгалтерской записью:

Д-т сч. 08/1 К-т сч. 60.

Дополнительные затраты по приведению объекта до состояния, пригодного для эксплуатации, независимо от источника получения объекта, отражаются бухгалтерскими записями:

Д-т сч. 08/1 К-т сч. 60 – на стоимость работ, выполненных подрядчиком;

Д-т сч. 08/1 К-т сч. 07/3 - на стоимость израсходованных собственных строительных материалов, К-т сч. 70 – на сумму заработной платы, начисленной рабочим организации за выполненные работы, К-т сч. 69 – на сумму отчислений в ФСЗН от фонда заработной платы рабочих, К-т сч. 76 /2 - на сумму отчислений на страхование, произведенных от фонда заработной платы рабочих, кредит других счетов в зависимости от видов расходов или способа проведения работ.

Ввод поступившего объекта в эксплуатацию отражается на основании акта о его приеме-передаче бухгалтерской записью:

Д-т сч. 01 К-т сч. 08/1 – на сформированную первоначальную стоимость построенного или созданного объекта основных средств.

При возврате основных средств, ранее внесенных организацией в уставный капитал других юридических лиц, составляется запись:

Д-т сч. 01 К-т сч. 06 «Долгосрочные финансовые вложения» – по стоимости, по которой объект числился на счете 06.

Если при этом возникает разница между этой стоимость и стоимостью, указанной в документах организации, возвратившей объект основных средств, она списывается на счет 91 соответственно в дебет или кредит бухгалтерскими записями:

Д-т сч.01 К-т сч. 91/1 – на сумму превышения стоимости, по которой объект возвращается организации, над его стоимостью, учтенной на счете 06;

Д-т сч. 91/4 К-т сч. 01- на сумму превышения стоимости, по которой объект числился на счете 06, над стоимостью, по которой объект основных средств возвращен организации.

Выявленные в результате инвентаризации неучтенные объекты основных средств принимаются к бухгалтерскому учету на счет 01 с включением их стоимости в состав прочих доходов, учитываемых на счете 91 субсчете 1 «Прочие доходы», что отражается бухгалтерской записью:

Д-т сч. 01 К-т сч. 91/1 – на стоимость объекта, определенную в соответствии с действующим законодательством.

Основные средства могут передаваться внутри организации из одного структурного подразделения в другое. Внутреннее перемещение объектов основных средств оформляется накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств, которая подписывается ответственными лицами передающей и принимающей сторон, либо оформляется другим документом по усмотрению организации. Данный документ целесообразно составлять в трех экземплярах. Данные о перемещении объектов основных средств заносятся в соответствующие инвентарные карточки или в инвентарную книгу их учета.

Поступление в организацию выделенных ей основных средств от своей головной организации или из своих структурных подразделений, находящихся на отдельном бухгалтерском балансе, отражается бухгалтерскими записями:

Д-т сч. 01 К-т сч. 79 «Внутрихозяйственные расчеты» – на первоначальную или переоцененную стоимость объекта, указанную в сопроводительном документе и в акте о приеме-передаче объекта основных средств;

Д-т сч. 79 К-т сч. 02 - на переданную сумму накопленной амортизации и сумму обесценения (если оно учитывалось), числящихся по данному объекту.

Поступление основных средств доверительному управляющему отражается у него в бухгалтерском учете записью:

Д-т сч. 01 К-т сч. 76 субсч. 6 «Расчеты по договору доверительного управления имуществом» - на стоимость, равную стоимости основных средств по балансу передающей стороны (вверителя).

Если поступают основные средства, бывшие в эксплуатации, у доверительного управляющего накопленная сумма амортизационных отчислений по данному объекту основных средств, переданная вверителем, принимается на бухгалтерский учет записью:

Д-т сч. 76/6 К-т сч. 02.