РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ДЕЛ ВО ВРЕМЕНИ

После того, как выработан общий распорядок, режим дня, пора переходить ко второму этапу регулирования времени — к распределению. Простейший способ — начать вести расписание дел, т. е. записывать всю предстоящую работу (которую вы, проанализировав, отнесли к необходимой) в специальный блокнот.

Ведение такого расписания имеет смысл и тогда, когда ему не предшествует учет, анализ использования времени. Поэтому, если общее количество выполняемых дел (в том числе и бытовых) невелико, можно вполне обходиться таким расписанием, которое избавит вас от необходимости держать в памяти различные дела, и вы будете гарантированы от того, чтобы забыть что-либо. Удобнее иметь два расписания: одно — для учета постоянных занятий, срок выполнения которых известен; и второе — для текущих, разовых дел, сроки выполнения которых неопределенны.

После составления расписания их лучше распределить, закрепить за конкретными днями и часами. Целесообразно оформить расписание в виде таблицы, где имеется графа, указывающая сроки выполнения.

Удобной формой для записей дел являются еженедельники, имеющие сетку часов. Они бывают настольными и переносными (в том числе и карманными). Недостатком таких еженедельников является их неприспособленность для фиксации дел, срок выполнения которых неопределен. Для записей таких дел следует заготовить специальную карточку с таблицей, в графах которой можно указывать основные направления работы. Записи в ней делаются карандашом, а по исполнении дела — стираются. Графы, например, могут быть следующие: «взять в библиотеке», «купить» и т.д.

В журнале ЭКО за 1981 год была предложена самодельная записная книжка, состоящая из набора листков, меняющихся еженедельно (их можно вкладывать в обычную записную книжку) [3].

Раз в неделю, обычно в субботу или воскресенье, Два листа писчей бумаги складывают вчетверо и разрезают по линиям сгиба. Получается восемь листков.

Удобно, если форма записной книжки соответствует размеру этих листков. На семи листках сверху подписываете число, день недели и месяц, например: 1. 01. Восьмой листок остается для всяких записей, заметок, примечаний.

Кроме этих восьми листков, заведите вкладыш, состоящий еще из двух восьмушек, для записи так называемых «резервных» дел. В этот вкладыш записывают дела, срок исполнения которых наступает позднее текущей недели. Приступая к заполнению очередных семи листков, вы просматриваете «резерв» и выбираете из него дела, приходящиеся на эту неделю, вписывая их в соответствующие листки.

Ежедневно в конце дня или с утра вы должны просмотреть листок за прошедший день, вычеркнуть выполненное, перенести отдельные занятия на другие листки или в резерв, если в ходе их выполнения в этом появилась необходимость. Вписывать новые пункты на очередном листке можно в таком порядке: в начале листка — дела, приходящиеся на утро, в середине — дневные, а вечерние — в конце. Дела, выполнение которых связано с поездками обведите кружком. Вот и вся система...

В сущности такая книжка предшествует ведению картотеки, которой пользуются деловые люди при большой занятости и в которой карточки (иногда разных цветов) заводятся на каждое дело отдельно.

Карточная форма очень удобна, так как позволяет располагать дела в последовательности их выполнения, менять местами, группировать определенным образом. Она в наибольшей степени соответствует задаче регулирования (а не планирования) времени.

Большие картотеки хранят в ящиках, но студентам удобнее сделать мини-картотеку в форме книжечки, где небольшие по размеру карточки располагаются за прозрачными перегородками подобно тому, как хранятся марки в коллекционном альбоме.

О РЕАЛИЗАЦИИ ПЛАНОВ

Выше были перечислены средства для «управление временем» (а точнее, для управления самим собой). Но при их использовании вы можете столкнуться с некоторыми собственными психологическими особенностями, препятствующими реализации намеченных планов, например — со склонностью по нескольку раз откладывать срочные дела, медлить. Многие люди поступают таким же образом, избегая именно тех занятий, которые необходимо делать тотчас же. Их называют промедлителями. «Болезнь промедления» порождается разными причинами, но чаще всего из-за боязни браться за сложные задачи или из-за того, что дело представляется неприятным (о последствиях, которые возникают в подобных случаях, не слишком задумываются). Наиболее частыми причинами отсрочки выполнения дела является неумение ставить адекватные цели и стремление к совершенству, которого трудно достичь за имеющееся в наличии время.

Если вы замечали за собой склонность к промедлению, то не пренебрегайте следующими советами:

— берясь за выполнение сложной задачи, разбейте ее на более мелкие задачи, а дальше выполняй те в продуманной последовательности;

— крупное дело начинайте с самого легкого шага, а затем уж «набирайте темп»;

— реалистично оценивайте свои силы, не ставьте невыполнимых задач;

— за своевременное выполнение работы награждайте себя заранее придуманным «подарками» (любимое лакомство, поход в кино и т. п. ).

Даже такие простые, очевидные меры помогают избавиться от того, что мы называем ленью, позволяют устранить внешние помехи, нарушающие задуманный ход событий.

Итак, время может быть для человека союзником или противником. Это зависит от того, насколько человек интуитивно или осознанно умеет управлять им. Нередко первокурснику мешает правильно относиться к планированию своего времени негативное отношение ко всякого рода «распорядкам дня», которыми школа и пионерские лагеря явно злоупотребляют. И вместо того, чтобы действительно учиться управлять своим временем, быть со временем в отношениях партнерства, многие студенты, да и более взрослые люди продолжают «сопротивляться» (даже осознавая необходимость планирования) любой попытке упорядочить свои занятия.

Каждому, кто задумывается над проблемой своего времени, надо знать, что в любой работе есть период, который можно назвать «преодолением», когда происходит переход от неумения к умению и необходимо совершать некоторые усилия, преодолевая сложившиеся навыки, формы поведения, отношения, до тех пор пока ваши действия не станут привычными и естественными.

Точно так же и в данном случае: те затраты времени, которые вы будете иметь при регистрации временных расходов, при планировании и регулировании, окупятся появлением культуры использования времени, перейдут в автоматические, естественные, повседневные формы поведения.

И начать это лучше всего сейчас, не откладывая на очередной понедельник.