Аудит своевременности и правильности расчетов с персоналом по оплате труда, их документального оформления и учета использования средств на оплату труда

Контролируя правильность и своевременность расчетов с работ­никами по оплате труда, аудитор должен руководствоваться действующим законодательством о труде, учредительными докумен­тами, учётной политикой и уставом предприятия (приложение А, Б).

При проверке также надо знать систему первичного учета затрат труда и его оплаты, порядок сводки и группировки первичных доку­ментов, учет выполненных работ, оказанных услуг, отработанного времени, произведенной продукции. Начинать проверку расчетов с рабочими и служащими по оплате труда следует с установления соответствия показателей аналитичес­кого учета по оплате труда данным синтетического учета по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в Главной книге и бухгалтер­ском балансе на одну и ту же дату. Для этого необходимо сверить сальдо по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» на 1-е число месяца в Главной книге и в балансе предприятия с итоговыми суммами (суммами к выдаче) расчетно-платежных ведомостей. [19, с.246-248] Аудитор должен составить следующую вспомогательную ведомость.

Таблица 3 – Проверка достоверности сальдо по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» за декабрь 2009 г., руб. (приложение Л)

Примечание - Источник: собственная разработка.

Таким образом, за декабрь 2009 г. было выявлено небольшое расхождение (в размере 4 рубля) между данными аналитического и синтетического учета.

При выявлении каких-либо отклонений следует установить их причины. Основными причинами расхождений могут быть:

1) искажения данных в результате злоупотреблений (завуалирование расхода денежных средств путем исключения из фонда потребления разных выплат и удержаний);

2) не­полное удержание авансов;

3) повторное списание денежных докумен­тов с отнесением выплат по ним в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

4) уменьшение деби­торской задолженности или увеличение кредиторской задолженнос­ти при переносе сальдо из одной расчетной ведомости в другую;

5) запу­щенность учета по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Затем изучаются достоверность первичных документов, порядок и последовательность их заполнения. При этом особое внимание об­ращается на проверку табелей учета рабочего времени и графиков ра­боты, график отпусков (Приложение Г, Д, М).

При формально-право­вой проверке первичных документов по учету труда и его оплаты ус­танавливают наличие подписей должностных лиц, ответственных за учет выполненных работ, заполнение всех реквизитов, нет ли в до­кументах подчисток, исправлений (неоговоренных) и т.д. При про­верке табелей учета рабочего времени и нарядов, а также других первичных документов по начислению оплаты труда необходимо выяс­нить, нет ли случаев включения в них вымышленных (подставных) лиц. [19, с.247-248] Для этого следует проанализировать наряды по датам их выда­чи, сопоставить фамилии рабочих в нарядах и табелях учета рабочего времени с данными учета личного состава в отделе кадров и со штатным расписанием. (приложение Г, Д) Для этого аудитор составляет следующую вспомогательную ведомость (таблица 3)

Таблица 4 – Проверка достоверности начисления заработной платы рабочим за декабрь 2009 г. (Приложение Г, Д, Е).

Примечание - Источник: собственная разработка

Как видно из таблицы 3 случаев включения вымышленных (подставных) лиц на СЗАО «Коемар» за декабрь 2009 г. не наблюдалось.

Затем, необходимо проверить, нет ли случаев повторного начисления сумм по ранее оплаченным первичным документам, повторения фа­милий одних и тех же лиц в нескольких расчетно-платежных ведо­мостях. Особенно внимательно проверяются наряды, выписанные на лиц, не состоящих в списочном составе предприятия и проработав­ших непродолжительное время, а также наряды по устранению брака и переделке некачественно выполненных работ. При проверке пер­вичных документов и расчетных ведомостей большое внимание уде­ляется правильности арифметических подсчетов.

На следующем этапе выборочно проверяется правиль­ность начисления оплаты труда. Эта проверка производится отдель­но по работникам с повременной оплатой труда и работникам со сдельной оплатой труда. По табелям учета рабочего времени устанавливается правиль­ность начисления заработной платы рабочим с повременной оплатой, проверяется соответствие ее тарифным разрядам рабочих и часовым тарифным ставкам (Приложение Г, Д). Затем определяется правильность начисления оплаты труда рабочим-сдельщикам. [19, с.248]

При расчете должностного оклада следует учитывать ставку первого разряда и тарифный коэффициент согласно Единой тарифной сетке работников Республики Беларусь (далее - ЕТС). Кроме того, следует правильно провести тарификацию (отнесение выполняемых работ к конкретному тарифному разряду (профессии, должности) и присвоение работнику соответствующей квалификации). Для этого используются Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих Республики Беларусь, Единый квалификационный справочник должностей служащих Республики Беларусь и иные квалификационные справочники, утверждаемые в установленном порядке.

Тарифные ставки (тарифные должностные оклады) определяются путем умножения тарифной ставки 1-го разряда, действующей в организации, на тарифный коэффициент соответствующего тарифного разряда ЕТС, установленного работнику.

В свою очередь суммы повышений и (или) уменьшений тарифных должностных окладов (тарифных ставок), суммируются с тарифными должностными окладами (тарифными ставками) и образуют расчетный должностной оклад (расчетную ставку).

Далее суммы указанных повышений расчетных должностных окладов (расчетных ставок) суммируются с расчетными должностными окладами (расчетными ставками) и образуют должностной оклад (ставку) работника. От сформированного вышеизложенным образом должностного оклада рассчитываются надбавки, доплаты и премии, установленные в соответствии с законодательством.

Проверим правильность расчета должностного оклада мастера участка настройки, регулировки СЗАО «Коемар» Лазутина А. В.:

Тарифный коэффициент – 2,65;

Тарифная ставка первого разряда – 157000 руб.;

Тарифный должностной оклад = 157000 * 2,65 = 416050 руб.;

Тарифный должностной оклад, рассчитанный на основе ЕТС= 416050* 1,25=520063 руб.

Расчетный должностной оклад с учетом надбавок = 520063+46806+50000 = 616868 руб.

В контракте указана сумма должностного оклада с надбавкой размере 674075 рублей, т.е. недоначисление составит 57207 рублей.

В организации заработная плата работникам выплачивается один раз в месяц (10 числа каждого месяца) путем выдачи на руки по ведомости под расписку. Для проверки своевременности начисления заработной платы необходимо проверить карточку счета 70.

При начислении заработной платы считается количество отработанных дней по табелю учета рабочего времени (Приложение Д). Мастер участка настройки, регулировки Лазутин А. В. отработал полный месяц, начисленный оклад соответствует окладу, указанному в штатном расписании (616868 рублей) (Приложение Г)

Кроме тарифной части, заработная плата также может включать в себя различного рода стимулирующие и компенсирующие выплаты - надбавки и доплаты, которые устанавливаются нанимателем самостоятельно на основании коллективного договора, соглашения и трудового договора (ч. 1 ст. 63 Трудового кодекса Республики Беларусь). [25]

На СЗАО «Коемар» принято положение о премировании работников за основные результаты хозяйственной деятельности. В данном положении указываются виды премий, основания премирования, размеры премий, порядок утверждения, начисления, выплаты премий, порядок депремирования. Премия выплачивается только в случае выполнения индивидуального планового задания. Доплаты и надбавки к окладу указаны в штатном расписании (Приложение В)

Так, мы видим, что мастеру участка настройки, регулировки Лазутину А. В. был начислен должностной оклад в размере 520063 руб., доплаты к окладу в размере 4680 руб., надбавка в размере 50000 руб., ежемесячная премия в размере 266846 руб. Также была начислена материальная помощь в размере 150000 рублей, основание выплаты служебная записка начальника отдела технологии и качества Панковой Л.Б, согласованная с директором и главным бухгалтером.

Все начисления производились обоснованно и в соответствии с действующим законодательством.

В соответствии со ст. 149 Трудового кодекса Республики Беларусь работники имеют право на трудовые и социальные отпуска при наличии оснований, предусмотренных Трудовым кодексом. [25]

Внимательно надо проверить правильность исчисления средних зара­ботков при оплате за время предоставления трудовых и социальных от­пусков и выплаты компенсации за неиспользованный отпуск. Аудитор должен знать, что средний заработок, сохраняемый за время трудового и социальных отпусков, для определения размера денежной компенсации за неиспользованный трудовой отпуск исчисляется, исходя из заработной платы, начисленной за двенадцать календарных месяцев (с 1-го до 1-го числа), предшествующих месяцу начала отпуска, выплаты денежной ком­пенсации за неиспользованный трудовой отпуск, независимо от того, за какой рабочий год предоставляется трудовой отпуск. При расчете средне­го заработка для оплаты отпуска и выплаты компенсации за неиспользо­ванный отпуск из подсчета исключается время, в течение которого работ­ники в соответствии с законодательством освобождались от основной ра­боты с частичным сохранением заработной платы или без оплаты. При ис­числении среднего заработка учитываются определенные виды выплат. Средний заработок определяется путем деления заработной платы, начисленной работнику за месяцы, принимаемые для начисления среднего заработка, сохраняемого за время отпуска и для выплаты денеж­ной компенсации за неиспользованный трудовой отпуск на число этих ме­сяцев и на среднемесячное количество календарных дней, исчисленное в среднем за пять лет и принятое для расчета равным 29,7.

Затем, следует установить, правильно ли при исчислении среднего заработка определены поправочные коэффициенты. Аудитор должен знать, что в соответствии со ст. 83 Трудового кодекса Республики Бела­русь, если в учитываемом для определения среднего заработка периоде или в периоде, за который производятся выплаты, произошло повыше­ние тарифных ставок (окладов), то исчисление среднего заработка про­изводится в установленном порядке за предыдущий период с примене­нием поправочных коэффициентов, исчисленных пропорционально росту тарифной ставки (оклада), установленной работнику в месяце, за который осуществляются такие выплаты.

В процессе контроля следует учитывать, что начисленная оплата труда за время отпуска, включается в фонд заработной платы отчетного месяца только в сумме, приходящейся за дни отпуска в отчетном ме­сяце. Поэтому оплата труда за время отпуска должна быть отражена в текущем месяце по кредиту счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и дебету счетов производственных затрат только в сумме, при­ходящейся на дни отпуска в данном месяце, а сумма, начисленная за дни отпуска, приходящиеся на следующий месяц, должна отражать­ся на счетах учета производственных затрат в следующем месяце. В отчетном месяце производится только запись по выплате отпускных сумм из кассы по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 50 "Касса".

Основанием для назначения пособий по временной нетрудоспособности является листок нетрудоспособности. (Приложение Н)

Для того, чтобы правильно исчислить пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам, бухгалтеру необходимо знать некоторые требования, предъявляемые к оформлению листков нетрудоспособности.

Порядок оформления листков нетрудоспособности регулируется Инструкцией по заполнению листков нетрудоспособности и справок о временной нетрудоспособности, утвержденной постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь и Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 9 июля 2002 г. № 52/97.

При проверке начислений и выплат пособий по временной нетрудоспособности в СЗАО «Коемар» нарушений выявлено не было (приложение Л).

Нарушений в исчислении пособия по временной нетрудоспособности нет.

Анализ материалов проверок позволяет обобщить все недостатки и нарушения в оплате труда по следующим направлениям:

1. Неправильное определение объемов выполненных работ (выяв­ляют сопоставлением объемов работ, указанных в первичных документах по учету труда с аналогичными показателями документов по оприходованию готовой продукции и т.д., а также контрольным об­мером фактически выполненных работ);

2. Повторное включение работ в документы по учету труда (выяв­ляют сопоставлением указанных документов за смежные периоды, а также встречной сверкой с другими документами и проверкой работ в натуре);

3. Неправильное применение норм выработки, тарифных ставок, должностных окладов и расценок (определяют сопоставлением со сборниками выработки и тарификационными справочниками);

4. Неправильное применение доплат и надбавок к твердой зарплате (устанавливают сопоставлением первичных документов по учету труда с действующим положением по оплате труда);

5. Неправильный подсчет итоговых сумм по первичным докумен­там (устанавливают их контрольным подсчетом);

6. Включение в документы по учету труда фамилий лиц, не прини­мавших участия в выполнении данных работ (выявляют сопоставле­нием фамилий работников со списочным составом бригады, звена, отряда и т.д., а также опросом отдельных лиц, сверкой подписей);

7. Несоответствие фактически выполняемой работы штатной дол­жности (устанавливают изучением характера фактически выполняе­мой работы данным работником);

8. Нарушение законодательства о совместительстве (устанавлива­ют сопоставлением фактического оформления совместительства с действующим законодательством).

Недостатки и нарушения в оплате труда могут быть вскрыты и ус­транены, если в ходе текущего контроля все первичные документы по учету труда и расчетно-платежные ведомости подвергают сплошной проверке при их приемке от внутрихозяйственных подразделений. Кроме того, рекомендуется проводить внезапные контрольные обме­ры выполненных работ, проверки явки на работу отдельных дол­жностных лиц и т.д.

При проверке положения по оплате труда на предприятии боль­шое значение имеет проверка обоснованности установленной чис­ленности управленческого персонала предприятий, правильности применения должностных окладов и установленных надбавок к ним.

Проверкой расчетно-платежных ведомостей, табелей учета рабо­чего времени, приказов о назначении работников определяют соблю­дение штатной дисциплины. При этом особое внимание надо обра­щать на всякого рода дополнительные в данном структурном подраз­делении расчетно-платежные ведомости, вписанные не в обычном порядке фамилии отдельных работников, сомнительные подписи, за которыми могут скрываться факты нарушения штатной дисциплины и злоупотреблений.

Проверкой правильности расчетов зарплаты и сумм удержаний, устанавливается правильность суммы заработной платы, подлежа­щей выдаче на руки каждому работнику. На всех проверенных доку­ментах аудитор делает свою пометку. Если после сопоставления до­кументов останутся непомеченными какие-либо расчетные и пла­тежные ведомости или фамилии отдельных лиц в них, то это может явиться признаком составления двойных платежных ведомостей ли­бо включения вымышленных фамилий.

Следует проверить правильность арифметических подсчетов в документах на начисление и выплату заработной платы. Проверкой правильности подсчета по вертикали могут быть выявлены завыше­ния сумм, подлежащих к списанию в расход за счет уменьшения сумм удержанных налогов, и сумм, подлежащих перечислению в бюджет. Такое злоупотребление не требует внесения изменений в регистры бухгалтерского учета. Аналогичной проверкой по горизонтали могут быть выявлены случаи удержания денег с одних работников в счет погашения задолженности другими работниками.

Обычно правильность начисления и выплаты заработной платы проверяется выборочным путем. Иногда сплошным путем проверяют все начисления и выплаты за весь ревизуемый период.

Обязательным является выборочная проверка правильности от­несения расходов по заработной плате на определенный вид затрат. Неправильное отражение производственных расходов на счетах бух­галтерского учета может иметь место в результате низкой квалифи­кации бухгалтерских работников. При этом ставится вопрос об ис­правлении отчетности, если неточности обнаружены после ее состав­ления и представления в соответствующие инстанции. Ошибки, до­пущенные бухгалтерией в расчетно-платежной ведомости, могут быть исправлены в течение месяца. В другом случае требуется согла­сие работника. Далее аудиторы выявляют, не повлияло ли уточнение отчетных показателей на выполнение плановых заданий, обоснован­ность начисления и выплаты премий. [19, с.249-252]

При проведении аудита проверяется правильность и своевременность в записей в регистры синтетического учета.

Таблица 5 – Журнал хозяйственных операций за февраль 2009 г., руб.

Примечание – Источник: собственная разработка

Конечное кредитовое сальдо по счету 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” представляет собой переходящую задолженность по оплате труда за вторую половину месяца (при выплате заработной платы два раза в месяц) или в целом за месяц (при выплате единовременно в первых числах следующего месяца). При выдаче заработной платы кредиторская задолженность по заработной плате погашается.

Аналитический учет оплаты труда в организации ведется по каждому работнику с использованием лицевых счетов рабочих и служащих Лицевые счета открываются на каждого работника организации в момент его принятия на работу. По окончании календарного года лицевой счет работника закрывается и открывается новый лицевой счет на следующий год. Срок хранения лицевых счетов – 75 лет.

Если в ходе проверки выявляются нарушения, то аудитор фиксирует их в своих рабочих документах, определяет их значимость и делает на их основании выводы. [6, с.221-222]