Механизм обеспечения беспристрастности

Выполнение требований, связанных с беспристрастностью, возможно только при соответствующей организации работы органа по сертификации продукции. Как указано в стандарте [1], «орган по сертификации должен иметь механизм обеспечения беспристрастности, который будет способствовать получению информации о политике и принципах деятельности по сертификации, о факторах, мешающих последовательному осуществлению деятельности по сертификации, о вопросах, влияющих на беспристрастность и доверие к результатам сертификации, включая открытость».

Чтобы удовлетворить данное требование стандарт [1], предлагает использовать один из возможных механизмов: создание специального комитета, орган государственной власти, равнозначную сторону. В принципе, достаточно одного механизма, который также может выполнять и какие-либо другие решения или функции, если это не будет противоречить его основной роля по обеспечению беспристрастности.

Порядок функционирования данного механизма необходимо официально задокументировать, чтобы все заинтересованные стороны имели равное представительство, и чтобы был обеспечен доступ ко всей информации, который необходим для выполнения заданных функций.

Наиболее оптимальным в законодательном поле РФ представляется создание в органах по сертификации (ОС) Советов (или Комиссий) по обеспечению беспристрастности.

Совет по обеспечению беспристрастности (СОБ) создают для гарантии обеспечения беспристрастности при осуществлении деятельности по сертификации продукции и управления возможными конфликтами интересов. Основной деятельностью СОБ является коллегиальное рассмотрение и решение вопросов, исключающих возможность нарушения беспристрастности при сертификации продукции.

СОБ формируется приказом руководителя ОС и действует на общественных началах. СОБ выступает независимым арбитром в вопросах оценки и поддержания беспристрастности ОС, оставаясь свободным от материальных и любых иных интересов, не подчиняется руководству ОС и признает абсолютный приоритет аспектов социальной значимости и полезности деятельности ОС.

Необходимо указать в документации, что решения СОБ являются обязательными для исполнения всеми сотрудниками органа по сертификации.

СОБ в своей деятельности руководствуется действующим законодательством РФ, нормативными документами Системы сертификации, в рамках которой действует Орган по сертификации продукции, Уставом организации (юридического лица), Руководством по качеству ОС и другими документами органа по сертификации, которые будут содержать информацию, касающуюся его деятельности.

Для обеспечения беспристрастности деятельности ОС в состав Совета по обеспечению беспристрастности с целью максимального представления ключевых интересов всех сторон могут быть включены на постоянной или временной основе представители организаций − клиентов (заказчиков) ОС, потребителей продукции, которая была сертифицированы ОС, других заинтересованных сторон: представителей торгово-промышленных ассоциаций, отраслевых организаций производителей и дилеров, государственных регулирующих органов, а также представители неправительственных организаций, включая организации потребителей. Состав СОБ из представителей сторонних организаций с согласия его членов утверждает руководитель ОС. Это можно сделать путем издания приказа. Состав СОБ устанавливают, исходя из необходимости обеспечения наличия баланса интересов (отсутствия преобладания какого-либо одного интереса). Необходимо сформировать структуру самого совета по обеспечению беспристрастности, и установить порядок принятия решений. К примеру, СОБ может возглавить председатель, которого члены СОБ выбирают прямым открытым голосованием, а уже председатель СОБ назначит лицо, выполняющее функции секретаря из числа членов Совета.

В документе, регламентирующем порядок выполнения деятельности Советом по обеспечению беспристрастности следует указать выполняемые СОБ основные функции. Для того, чтобы обеспечить беспристрастную работу органа по сертификации продукции, СОБ должен осуществлять:

- участие в формировании политики в отношении беспристрастности, определяющей деятельность ОС и контроль ее реализации;

- противодействие любым тенденциям в ОС по коммерческим или другим соображениям препятствовать объективному и беспристрастному выполнению работ по сертификации продукции;

- определение, анализ и документирование возможности возникновения конфликта интересов, возникающих при проведении сертификации продукции, включая конфликты, вытекающие из его взаимоотношений с заявителями (заказчиками);

- оценка возможных угроз для ОС, таких как консалтинг, проведение внутренних аудитов у заявителей (заказчиков) на сертификацию продукции;

- анализ беспристрастности процессов сертификации и принятия решений в ОС не реже одного раза в год;

- рассмотрение тарифов и осуществление контроля за финансовой деятельностью ОС, включая контроль соблюдения принципа отсутствия коммерческой заинтересованности при проведении сертификации;

- проведение анализа основной деятельности ОС и оценка ее соответствия требованиям настоящего Положения и Руководства по качеству;

- рассмотрение на заседаниях вынесенных руководителем ОС вопросов, связанных со случаями, когда организация-заявитель является предприятием, имеющим какие-либо связи с организацией-юридическим лицом, в рамках которого ОС осуществляет свою деятельность, и принятие решений о возможности дальнейшего сотрудничества;

- выдача рекомендаций по вопросам обеспечения доверия к проведению сертификации продукции органом по сертификации.

В рамках выполнения основных функций СОБ также может выполнять перечисленные ниже задачи, не препятствующие выполнению его основной роли по обеспечению беспристрастности:

- разрабатывать рекомендации по взаимодействию с Федеральной службой по аккредитации Российской Федерации, предприятиями промышленности, а также региональными, международными и зарубежными национальными органами и организациями;

- обеспечивать взаимодействие с уполномоченными зарубежными, региональными органами, международными организациями по вопросам сертификации продукции;

- контролирует определение стоимости работ по сертификации;

- готовит предложения по совершенствованию системы менеджмента качества самого органа по сертификации;

- определяет состав нештатных специалистов, привлекаемых в случае необходимости для выполнения работ по сертификации;

- рассматривает результаты внутренних проверок системы менеджмента качества ОС, заключения по результатам мониторинга деятельности экспертов в процессе проведения проверок и результаты деятельности комиссии по апелляциям и жалобам.

Для того, чтобы Совет по обеспечению беспристрастности имел возможность выполнять перечисленные выше функции, он должен обладать рядом прав, в частности:

- запрашивать и получать всю информацию, необходимую для выполнения своих функций, включая выявленные потенциальные источники конфликта, записи и документы, относящиеся к деятельности ОС за анализируемый период;

- привлекать к своей работе на постоянной или временной основе специалистов, экспертов сторонних предприятий и организаций;

- оценивать компетентность основного персонала и предпринимать меры к обеспечению повышения указанной компетентности;

- рассматривать потенциальные риски, связанные с деятельностью ОС и предпринимать меры по их уменьшению;

- участвовать в рассмотрении апелляций, жалоб, претензий и рекламаций, поступивших в ОС;

- давать рекомендации и принимать решения по вопросам, затрагивающим уверенность в сертификации, включая беспристрастность, открытость и восприятие обществом;

- давать рекомендации и принимать решения по совершенствованию организационно-методической, технической и финансовой деятельности ОС;

- взаимодействовать с внешними сторонами по вопросам, связанным с обеспечением беспристрастности в ОС.

Целесообразно дать СОБ достаточно широкие полномочия. Так, Выполняя свои функции, СОБ может самостоятельно информировать органы власти, Росаккредитацию и другие заинтересованные стороны о случаях нарушения принципа беспристрастности со стороны ОС, соблюдая при этом установленные требования к конфиденциальности по отношению к заказчику и органу по сертификации.

В обязанности Совета по обеспечению беспристрастности должно входить также:

- соблюдать принципы и правила, установленные в Системе сертификации, с которой у ОС заключен договор (соглашение) и в рамках которой ОС функционирует;

- отвечать требованиям российских и международных нормативных документов, предъявляемым к независимым образованиям (комитетам, советам и пр.) по беспристрастности органов по сертификации продукции;

- обладать, за счет входящих в него специалистов, необходимой компетентностью для выполнения своих функций и независимостью от коммерческого и иного интереса;

- обеспечивать объективность и беспристрастность анализа, достоверность результатов, заключений и решений;

- соблюдать установленный настоящим документом порядок принятия решений;

- обеспечивать конфиденциальность информации, относящейся как к организациям-заказчикам, так и к органу по сертификации, а также к данным, получаемым в процессе своей деятельности.

Совет по обеспечению беспристрастности ОС должен нести ответственность за полноту и правильность исполнения своих функций в соответствии с требованиями, установленными в документации органа по сертификации, за объективность и беспристрастность принимаемых решений по всем видам своей деятельности, за обеспечение конфиденциальности информации, полученной в результате своей деятельности.

Наиболее сложным из деятельности Совета по обеспечению беспристрастности в части организации процесса является процесс анализа документов и деятельности ОС. Согласно структуре СОБ ответственность за своевременную организацию работы СОБ несет руководитель ОС, а ответственность за организацию работы по оценке беспристрастности деятельности ОС возлагается на председателя СОБ.

Таким образом, работу по анализу беспристрастности деятельности ОС организует председатель СОБ примерно за установленное время до проведения заседания по оценке беспристрастности ОС за рассматриваемый период. Для этого он совместно с руководителем ОС знакомится с проведенными работами с целью определения не менее представительной выборки из всех сертификационных договоров, которая принимается в качестве основы для анализа.

Далее члены СОБ должны рассмотреть представленную их вниманию информацию: договора, записи и документы, касающиеся выполненных работ по подтверждению соответствия. Сбор необходимых для анализа свидетельств беспристрастности осуществляется членами Совета через экспертов, которые проводили сертификацию по каждому договору. Собранные свидетельства члены СОБ анализируют и оценивают методом экспертных оценок. При этом возможно привлечение дополнительных свидетельств для обеспечения необходимой достоверности результатов оценки. Результаты оценки беспристрастности по конкретному договору обобщают и представляют в виде краткой справки, которая является документированной основой для принятия решений, касающихся беспристрастности ОС его сотрудников.

Далее необходимо обсудить результаты проведенного анализа на заседании Совета по обеспечению беспристрастности, которое проводится в соответствии с установленным в документах регламентом. Результаты заседания документируют в виде решений, в которые следует в обязательном порядке внести заключение по результатам анализа, содержащее однозначный вывод о беспристрастности деятельности ОС за анализируемый период. При наличии значимых угроз объективности определяют корректирующие и/или предупреждающие действия. При необходимости в решение вносятся особые мнения членов СОБ, при их несовпадении с общим решением.

В документах, устанавливающих порядок функционирования Совета по обеспечению беспристрастности, необходимо указать конкретную информацию о порядке и периодичности проведения заседаний, анализа и другую конкретную информацию к действию.

Таким образом функционирование СОБ обеспечивает сбалансированное привлечение заинтересованных сторон к разработке принципов и политики, касающихся беспристрастности; к нейтрализации тенденции, позволяющей коммерческим или другим факторам препятствовать непротиворечивому и объективному осуществлению деятельности по оценке соответствия, а также к консультациям по вопросам, влияющим на беспристрастность деятельности по продукции.

Функционирование такого механизма обеспечения беспристрастности способно гарантировать проведение органом по сертификации продукции подтверждения соответствия, заслуживающего доверие всех заинтересованных сторон.