Суть, призначення і облік створення та використання фонду дріб­них сум на підприємстві.

Для здійснення невеликих витрат фірми створюють фонд дрібних сум. Цю систему називають ще авансовою системою або системою підзвітних сум. Вона передбачає створення фонду, виплати з якого відбуваються з розрахунку на 2 – 4 тижня.

Гроші видаються підзвітній особі, яка зберігає їх у своєму столі. Видача оформлюється чеком, гроші видаються з каси. При видачі грошей робиться запис:

Дт – "Фонд дрібних сум "; Кт – "Грошові кошти". В західній Європі існує рахунок "Каси", а США – ні. Фонд створюється на постійній основі, тобто в ньому має бути фіксована сума грошей. Виплата з фонду дрібних сум відбувається тільки на передбачені цілі.

На кожну виплату підзвітна особа складає квитанцію, в якій проставлені сума і призначення виплати. Підзвітна особа на встановлену дату складає звіт про витрати і подає в бухгалтерію (складає на основі квитанцій первісних документів).

Фонд дрібних сум поповнюється на суму витрат через виписку чека на ім’я підзвітної особи. (П-д, Дт – "Канцелярські витрати" – 40; Дт – "Поштові витрати" – 40; Кт - "Грошові кошти" – 80).

Контроль за фондом дрібних сум здійснюється таким чином, що залишок у фонді + сума квитанцій на витрати завжди повинен дорівнювати сумі ліміту фонду. Нестачі або надлишки відображаються на рахунку "Нестачі або надлишки по касі".

Компанія може створювати маті каси у всіх її офісах і підроз­ділах. При створенні фонду призначається матеріально-від­повідальна особа і встановлюється його фіксований розмір, який періодично (раз на тиждень або раз на місяць) поповнюється до визначеної суми. Щоб створити фонд дрібної готівки, необхідно отримати по чеку в банку суму готівки, яка вважається необхід­ною для існування такого фонду:

Дебет рахунку «Фонд дрібної готівки (Petty Cash Ftmd)» 100 Кредит рахунку «Грошові кошти (Cash)» 100

Дрібні платежі готівкою здійснюються з цього фонду тільки на передбачені цілі. Виплати підтверджуються витратними доку­ментами, які підписує одержувач коштів. Особливістю є те. шо на такі платежі не дається жодних облікових записів. Коли фонд дрібної готівки вичерпався, виписується чек на загальну витраче­ну суму, підзвітна особа скіадае звіт про витрати, подає його до бухгалтерії і на підставі цього звіту даються бухгалтерські за­писи за дебетом рахунків витрат і кредитом рахунка «Грошові

кошти»:

Канцелярські витрати 14

Поштові витрати 10

Телефонні витрати 11

Витрати на доставк^' 25

Витрати на таксі 10

Витрати на ремонт офісного обладнання 22

Витрати на каву 5

Грошові кошти 97

Оскільки фонд касової готівки створюється на постійній осно­ві, він повинен бути поповнений сумою, необхідною для його відновлення (у нашому прикладі $97). При цьому за американсь­кою практикою, на рахунку Головної книги «Фонд дрібної готів­ки» не робиться жодшіх облікових записів. Залишки на цьому рахунку змінюються лише при створенні фонду та у випадках збільшення чи зменшення його розміру. У Великій Британії за­стосовується інша методика обліку операцій з матою касою: на момент видачі готівки із матої каси дебетуються рахунки відпо­відних вігтрат і кредитується рахунок «Фонд дрібної готівки», а при поповненні малої каси на суму здійснених і підтверджених витрат дається запис:

Дебет рахунки' «Фонд дрібної готівки»

Кредит рахунку «Грошові кошти «

Готівковий фонд потребує дотримання жорстких контро­льних процедур для запобігання його витрачання на неналеж­ні цілі. Квитанції на видачу грошових коштів із фонду необ­хідно погашати після отримання за ними готівки з метою запобігання їх наступного використання і зловживань випла­тами із фонду.

Сума дрібної готівки відображається у Балансі в складі інших залишків грошових коштів. Тому зручною формою ведення ана­літичного обліку грошових коштів є використання касової книги і двома колонками: «Каса» і «Банк». Таким чином, синтетичний рахунок «Грошові кошти» (Cash) детатізується двома аналітич­ними рахунками, представленими в одному реєстрі. Такий підхід властивий компаніям Великої Британії, які відображають у Бала­нсі грошові кошти як «Cash in bank and in hand».