Документ як основний вид писемної ділової мови

Сучасна управлінська діяльність неможлива без обміну інформацією, її фіксацією, передавання в просторі та збереження в часі. Матеріальними носіями такої інформації є документи, які сприяють удосконаленню організації роботи будь-якої організації, установи тощо.

З прийняттям незалежності України наказами Державного стандарту України були введені в дію нові стандарти з оформлення документів, зокрема 6.38-90-“Правила оформлення документів”, за якими сьогодні створюється документація управлінської діяльності.

У законі України “Про інформацію” сказано про те, що документування інформації є обов’язковою умовою включення інформації до інформаційних ресурсів. Документування інформації здійснюється в порядку, встановленому органами державної влади, відповідальними за організацію діловодства та стандартизацію документів.

У статті 27 Закону України “Про інформацію” сказано, що “документ - це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві”.

Документ –(від лат. dokumentum – повчальний приклад, взірець, свідчення, доказ) – матеріальна форма відображення, поширення, використання і зберігання інформації, яка надає їм юридичної сили.

Документ – це закріплена будь-яким способом на спеціальному матеріалі інформація про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини за визначеним стандартом чи формою.

Система документації – це сукупність (спільність) певних документів, взаємопов’язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери, діяльності та єдиних вимог до їх оформлення (укладання).

Зупинимось на деяких нормативних актах.

Єдина державна система діловодства – це науково впорядкований комплекс основних положень, норм, правил і рекомендацій, які регламентують процеси діловодства.

Запровадження ЄДСД дало змогу досягти єдиного цілого в організації діловодства в країні.

Основне завдання ЄДСД – сприяти раціоналізації та уніфікації документаційних процесів діяльності держапарату на різних рівнях управління. Ця система вимагає доведення до рівня загальної та обов’язкової для всіх установ норми вже перевірених практикою раціональних методів діловодства.

У ДСТУ 6.38 – 90 уперше зроблено спробу викласти основні вимоги до тексту документів.

Цим стандартом встановлено нові розміри полів: ліве поле – 20 мм, верхнє – не менше 10 мм, праве й нижнє – не менше 8 мм.

Основним нормативно-методичним документом, що визначає і встановлює єдиний порядок складання, оформлення документів і роботи з ними в організаціях, установах, закладах є Інструкція з діловодства,розроблена на основі державних стандартів на уніфіковані системи документації.