Мовні формули службового листування

Шановний Євгене Павловичу!

Шановний пане Миколо Даниловичу!

Високошановний пане професоре!

Вельмишановний добродію!

З метою відображення препозитивних причинно-наслідкових відношень у службових листах використовуємо такі конструкції:

згідно з нашим договором…; відповідно до нашої угоди...;

на підтвердження нашої домовленості...;

відповідно до наказу...;

через відмову...;згідно з рішенням;

відповідно до Вашого прохання...;

з метою дострокового виконання...;

підтверджуємо отримання Вашого листа з повідомлен­ням...;

підтверджуємо отримання інформації щодо... та інші.

Прощальні фразилиста також значною мірою формалі­зовані:

із повагою і найкращими побажаннями…; із повагою і вдячністю…;

із повагою…;із вдячністю і пошаною…; із найкращими побажаннями…;

із вдячністю і повагою…;бажаємо успіхів…;щиро відданий Вам…;

з пошаною до Вас... тощо.

На підтвердження в тексті офіційного листа варто використовувати син­таксичні конструкції: підтверджуємо отримання факсу...; офіційно підтверджуємо отримання листа...; підтверджуємо свою позицію щодо...; на підтвердження попередньої домовленості... ; на підтвердження нашої згоди... тощо.

Якщо ми хочемо висловити прохання в діловій кореспонденції, то використовуємо такі мовні формули:

просимо вибачити нам за несвоєчасну відповідь...; щиро просимо вибачити за зайві турботи...; хочемо щиро перепросити Вас за допущену неточність в оформленні...;

перепрошуємо за зайві хвилювання з приводу...; просимо вибачення за непорозуміння щодо... .

Для офіційних листів є використання на початку речення стандартних дієприслівникових зворотів і дієприслівни­ків: Вважаючи..., Беручи до уваги..., Враховуючи..., Посила­ючись..., Керу­ючись рішенням…, Підсумовуючи…, Зробивши висновки…, Проаналізувавши ситуацію…

У офіційних листах вживання особових за­йменників "я", "ви", "ми" замінюються відповідно імена­ми фізичної чи назвами юридичної особи. Якщо підмет мислиться невизначено, використання особових зай­менників виключається: форма дієслова вказує на 1-шу особу однини чи множини: пропонуємо Вам; повідомляємо про те що..., нагадуємо Вам що..., надсилаємо для розгляду... просимо звернути увагу тощо.

Синтаксис ділового листування станов­лять як складні (підрядна частина яких є структурою відкритого типу), так і прості односкладні речення, зокрема означено-особові та без­особові: Висловлюємо щиру подяку за підтримку. Надсилаємо Вам для розгляду бізнес-план. Згідно з договором розроблено план подальших дій. .

Як уже повідомлялось, генераль­ний директор підприємства має таке коло обов'язків:

1) самостійно вирішує всі питання діяльності підприєм­ства;

2) без доручення діє від імені правління;

3) здійснює різного виду домовленості та інші юридичні акти;

4) користується правом розпорядження засобами, ствер­джує плани, видає накази, розпорядження, вказівки, обов'язкові для всіх працівників підприємства;

5) приймає на роботу та звільняє працівників підприєм­ства, застосовує по відношенню до працівників заходи заохо­чення та накладає на них стягнення у відповідності з прави­лами внутрішнього трудового розпорядку;

6) затверджує всі документи.

Отже, відповідно до вимог офіційно-ділового стилю при написанні службових листів треба обов’язково враховувати особливості лексичних, морфологічних та син­таксичних норм сучасної украї­нської літературної мови.