Класифікація документів

Вирізняють такі види документів:

1. За найменуванням: автобіографія, доручення, рапорт, контракт, заява, протокол, довідка, характеристика, супровідний лист, пояснювальна записка, запрошення, телеграма, звіт, акт тощо.

2. За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

- письмові, до яких належать усі рукописні й машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської або розмножувальної техніки;

- графічні, в яких зображення об’єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю.

- фото- і кінодокументи– створені способами фотографування й кінематографії. На них можна зафіксувати ті явища й процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;

- фотодокументи – створюються за допомогою будь-якої системи звукозапису й відтворюють звукову інформацію.

3. За призначенням: організаційно-розпорядчі, щодо особового складу, кадрово-контрактні, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні тощо.

4. За ступенем стандартизації: типові, трафаретні, індивідуальні.

5. За місцем укладання розрізняють такі документи:

- внутрішні, що мають чинність лише всередині тієї структури, в якій їх складено;

- зовнішні – це документи, які входять чи виходять за межі структури ( є результатом спілкування структури з іншими організаціями, закладами тощо).

6. За напрямом:

- вхідні, що надходять до установи, закладу, організації тощо;

- вихідні, що адресовані за межі установи, організації.

7. За терміном виконання:

- Термінові – укладаються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою “терміново”;

- дуже термінові – зі спеціальною позначкою строку;

- нетермінові – це такі документи, які виконуються в порядку загальної черги або в строк, зазначений керівництвом структури.

8. За гласністю документи є:

- звичайні (загального користування);

- для службового користування;

- таємні;

- цілком таємні;

- конфіденційні тощо.

9. За юридичною силою розрізняють такі документи:

- справжні (істинні) –видані в установленому законом порядку з дотриманням усіх правил. Справжні документи бувають чинні і нечинні. Документ стає нечинним, якщо втрачає юридичну силу з будь-якої причини;

- підроблені (фальшиві) – зміст чи оформлення не відповідає істині. Підробленими документи можуть бути внаслідок матеріальної чи інтелектуальної підробки. Перша буває тоді, коли до змісту справжнього документа замість правильних вносять неправильні відомості, роблять виправлення, підчистки тощо. Інтелектуальна підробка виражається у складенні й видачі документа свідомо неправдивого змісту, хоч і правильного з формального боку.

10. За стадією виготовлення розрізняють такі документи:

- оригінал – перший або єдиний примірник офіційного документа. Він має підпис керівника установи і в разі потреби завіряється штампом і печаткою;

- копія – це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов’язково робиться помітка “Копія” вгорі праворуч. Листуючись з підприємствами, організаціями чи установами у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуть відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу. Коли треба відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться виписка (витяг).

Якщо документ загублено, видається його другий примірник – дублікат.

Юридично оригінал і дублікат рівноцінні.

11. За терміном зберігання розрізняють:

- документи постійного зберігання;

- документи тривалого зберігання (понад 10 років);

- документи тимчасового зберігання (до 10 років).

3. ВИМОГИ ДО ЗМІСТУ ТА РОЗТАШУВАННЯ РЕКВІЗИТІВ

Документ складається з елементів, які називаються реквізитами. У Державному стандарті на терміни і визначення реквізит – це “обов’язковий елемент оформлення офіційного документа” .

Державний стандарт 6.38-90 діє з 1 січня 1991 року до сьогодні і застосовується при оформленні документів у всіх структурах держави. Він наводить31реквізит:
1 – Державний Герб України;

2–емблема організації;
3 – зображення нагород;
4 – код організації;
5 – код документа;
6 – назва міністерства чи відомства;
7 – назва підприємства (структури);

8 – назва структурного підрозділу;

9 – індекс підприємства зв’язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпу, телефона, рахунку в банку;
10 – назва виду документа;
11 – дата;
12 – індекс (вихідний номер документа);
13 – посилання на індекс і дату вхідного документа;
14 – місце складання чи видання;

15 – гриф обмеження доступу до документа;

16 – адресат;

17 – гриф затвердження;
18 – резолюція;

19 – заголовок до тексту;
20 – позначка про контроль;

21–текст;

22–позначка про наявність додатка;

23 – підпис;

24 - гриф погодження;

25 – візи;

26 – відбиток печатки;

27 – позначка про завірення копій;

28 – позначка про виконавця;

29–позначка про виконання документа та направлення його до справи;
30–позначка про перенесення даних на машинний носій;
31 – позначка про надходження.

До складу дати входять число, місяць, рік, проставляються в одному рядку трьома парами арабських чисел. Наприклад: 10.02.05.

У текстах документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дат. Наприклад: 05 травня 2005 року.

Індекс розташовують у верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс об’єднує в собі три пари арабських цифр, де перша пара – індекс структурного підрозділу, друга – номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя – порядковий номер за журналом обліку. Наприклад: № 03 – 12/213 від 15.05.02, де 03 – шифр структурного підрозділу, 12 – номер справи за номенклатурою, 213 – порядковий номер.

Гриф обмеження доступу до документа проставляють на документах, що містять інформацію для обмеженого кола осіб. Гриф обмеження доступу проставляється відповідно до чинного законодавства і розміщується праворуч від середини у верхньому куті робочої площі на першій сторінці без лапок. Якщо необхідно вказати номер примірника, він ставиться нижче грифу обмеження доступу через півтора інтервали і центрується відповідно до нього. Гриф може формулюватись так: цілком таємно; для службового користування; таємно; конфіденційно; не для друку; комерційна таємниця.

Затвердження документа здійснюється двома способами, які мають однакову силу. Елементами грифу затвердження є: гриф ЗАТВЕРДЖУЮ, найменування посади, (звання), особистий підпис, ініціали та прізвище особи, яка затвердила документ, і дати його затвердження. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Президент Акціонерного товариства

“Торус ЛТД”

___________________О. Д. Засенко

14.03.09

При затвердженні документа розпорядчим актом на документі проставляється гриф за таким зразком:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказом міністра освіти і науки України

від “__”______________2008 р. №_____

Резолюція – це напис службової особи на документі, що являє собою коротке рішення з приводу викладених у цьому документі питань, інформацію про подальшу роботу з документами. Розміщується в правому верхньому кутку на документі або на окремому бланку формату А8. Це ніби маленький розпорядчий документ, складений на одержаному документі.

За змістом резолюція буває:

1. Резолюція-підтвердження. Якщо документ не вимагає ніяких дій з боку колективу, він супроводжується резолюцією: “До виконання”, “До наказу”, “До керівництва” тощо, залежно в якому внутрішньому документі установи враховується його зміст. Зазначається підпис керівника, дата; термін виконання документа не вказується, бо мається на увазі найближчий за часом відповідний внутрішній документ установи.

2. Резолюція-розгляд. Якщо документ потребує вжити заходів чи пропонується на розгляд колективу, то керівник вказує безпосередньо виконавця, термін виконання, підпис, дату. Текст формулюється таким чином: “Підготувати відповідь до…”, “Вжити заходів”, “Розглянути й доповісти в десятиденний термін”, “Негайно підготуйте відповідь”, “Обговорити на засіданні” тощо.

Якщо в резолюції документа вказано декілька виконавців, то особа, вказана першою, є відповідальною за виконання документа й організовує роботу інших співвиконавців, які за вказівкою керівника виконують роботу. Ініціали виконавця вказують після прізвища.

Заголовок до тексту. Кожний службовий документ, незалежно від його змісту, призначення, виду, має заголовок, який відбиває головну ідею документа. Він друкується в лівій верхній частині сторінки під датою і номером документа. Заголовок має бути лаконічним, точним і максимально повно розкривати суть документа. До нього ставиться запитання “Про що?” і дається відповідь. Про надання відпустки, Про заохочення працівників, Про роботу комісії, Про перенесення вихідних днів тощо.

Крапка після заголовка не ставиться, текст не береться в лапки.

Заголовок до тексту в документах, виготовлених на бланках формату А5, не зазначається.

Відмітка про взяття документа на контроль. Якщо документ вимагає виконання і береться на контроль, на ньому проставляється відмітка про контроль у вигляді букви “K” (контроль) чи слова “КОНТРОЛЬ” на лівому полі документа на рівні заголовка.

Текст. Найважливішими вимогами до тексту є: достовірність та об’єктивність, максимальна стислість при повноті інформації, точність, яка усуває можливість подвійного сприйняття тексту.

При читанні документа велике значення має послідовність інформації, чітке вирізнення її основних частин, тобто структура тексту.

Під структурою тексту розуміємо сукупність текстових компонентів, розміщених в певній послідовності.

Текст документа має складатися з трьох, логічно пов’язаних між собою частин: вступу, основної частини (доказу) і закінчення.

У вступній частині зазначають причину написання документа.

В основній – викладають суть питання, наводять докази, пояснення, міркування.

У закінченні формулюють мету, заради якої складено документ, пропозицію, згоду, відмову, прохання тощо.

У більшості випадків текст документа складається з двох смислових частин: у першій викладають причини, підстави чи мету укладання документа, у другій – висновки, пропозиції, прохання, розпорядження, рішення, рекомендації.

Для кращого сприйняття документа його текст ділять на абзаци – найпростіші компоненти тексту, які складаються з однієї чи кількох фраз (речень) і характеризуються єдністю і закінченням змісту. Як правило, абзац містить не більше двох-трьох речень. З абзацу починають кожну нову думку.

Якщо текст документа займає не одну сторінку, то на наступну сторінку не можна переносити тільки підпис. На сторінці має бути не менше двох рядків тексту. Також не бажано: а) відривати один рядок тексту чи слово від попереднього абзацу; б) починати один рядок нового абзацу на сторінці, що закінчується, краще почати новий абзац на наступній сторінці; в) переносити слово на межі сторінок, треба перенести це слово на нову сторінку.

Якщо документ має додатки і це зазначено в тексті, то реквізит оформляють так: Додаток: на 5-й стор. У 2-х прим.

Якщо в тексті документа немає відомостей про додатки, то в реквізиті наводять їхні назви із зазначенням кількості аркушів у кожному, а також кількість примірників.

Наприклад:

Додатки: 1. Проект наказу на 8-й стор. У 2-х прим.

2. Доповідна записка до проекту наказу на 3-й стор. У 2-х прим.

Якщо до документа додають інший документ, то реквізит оформляють так:

Додаток: лист Обласної податкової адміністрації

від ___№___ та додаток до нього, всього на 3-х стор.

Підпис – обов’язковий реквізит службового документа, що надає йому юридичної сили. Посадова особа підписує документи в межах її компетенції. Документи, що створюються в установах, функціонують на правах єдиноначальності, їх підписує одна посадова особа. На документах, що приймають колегіальні органи, ставлять два підписи. Наприклад, рішення підписують голова і секретар колегіального органу. Так підписують і протокол.

Два і більше підписи ставлять на документах, за зміст яких відповідає кілька осіб. Договір і контракт підписують сторони, які домовляються.

Документи, що складає комісія, наприклад, акти, підписують всі її члени.

Підписи на документі розміщують один під одним у послідовності, що відповідає займаній посаді.

При підписанні документів колегіальних органів зазначають обов’язки осіб, що підписали документ, а не їхні посади. Наприклад:

Голова зборів Л. К. Сергієнко

Секретар О.І. Коваль

При підписанні документа кількома особами рівних посад їх підписи розміщують на одному рівні. Наприклад:

Ректор ЧНУ Ректор ЧДТУ

Р.М.Петренко О.І.Величко

Підпис ставлять праворуч під текстом через два-три рядки після його закінчення.

Найменування посади, звання пишуть ліворуч від прізвища, яке зазначають на рівні останнього рядка посади. Наприклад:

Декан будівельного факультету Павлюк М. М.

Погодження. Проекти підготовлених документів перед тим, як їх підписувати, досить часто погоджують з зацікавленими установами, структурними підрозділами, окремими посадовими особами.

ПОГОДЖЕНО ПОГОДЖЕНО

Директор школи №25 Протокол засідання вченої ради

________В. І.Шпак держуніверситету

20.05.02 23.05.09 №56

Візи. Внутрішнє погодження оформляється візою погодження документа. При оформленні візи, крім особистого підпису візувальника, наводять розшифрування підпису та дату (в разі потреби зазначають посаду особи, яка візує документ). Наприклад:

Головний лікар Юрисконсульт

___________ Ю.О. Кудрявцев ___________ Ю.М. Гайдаренко

13.08.09 14.08.09

Проекти розпорядчих документів: наказів, вказівок, постанов колегіальних органів, як правило, візують на зворотному боці останнього аркуша першого примірника документа.

В установі повинен бути перелік найважливіших документів з назвами осіб, візи яких необхідні при їх оформленні. Такий перелік доцільно дати в додатку до інструкції з діловодства.

Позначка про завірення копії. Позначка про завірення копії розміщують нижче реквізиту “підпис документа”. Відповідно до ДСТУ проставляють запис “Згідно з оригіналом”, називають посаду, звання особи, яка завірила копію, її особистий підпис, розшифрування.

Позначка про виконавця. На документах, які виходять з установ, ставлять позначку про виконавця із зазначенням прізвища працівника, який виконував документ, з номером його телефона. Така позначка дозволяє у разі необхідності, швидко зв’язатись з виконавцем, який добре знає питання.

Може знаходитись як на лицьовій, так і на зворотній стороні останнього аркуша документа в лівому нижньому кутку.

На документах, що мають гриф обмеження доступу, вказують не лише кількість примірників, але й адресу кожного. Наприклад:

Іванова Алла Дмитрівна

455-55-00

прим. №1 – за адресою

прим. №2 – до відділу №2

прим. №3 – до справи 04

Позначка про виконання документа і направлення його до справи. Після виконання цієї позначки документ підшивають до справи. Відмітка може містити посилання на дату й номер документа, що засвідчують його виконання, чи при відсутності такого, короткі дані про виконання, слова “До справи”, номер цієї справи, підпис, дату. Підпис і дату ставить виконавець, який працював з документом, або керівник структурного підрозділу. Цей реквізит розміщують на нижньому полі ліворуч. Наприклад:

Відповідь направлено

10.07.02 №02-12/123

До справи 12-12

М. Мороз 11.07.02

Специфіка офіційно-ділового листування полягає в тому, що незалежно від того, хто є безпосереднім укладачем документа й кому безпосередньо його адресовано, офіційним автором та адресатом документа майже завжди є організація в цілому.