Індивідуальна бесіда як форма ділового спілкування

Найпоширенішою формою усного ділового спілкування є бесіда. Дані пси­хологічних досліджень свідчать, що успішне її проведення сприяє підвищенню продуктивності праці (2—12 %). Дев'ять із десяти опитаних менеджерів великих корпорацій США заявили, що найскладнішим у своїй роботі вони вважають встановлення контакту з новою людиною, особливо першу зустріч з нею, першу бесіду.

Бесіда — це форма спілкування з метою обміну думками, інформацією, почуттями тощо. Вона сприяє також активізації зусиль партнерів для забезпечення співробітництва та впли­ву одне на одного.

Орієнтовно можна назвати такі функції бесіди: обмін інформацією; формування перспективних заходів і процесів; контроль і координація вже розпочатих дій; взаємне спілку­вання людей під час виконання виробничих завдань; підтри­мання ділових контактів на рівні виробничих підрозділів, регіонів, держав; пошук, висунення і оперативна розробка робочих ідей; стимулювання людської думки в новому на­прямку; розв'язання етичних проблем, що виникли в якійсь ситуації.

Кожна бесіда — це новий акт. Тому немає загальних ре­цептів, які б забезпечували високу ефективність бесіди в усіх випадках. Це завжди процес творчий, що приносить радість відкриття нового в житті, у співрозмовника й у собі. Водно­час склалися певні моральні та психологічні вимоги до орга­нізації індивідуальної бесіди. Є загальні положення, прин­ципи, застосування яких сприяє досягненню успіху бесіди.

Існують різні види бесід. Якщо за основу класифікації взяти мету спілкування та зміст бесіди, то можна виокреми­ти бесіди ритуальні, глибинно-особистісні та ділові.

Під час ритуальних бесід люди спілкуються, дотримую­чись певного мовленнєвого етикету. Як правило, ці бесіди характерні для обрядів, звичаїв будь-якої спільноти людей. Людина, котра звикла до цього, почувається під час виконан­ня обряду спокійно і впевнено. Вона знає, що і як їй потрібно говорити в різних ситуаціях і чого варто сподіватися від інших. Уміння людини підтримувати ритуальні бесіди свідчить про те, що вона опанувала перший рівень культури спілкування.

Глибинно-особистісні бесіди відіграють у нашому житті велику роль. Вони, як правило, характерні для спілкування між близькими людьми — рідними, коханими, дітьми, дру­зями та ін. Основна особливість таких бесід полягає в тому, що саме в них найповніше виявляються й реалізуються наші гуманістичні комунікативні установки та моральні норми. Вступаючи в контакт із близькими, людина сподівається на те, що її не лише зрозуміють, а головне, сприймуть такою, якою вона є, захистять і нададуть допомогу.

Велику роль у житті людей відіграють ділові бесіди. Їх предметом, як правило, є конкретне діло.

Розрізняють такі види ділових бесід: кадрові; дисциплінарні; проблемні; організаційні; творчі.

До кадрових належать співбесіди під час прийому на роботу чи звільнення. Ефективність кадрових бесід підвищується залежно від уміння керівника створити відверту конструктивно-критичну атмосферу спілкування і, навпаки, зменшується, якщо він поводиться безтактно, перебиває співрозмовника, висміює його аргументи або грубо реагує на протилежну точку зору. Особливу увагу слід звернути на об’єктивність фактів.

Керівник повинен мати план бесіди, дотримуючись якого він зможе відповісти на запитання:

- яка причина бесіди та організаційні конкретні завдання, пов’язані з її метою, темою;

- які контраргументи може висунути співрозмовник і що потрібно зробити, щоб досягти поставленої мети; які варіанти вирішення проблеми можна запропонувати, якщо партнер погодиться, відмовиться або заперечуватиме;

- на кого з партнерів чи підлеглих можна покластися у вирішенні проблеми і які переваги це матиме чи які негативні моменти може викликати.

Дисциплінарні бесіди відрізняються від кадрових тим, що вони зумовлені фактами порушення дисципліни на виробництві або відхиленнями від встановлених норм і правил діяльності організацій, підприємств. Отже, слід пам’ятати, що головне завдання дисциплінарної бесіди – майбутня робота працівника, який чимось завинив;

- не потрібно проводити бесіду без належної підготовки;

- бесіда про дисципліну – не вистава, а довірча розмова;

- не можна приймати рішення наперед;

- якщо необхідно зробити індивідуальні винятки з правил, то про це потрібно повідомити інших;

- працівник повинен зрозуміти “оргвисновки”;