Кассовые операции

К функциям Банка России на основании ст. 34 Закона о Банке России относится определение порядка ведения кассовых операций, т.е. операций с наличными денежными средствами. Установленный ЦБ РФ в настоящее время порядок состоит в следующем.

Для расчетов наличными деньгами предприятие должно иметь кассуи вести кассовую книгупо установленной форме.

Касса юридического лица– изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег. Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций – заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях – в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.

Все поступления и выдачи наличных денег учитываются в кассовой книге предприятия.

Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия. Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу вносятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.

При условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовую книгу можно вести автоматизированным способом.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Выдача наличных денегпод отчет производится из кассы предприятия и только на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

Наличные деньги выдаются под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Наличные деньги выдаются под отчет при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и окончательно рассчитаться по ним.

Наличные деньги выдаются из касс предприятий по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными.

Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей – прописью, копеек – цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производятся кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам осуществляются, как правило, по расходным кассовый ордерам.

Прием наличных денег кассами предприятий ведется по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия.

О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или уполномоченного на это лица и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

При расчетах с населением предприятия принимают наличные деньги с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). В них указывается основание для составления и перечисляются прилагаемые документы. Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются. Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день составления ордеров

Главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денег и кассовые документы по проведенным операциям (главному) старшему кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии проводится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указываются их сумма и обстоятельства возникновения. В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна проверяться правильность работы программных средств обработки кассовых документов.

Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров.

Предприятия независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства на счетах в кредитных организациях. Наличные денежные средства, поступающие в кассы предприятий, подлежат сдаче в кредитные организации для последующего зачисления на счета этих предприятий.

Денежная наличность сдается предприятиями непосредственно в кассы кредитных организаций или через объединенные кассы при предприятиях, а также предприятиям Госкомсвязи России для перевода на соответствующие счета в кредитных организациях. Наличные деньги могут сдаваться предприятиями на договорных условиях через инкассаторские службы банков или специализированные инкассаторские службы, имеющие лицензию Банка России на соответствующие операции по инкассации денежных средств и других ценностей.

Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются обслуживающими банками каждому предприятию по согласованию с их руководителями исходя из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы банков.

При этом могут устанавливаться следующие сроки сдачи предприятиями наличных денежных средств:

для предприятий, расположенных в населенном пункте, где имеются кредитные организации или предприятия Госкомсвязи России, – ежедневно в день поступления наличных денег в кассы предприятий;

для предприятий, которые в силу специфики деятельности и режима работы, а также при отсутствии вечерней инкассации или вечерней кассы банка не могут ежедневно в конце рабочего дня сдавать наличные денежные средства в банк или предприятия Госкомсвязи России, – на следующий день;

для предприятий, расположенных в населенном пункте, где нет банков или предприятий Госкомсвязи России, а также находящихся от них на отдаленном расстоянии, – 1 раз в несколько дней.

Наличные деньги, принятые от физических лиц в уплату налогов, страховых и других сборов, сдаются администрациями и сборщиками этих платежей непосредственно в банк или путем перевода через предприятия Госкомсвязи России.

В кассах предприятий могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями этих предприятий.

Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается обслуживающими банками ежегодно всем предприятиям, независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты. Для установления лимита остатка наличных денег в кассе предприятие представляет в банк, осуществляющий его расчетно-кассовое обслуживание, расчет на установление лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу. По предприятию, в состав которого входят подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и счетов в банках, устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом этих структурных подразделений. Лимит остатка кассы структурным подразделениям доводится приказом руководителя предприятия. По представительствам, филиалам и другим обособленным подразделениям предприятия, расположенным вне места его нахождения, составляющим отдельный баланс и имеющим счета в. банках, лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается обслуживающими банками по месту открытия соответствующих счетов структурных подразделений.

При наличии у предприятия нескольких счетов в различных кредитных организациях, предприятие по своему усмотрению обращается в одну из обслуживающих кредитных организаций с расчетом на установление лимита остатка наличных денег в кассе. После установления лимита остатка кассы в одной кредитной организации предприятие направляет уведомления об определенном ему лимите остатка кассы в другие кредитные организации, в которых открыты ему соответствующие счета. При проверке данного предприятия кредитные организации руководствуются этим лимитом остатка наличных денег в кассе.

По предприятию, не представившему расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в один из обслуживающих его банков, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная предприятием в кредитные организации денежная наличность – сверхлимитной.

Лимит остатка кассы определяется, исходя из объемов налично-денежного оборота предприятий с учетом особенностей режима его деятельности, обеспечения сохранности ценностей и иных факторов.

При этом лимит остатка кассы устанавливается:

для предприятий, имеющих денежную выручку и сдающих наличные денежные средства в кредитные организации или предприятия Госкомсвязи России ежедневно в конце рабочего дня, – в размерах, необходимых для обеспечения нормальной работы предприятий с утра следующего дня;

для предприятий, имеющих денежную выручку и сдающих наличные денежные средства в кредитные организации или предприятия Госкомсвязи России на следующий день, – в пределах среднедневной выручки наличными деньгами;

для предприятий, имеющих денежную выручку и сдающих наличные денежные средства в кредитные организации или предприятия Госкомсвязи России не ежедневно, – в зависимости от установленных сроков сдачи и суммы денежной выручки;

для предприятий, не имеющих денежной выручки, – в пределах среднедневного расхода наличных денег (кроме расходов на заработную плату, выплат социального характера и стипендии).

При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются в течение года в установленном порядке по обоснованной просьбе предприятия (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и др.), а также в соответствии с договором банковского счета.

Вся денежная наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе подлежит сдаче в кредитную организацию для последующего зачисления на счет юридического лица в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками.

Сверх установленных лимитов предприятия могут хранить в своих кассах наличные деньги только для выдачи на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии не свыше 3-х рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, – до 5 дней), включая день получения денег в банке. По истечении этого срока не использованные по назначению суммы наличных денег сдаются в банк.

Предприятия не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги для предстоящих расходов (в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии) до установленного срока их выплаты.

Получать наличные денежные средства в банке предприятия могут только на цели, установленные федеральными законами, иными правовыми актами, действующими на территории РФ, и нормативными актами Банка России.

Выдачи денежной наличности предприятиям на заработную плату, стипендии и выплаты социального характера производятся в сроки, согласованные с обслуживающими банками. При согласовании конкретных сроков выдачи наличных денег на эти цели банки учитывают необходимость равномерного распределения их по дням месяца и беспрепятственного удовлетворения обоснованных требований предприятия в наличных деньгах.

В целях равномерного использования кассовых ресурсов и упорядочения выдач наличных денежных средств банки ежегодно составляют календарь выдач наличных денег на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии (по дням) на основании сведений предприятий о размерах и сроках выплаты заработной платы.

Территориальные учреждения Банка России на основании получаемых от банков материалов ежегодно составляют календарь выдач наличных денег на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии по республике, краю, области (по месяцам) и высылают эти сведения Банку России для свода в целом по Российской Федерации.

Для обеспечения своевременной выдачи кредитными организациями наличных денег со счетов предприятий, а также со счетов по вкладам граждан территориальные учреждения Банка России или по их поручению расчетно-кассовые центры устанавливают для каждой кредитной организации и их филиалов сумму минимально допустимого остатка наличных денег в операционной кассе на конец дня.

Порядок ведения кассовых операций в кредитных организацияхустановлен Положением Банка России от 9 октября 2002 г. № 199-П* и имеет ряд особенностей.

* Вестник Банка России. 2002. № 66.

Для комплексного кассового обслуживания физических и юридических лиц и обработки денежной наличности кредитная организация создает кассовое подразделение, состоящее из приходных, расходных, приходно-расходных, вечерних касс, разменных касс, касс пересчета и др. Целесообразность создания тех или иных касс, их количество и численность кассовых работников, а также необходимость установки банкоматов, электронных кассиров, автоматических сейфов определяются руководителем кредитной организации.

Непосредственно операции с наличными деньгами выполняют кассовые и инкассаторские работники кредитной организации.

Прием денежной наличности от организацийв приходную кассу кредитной организации производится по объявлениям на взнос наличными, представляющим собой комплект документов, состоящий из объявления, ордера и квитанции. Организации могут вносить наличные деньги только на свой банковский счет.

Операционный работник проверяет правильность заполнения объявления на взнос наличными, оформляет его, отражает сумму денег в кассовом журнале по приходу и передает объявление на взнос наличными в кассу.

Получив объявление на взнос наличными, кассовый работник приходной кассы проверяет наличие и тождественность подписи операционного работника имеющемуся образцу, сличает соответствие суммы цифрами и прописью, вызывает вносителя денег и принимает от него банкноты полистно, монету – по кружкам. На столе кассового работника находятся только деньги вносящего их лица. Все ранее принятые кассовым работником деньги хранятся в индивидуальных средствах хранения.

После приема денег кассовый работник сверяет сумму, указанную в объявлении на взнос наличными, с суммой, фактически оказавшейся при пересчете. При соответствии сумм кассовый работник подписывает объявление, квитанцию и ордер, ставит печать на квитанции и выдает ее вносителю денег.

Принятая кассовым работником в течение операционного дня денежная наличность вместе с приходными документами и справкой о сумме принятых денег и количестве поступивших в кассу денежных документов сдается заведующему кассой под расписку в книге учета принятых и выданных денег (ценностей). Вся полученная в течение операционного дня денежная наличность формируется и упаковывается в корешки, пачки и мешки в порядке, установленном в Положении № 199-П.

От организаций может приниматься денежная наличность, упакованная в инкассаторские сумки, мешки, кейсы, другие средства для упаковки денег, обеспечивающие их сохранность при доставке и не позволяющие вскрыть их без видимых следов нарушения целостности (далее – сумки). В кредитной организации ведется список организаций, сдающих денежную наличность в сумках, с указанием в нем количества закрепленных за каждой организацией сумок.

Кассовый работник кредитной организации при приеме сумки с денежной наличностью проверяет ее. В случае предъявления сумки, имеющей дефекты упаковки, прием находящейся в ней наличности осуществляется полистным, поштучным пересчетом.

После приема сумки кассовый работник подписывает препроводительную ведомость, проставляет печать и возвращает ее представителю клиента, а также выдает ему порожнюю сумку.

Все поступившие в течение операционного дня наличные деньги должны быть оприходованы в операционную кассу в тот же день.

Прием денежной наличности от организаций, сумок с денежной наличностью от инкассаторов возможен и после окончания операционного дня кредитной организации. В этом случае прием наличности производится вечерними кассами. О времени работы этих касс вывешивается объявление. Денежная наличность принимается от организаций в изложенном выше в порядке. Банкноты и монета, пересчитанные, сформированные и упакованные кассовым работником вечерней кассы соответственно в пачки и мешки, приходные кассовые документы, кассовый журнал и печать по окончании операций вечерней кассы хранятся в сейфе. Сейф закрывается кассовым и операционным работниками и сдается под охрану в порядке, установленном договором на охрану или приказом руководителя кредитной организации.

Утром следующего дня работники вечерней кассы принимают сейф от охраны и сдают деньги и приходные документы заведующему кассой под расписку в кассовом журнале. Сверив сумму принятой денежной наличности с данными приходных документов и кассового журнала по приходу, заведующий кассой при совпадении сумм расписывается в кассовом журнале. Приходные кассовые документы передаются главному бухгалтеру (его заместителю), который подписывает кассовый журнал и передает его вместе с объявлениями на взнос наличными операционным работникам для бухгалтерских проводок по счетам. Объявления на взнос наличными возвращаются заведующему кассой.

Прием вечерней кассой сумок с денежной наличностью от инкассаторов производится в присутствии одного или нескольких членов бригады инкассаторов в следующем порядке.

Старший бригады инкассаторов предъявляет операционному работнику вечерней кассы препроводительные ведомости-накладные к сумкам, явочные карточки и служебные удостоверения.

Операционный работник проверяет соответствие записей в накладных и явочных карточках, регистрирует подлежащие приему от инкассаторов сумки в журнале учета принятых сумок. После этого операционный работник проверяет соответствие количества сдаваемых сумок в кассу данным справки о выданных инкассаторам сумках и явочных карточек и возвращает явочные карточки инкассаторам.

Об общем количестве принятых вечерней кассой сумок с денежной наличностью и порожних сумок составляется справка.

Принятые сумки с денежной наличностью и порожние сумки вкладываются в сейф. Документы, на основании которых принимались сумки, хранятся вместе с денежной наличностью. Сейф закрывается кассовым и операционным работниками и сдается под охрану в порядке, установленном договором на охрану или приказом руководителя кредитной организации.

Утром следующего дня кассовый и операционный работники сдают сумки с денежной наличностью и накладные к ним, порожние сумки в кассу пересчета в установленном порядке. После пересчета вложенной в сумки денежной наличности и тождестве фактически оказавшейся в них суммы с суммой, указанной в препроводительной ведомости, кассовый работник подписывает препроводительную ведомость. После этого вся денежная наличность и документы передаются в кассу кредитной организации.

Сумки с денежной наличностью, доставленные инкассаторами в кассу в течение операционного дня, сдаются в аналогичном порядке.

Порядок выдачи денег организациям.Для расходных кассовых операций заведующий кассой выдает кассовым работникам расходных касс под отчет необходимую сумму денег под расписку в книге учета принятых и выданных денег (ценностей).

Наличные деньги выдаются организациям с их банковских счетов по денежным чекам. Для получения наличных денег клиент предъявляет денежный чек операционному работнику. После соответствующей проверки ему выдается контрольная марка от денежного чека для предъявления в кассу.

Получив денежный чек, кассовый работник:

проверяет наличие подписей должностных лиц кредитной организации, оформивших и проверивших денежный чек, и тождественность этих подписей имеющимся образцам;

сличает сумму, проставленную в денежном чеке цифрами, с суммой, указанной прописью;

проверяет наличие на денежном чеке расписки клиента в получении денег и данных его паспорта или удостоверения личности;

подготавливает сумму денег, подлежащую выдаче;

вызывает получателя денег по номеру чека и спрашивает у него сумму получаемых денег;

сверяет номер контрольной марки с номером на чеке и приклеивает контрольную марку к чеку;

повторно пересчитывает подготовленную к выдаче сумму денег в присутствии клиента;

выдает деньги получателю и подписывает чек.