Особенности организации журнально-ордерной формы учета

Наиболее практической и экономической оправданной формой бухгалтерского учета в условиях ручной обработки информации является журнально-ордерная. Характерной особенностью ее является то, что процесс обработки первичных документов основывается на принципе систематического накопления и периодического обобщения их данных в регистрах аналитического и синтетического учета. Записи в учетные регистры осуществляются в разрезе показателей, необходимых для составления периодической и годовой отчетности.

Регистрами журнально-ордерной формы учета являются журналы-ордера, ведомости, реестры и листки-расшифровки.

Основными регистрами являются журналы-ордера. Построены они по кредитовому признаку. Это позволяет в каждом из них производить записи по кредиту одного счета в корреспонденции с несколькими дебетуемыми счетами. В журналах-ордерах ведется учет по всем синтетическим счетам. В некоторых из них синтетический учет объединен с аналитическим, что создает единую и стройную систему записей (журнал-ордер № 7-АПК).

Журналы-ордера отражают однородные по экономическому содержанию операции, а также операции, взаимосвязанные между собой. Поэтому некоторые журналы-ордера (ф. 3-АПК, 4-АПК, 10-АПК и др.) предназначены для отражения операций по кредиту нескольких счетов. В большинстве журналов-ордеров отражаются обороты по кредиту счета и данные по дебету счета (обороты по дебету счета).

Ведомости имеют различное назначение. Одни используются для отражения хозяйственных операций по дебету счета в корреспонденции с кредитуемыми счетами (ведомость № 25-АПК), другие - в качестве регистров аналитического учета (ведомости № 38-АПК , 40-АПК, 41-АПК и др.).

Реестры служат для предварительной группировки данных первичных документов в необходимом аналитическом разрезе и последующих записей их итогов в ведомости аналитического учета. В тех случаях, когда требуется расшифровка определенных сумм по составляющим элементам, применяются листки-расшифровки.

Регистры журнально-ордерной формы бухгалтерского учета в сельскохозяйственных организациях.

1. Журнал-ордер № 1-АПК (по счету 50)

2. Журнал-ордер № 2-АПК (по счетам 51,52,55,57)

3. Журнал-ордер № 3-АПК (по счетам 03,58,59)

4. Журнал-ордер № 4-АПК (по счетам 66,67)

5. Журнал-ордер № 6-АПК (по счету 60)

6. Журнал-ордер № 7-АПК (по счету 71)

7. Журнал-ордер № 8-АПК (по счету 68)

8. Журнал-ордер № 9-АПК (по счетам 73,75,76,79)

9. Журнал-ордер № 10-АПК (по счетам 02,05,07,10,15,15,20,21,23,24, 25,26,28,29,44,69,91,96,97)

10. Журнал-ордер № 11-АПК (по счетам 42,44,45.62,90,91,92)

11. Журнал-ордер № 12-АПК (по счетам 14,59,63,80,81,82,83,86)

12. Журнал-ордер № 13-АПК (по счетам 01,04)

13. Журнал-ордер № 14-АПК (по счету 11)

14. Журнал-ордер № 15-АПК (по счетам 94,98,99)

15. Журнал-ордер № 16-АПК (по счетам 08, 23-2)

16. Главная книга

17. Ведомость по дебету счетов 52,55,57 (ф.№25-АПК)

18. Ведомость аналитического учета расчетов по кредитам и займам по счетам 66,67 (ф.№26-АПК)

19. Ведомость аналитического учета по счетам 03,58,59 (ф.№28-АПК)

20. Реестр операций по расчетам с поставщиками (подрядчиками)

(ф.№6-а)

21. Ведомость аналитического учета расчетов со сдатчиками сельскохозяйственной продукции (ф.№33-АПК)

22. Ведомость аналитического учета расчетов с поставщиками в порядке плановых и авансовых платежей (ф.№29-АПК)

23. Ведомость аналитического учета расчетов снабженческих и сбытовых организаций с поставщиками и подрядчиками (ф.№30-АПК)

24. Ведомость аналитического учета операций по налогу на добавленную стоимость по счетам 18 и 68, субсчету «Расчеты по НДС» (ф.№32-АПК)

25. Ведомость аналитического учета расчетов по налогам и сборам (кроме НДС) (ф.№37-АПК)

26. Ведомость аналитического учета по счетам 73,75,76,79 (ф.№ 38-АПК)

27. Ведомость аналитического учета расчетов по исполнительным документам (счет 76, субсчет 1) (ф.№39-АПК)

28. Ведомость аналитического учета расчетов с квартиросъемщиками (ф.№40-АПК)

29. Ведомость аналитического учета расчетов с родителями за содержание их детей в детских учреждениях (ф.№41-АПК)

30. Ведомость учета материальных ценностей, товаров и тары (ф.№46-АПК)

31. Ведомость аналитического учета заготовления и приобретения материалов и отклонений в стоимости материалов по счетам 15 и 16 (ф.№31-АПК)

32. Ведомость учета депонированной оплаты труда (ф. № 53-АПК)

33. Реестр не выданной оплаты труда (ф.№85-АПК)

34. Ведомость учета затрат на производство по экономическим элементам и себестоимости товарной продукции (ф.№45-АПК)

35. Ведомость расчета амортизационных отчислений по основным средствам и резерва на ремонт основных средств (ф.№48-АПК)

36. Ведомость начисления амортизационных отчислений по основным средствам и резерва на ремонт основных средств (ф.49-АПК)

37. Ведомость начисления амортизационных отчислений по объектам, применительно к которым принят производительный способ начисления амортизации (ф.№50-АПК)

38. Ведомость аналитического учета издержек обращения (ф.№51-АПК)

39. Ведомость учета потерь в производстве и затрат по браку (ф.№52-АПК)

40. Ведомость учета недостач и потерь (ф.№54-АПК)

41. Сводная ведомость начисленной оплаты труда по ее составу и категориям работников (ф.№58-АПК)

42. Сводная ведомость по расчетам с работниками (ф.№59-АПК)

43. Ведомость расчетов по специальному страхованию и обеспечению (ф.№55-АПК)

44. Ведомость распределения оплаты труда , отчислений на социальное страхование и резервов (ф.№78-АПК)

45. Ведомость учета реализации продукции, работ и услуг (ф.№62-АПК)

46. Реестр документов по реализации готовой продукции (ф.№63-АПК)

47. Реестр документов по реализации товарно-материальных ценностей, работ, услуг, основных средств и прочих активов (ф.№64-АПК)

48. Ведомость учета операционных и внереализационных доходов и расходов (выбытие основных средств и прочих активов), (ф.№65-АПК)

49. Ведомость аналитического учета по счетам 14,59,63 (ф.№68-АПК)

50. Ведомость аналитического учета по счетам 80,81,82,83 (ф.№69-АПК)

51. Ведомость аналитического учета по счету 86 (ф.№70-АПК)

Главная книга является регистром синтетического учета и используется для обобщения итоговых данных журналов-ордеров в конце месяца, взаимной проверки правильности произведенных записей по счетам и при составлении отчетности.

Все регистры журнально-ордерной формы учета представляют собой листы, изготовленные типографским способом, и, как правило, имеют месячную периодичность, единую унифицированную систему построения номеров форм. Регистры журнально-ордерной формы учета построены с отражением типовой корреспонденции счетов, статей аналитического учета и группировки данных в нужном для составления отчетности разрезе, а также для целей контроля и экономического анализа .

Основанием для записей в регистры журнально-ордерной формы учета являются первичные документы. При небольшом количестве хозяйственных операций записи в журналы-ордера производят непосредственно из документов. Данные документов, отражающих массовые хозяйственные операции, предварительно группируются в соответствующих ведомостях и реестрах. В конце месяца итоговые данные указанных регистров используются для записей в журналы-ордера. После подсчета месячных итогов в журналах-ордерах производят взаимную сверку данных журналов-ордеров и других регистров. Окончательные итоги всех журналов-ордеров переносят в Главную книгу, на основании которой составляют бухгалтерский баланс.

Учетный процесс по журнально-ордерной форме можно представить в виде схемы (рис.1.1).

Таким образом, в основу построения журнально-ордерной формы учета положены следующие важнейшие принципы:

- ведение записей хозяйственных операций в журналах-ордерах по кредиту счета в корреспонденции с дебетуемыми счетами;

- совмещение, как правило, в единой системе записей синтетического и аналитического учета с одновременным отражением хозяйственных операций в разрезе, необходимом для контроля, анализа и составления периодической и годовой отчетности;

- применение объединенных журналов-ордеров по экономически взаимосвязанным счетам;

- применение регистров с заранее указанной корреспонденцией счетов, номенклатурой статей аналитического учета и в необходимом разрезе.

На документах, данные которых используются для записи в журналы-ордера, ведомости или реестры, указывают корреспондирующие счета, номера соответствующих регистров и порядковые номера записи. По документам, данные которых отражаются в регистрах общим итогом, номера регистра и записи указывают на отдельном листке, прикрепляемом к сброшюрованным документам.

При обнаружении ошибочных записей в регистрах журнально-ордерной формы учета используются следующие способы их исправления.

Если обнаружена ошибка в журналах-ордерах до подведения итогов, исправления производят корректурным способом, т.е. путем зачеркивания неправильного теста или суммы или надписи над зачеркнутым правильного текста или суммы.

При обнаружении ошибки в журналах-ордерах после подсчета итогов, но до внесения их оборотов в Главную книгу, для исправления ошибочных записей используются свободные строки или графы регистра. Записи осуществляются на основании бухгалтерской справки.

Если обороты уже внесены в Главную книгу, то никакие исправления в жураналах-ордерах не производятся. При необходимости исправления осуществляются на основании бухгалтерской справки и ее данные заносят в Главную книгу обособленно.

Ошибки, обнаруженные после сдачи отчетов, допускается исправлять в журналах-ордерах того месяца, в котором они выявлены. Для этого обязательно составление бухгалтерской справки.

Основными преимуществами журнально-ордерной формы учета являются:

- значительное упрощение и ускорение учетного процесса, снижение его трудоемкости в результате устранения дублирующих записей, совмещения хронологической и систематической записи, в ряде случаев синтетического и аналитического учета, упразднения оборотных ведомостей и сокращения числа учетных регистров;

- повышение контрольных и аналитических функций учета. все первичные документы, относящиеся к конкретному журналу-ордеру, брошюруются в отдельные папки в порядке последовательности записей в нем, поэтому любая запись в регистрах сразу же может быть документально проверена. В журналах-ордерах записи показателей документов производятся в разрезе корреспондирующих счетов, что облегчает проведение текущего анализа;

- наиболее рациональное разделение труда счетных работников, что способствует росту производительности и повышению ответственности каждого работника за порученный участок работы.