Que mettre dans une lettre officielle ?

Annexe 4

Savoir rédiger une lettre officielle

Lisez les textes suivants pour savoir les règles de rédaction d’une lettre officielle.

Comment rédiger une lettre officielle ?

Bien sûr, le traitement de texte te permet de créer toute sorte de documents, du plus fun au plus élaboré et sérieux, mais sais-tu que lorsque tu écris un courrier officiel (à une institution, la mutuelle, ton assureur, ...), il faut respecter certaines règles ?

La lettre officielle obéit à des règles précises qu’il est important de respecter.

Que mettre dans une lettre officielle ?

La lettre établit une situation de communication. L’émetteur s’adresse à un destinataire, en un moment et un lieu précis. Tous ces éléments, ainsi que le sujet de la lettre, doivent être présents dans le texte.

Les éléments suivants doivent impérativement y apparaître :

- Nom et adresse de l'expéditeur : l'expéditeur est celui qui envoie la lettre

- Lieu et date: le lieu de rédaction de la lettre et bien évidemment la date précise

- Nom et adresse du destinataire : celui qui reçoit la lettre

- Objet de la lettre: le thème de la lettre (c'est indispensable de pouvoir identifier en une phrase de quoi il s'agit. On écrit des lettres officielles pour informer, pour solliciter, pour réclamer, pour protester. La lettre laisse des traces matérielles, ce qui est indispensable dans les relations d’affaires et administratives. On peut ajouter parfois une référence (par exemple, les courriers des administrations ont toujours un n° de dossier ou une référence de courrier)

- Formule d'introduction: il s'agit de saluer la personne à qui l'on écrit : "Monsieur X" ou "Madame Y". Quand on écrit une lettre à une institution et qu'on ne connaît pas la personne qui ouvrira la lettre, on écrit "Monsieur, Madame". Généralement, on utilise le vouvoiement.

- Corps du texte : Il s'agit ici d'écrire réellement son message. Il faut aller à l'essentiel, de façon claire. Il faut faire des paragraphes différents quand on change de sujet et mettre des mots de liaison tels que "Tout d'abord, ensuite, enfin, en conséquence de quoi, c'est pourquoi, ..." afin de bien faire comprendre son raisonnement.

Le plan de la lettre

• pour informer, on suit le plan chronologique : motif de la lettre, description de la situation, évocation du futur ;

• pour une réclamation : résumé de la situation, exposé du problème, exposé de ses attentes.

- Formule de politesse: Après avoir développé son message, on salue la personne par une formule de politesse adéquate en reprenant bien la formule d'introduction.

- Signature: enfin, on signe le courrier.