Лабораторная работа № 2 Задачи. Виды продолжительностей задач и их зависимости

Цель работы:

• ознакомиться с функциями справки в MS Project;

• понимать, как информация отображается в MS Project и уметь обращаться к ней, уметь разделить экран на несколько представлений;

• научиться размещать задачи последовательно и связывать их;

• научиться редактировать названия задач, удалять ненужные, определять продолжительности для задач;

• уметь устанавливать временные ориентиры (промежуточные этапы), показывая контрольные точки продвижения проекта, добавлять пользовательские поля в таблицу;

• уметь устанавливать критический путь и форматировать текст для выделения информации о критическом пути.

Теоретический материал

При выполнении лабораторных работ будем реализовывать проект строительства футбольного поля.

Единственная дата, которая должна быть задана для проекта, это его начальная дата. MS Project вычислит все другие даты на основании связей, которые вводятся в файл. Далее мы идентифицируем каждую задачу в проекте и время, требующееся для ее завершения, прежде чем задавать какие-либо связи между задачами.

Диаграмма Ганта — один из путей ввода деталей задачи. После ввода задачи в файл MS Project автоматически создается ряд данных для этой задачи. Быстрее и проще сначала ввести перечень задач, а затем вернуться для изменения продолжительности каждой задачи. Когда задача вводится и нажимается клавиша Enter, эта задача принимается программой, ей назначается продолжительность в 1 день, и подсвечивается ячейка названия задачи под только что введенной задачей для ввода следующей.

MS Project не обращает внимания на порядок задач в списке, но иногда необходимо переместить задачи, чтобы сделать порядок более осмысленным. Переупорядочение задач может быть сделано или посредством вырезки и вставки, или перетаскиванием информации.

MS Project имеет мощные средства отмены выполненных операций для тех случаев, когда сделана ошибка или нужно отследить эти операции в обратном порядке. Панель ввода позволяет изменять ранее введенный текст. Можно изменять любой текст, выбирая его, а затем используя панель ввода, чтобы произвести любое нужное редактирование.

Когда названия задач введены, аналогично процесс ввода повторяют для столбца Duration (Длительность). Продолжительность представляет собой первую оценку затраченного (запланированного) времени, за которое задача завершается. Это - только первая оценка, потому что продолжительность рассчитывается корректно, когда с задачей связываются ресурсы и трудозатраты.

Поле продолжительности представлено на календарной стороне диаграммы Ганта полосой, иэта полоса изменяется при изменении времени, указанного в столбце длительности. Продолжительность — это время, необходимое для завершения задачи. Длительность задачи может быть выражена в минутах (м), часах (ч), днях (д) или неделях (н). Если никакой символ не введен, по умолчанию принимается д. Нерабочие периоды, например, выходные и общегосударственные праздники, не включаются в продолжительность задачи.

На диаграмме Ганта промежуточный этап (веха), или контрольная точка (Milestone), отображается черным ромбиком с датой около нее. Все промежуточные этапы не имеют связанной с ними продолжительности, поскольку они представляют существенные события, или точки выдачи результатов проекта.

Окно информации о задаче — инструмент, представляющий информацию о каждой задаче. Информация хранится в базе данных, которая находится внутри файла MS Project. Для получения дополнительной информации о содержимом окна задачи используют кнопку Справка,которая имеется в каждом диалоговом окне для получения более подробных сведений о его содержимом.

Раздел использования справки знакомит пользователей с тем, как наиболее эффективным способом найти ответы на вопросы. Справку можно вызывать различными способами: используя меню Справка, нажимая кнопку со знаком вопроса (?) на панели инструментов или нажимая клавишу F1.

Некоторые из справочных окон будут содержать гипертекстовую ссылку под фразой See also (См. также) или Click for more (Щелкните для дополнительной информации). MS Project использует тип справки, известный как Офис в Сети (MS Office в Интернете). Она имеет чрезвычайно большой объем сетевой ссылочной информации, к которой можно обращаться разными способами в зависимости от потребности. Наиболее общий метод, который можно использовать, — обращение к контекстно-зависимой справке по клавише F1.Эта справка может быть особенно полезной при получении предупреждения или сообщения об ошибке.

Виды (или представления) — это наиболее мощная функция MS Project. Применения видов позволяет управлять способами отображения данных для наиболее подходящего представления выполняемой работы. Можно работать в любом из видов, и каждый вид может быть распечатан в точности так же, как на экране.

Вид представляет собой средства ввода, изменения и отображения содержания соответствующей базы данных в MS Project. Используя набор видов, можно посмотреть на ту же самую информацию о проекте различными способами в зависимости от организации проекта. Есть два типа выводов видов на экран: одиночный вид и комбинация видов. В комбинации видов MS Project связывает вместе данные в двух различных окнах на экране. При перемещении по строкам в верхнем окне (посредством клавиш управления курсором или мыши) данные, выводимые в нижнем окне, отражают эти изменения.

Таблицы представляют собой электронные таблицы, используемые в видах для вывода информации по задачам или ресурсам. Строки являются именами задач или ресурсов, а столбцы — полями информации о задаче или ресурсе.

Задачи могут связываться несколькими способами и в нескольких видах. Наиболее обычные отношения между задачами - это когда одна задача не может начинаться до окончания другой задачи. Очевидный пример такого типа отношений в процессе строительства дома, когда котлован под фундамент должен быть вырыт прежде, чем можно лить бетон, а бетон должен застыть прежде, чем можно строить стены. MS Project предполагает, что мы хотим именно этот тип отношений, если мы не сообщаем иное.

Есть два основных способа установки отношений в MS Project:

1.Выбрать задачи в таблице и дать команду MS Project связать их.

2.Использовать вид Network Diagram(Сетевой график) и соединить блоки с помощью курсора.

MS Project может автоматически подсвечивать информацию о критическом пути, показанную в плане проекта, и будет изменять подсвеченные задачи при изменениях критического пути в проекте. Прежде чем начинать устанавливать зависимости задач, можно изменить формат отображения, чтобы показывать критический путь более ясно.

Мастер диаграммы Ганта — интерактивный помощник по форматированию вида диаграммы Ганта в нужное нам представление. Некоторые из строк диаграммы Ганта выводятся синим цветом, а некоторые — красным. Задачи с красными строками на диаграмме Ганта — это задачи, которые находятся на критическом пути.

Дата окончания проекта изменяется при изменениях проекта, и один из способов найти дату окончания проекта представляет собой использование кнопки статистики в окне информации о проекте.

Пользователь может устанавливать отношения между задачами, вводя идентификатор (ID) последователя задачи в соответствующий столбец.

Можно установить или отменить связи для всех задач в файле MS Project просто выбрав столбец Task Name(Название задачи) и используя соответствующую кнопку или команду.

Задание

1. Установите стартовую дату при открытии нового файла MS Project: Project (Проект) / Project Information (Сведения о проекте) / дата начала проекта в поле Start Date = «13 апреля 2009» / ОК;

2. Введите заголовок и другую информацию, относящуюся к проекту: File (Файл) / Properties (Свойства) / Summary (Документ) / заголовок проекта в поле Title (Название) - Создание футбольного поля» / свое имя в поле Manager (Руководитель) / в поде Comments (Заметки) – «Этот проект предусматривает строительство нового футбольного поля» / ОК.

3. Сохраните файл: File (Файл) / Save As (Сохранить как) / имя файла = Football.

4. Для ввода названия задачи в диаграмме Ганга мышью, клавишами табуляции или управления курсором выбрать ячейку названия задачи (столбец Name) в строке 1 / ввести «Утверждение строительного проекта» / Enter / в следующую строку - «Получение разрешений» / Enter / далее - «Расчистка территории» / Enter / далее - «Очистка земли» / Enter / далее - «Заказ на изготовление ворот » / Enter / далее - «Доставка ворот» / Enter / далее - «Установка ворот» / Enter / далее - «Грубое профилирование» / Enter / далее - «Заключительное профилирование» / Enter / далее - «Сдача готового объекта в эксплуатацию» / Enter.

5. Удалите название задачи:

· щелкните в столбце названий задач по задаче «Получение разрешений» / Edit (Правка) / Clear All (Очистить все). Для отмены действия, которое только что сделали, выбираем: Edit (Правка) / Undo Clear (Отменить очистку).

· Edit (Правка) / Delete task (Удалить задачу). Edit (Правка) / Undo Delete(Отменить удаление).

· Del на клавиатуре / Edit (Правка) / Undo (Отменить очистку).

6. Необходимо переместить в списке задачу «Получение разрешений» перед задачей «Очистка земли». Для этого используют метод вырезания и вставки, либо метод перетаскивания:

· выбрать всю задачу «Получение разрешений», щелкнув мышью по ее строке в столбце ID (столбец, содержащий номера задач) / Edit (Правка) / Cut Task (Вырезать задачу) / щелкнуть мышью по задаче «Очистка земли» / Edit (Правка) / Paste (Вставить).

· выбрать всю задачу «Получение разрешений» / нажать кнопку Cut Task (Вырезать задачу) на панели инструментов / щелкнуть по задаче «Утверждение строительного проекта» / нажать кнопку Paste (Вставить) на панели инструментов.

· выбрать всю задачу «Получение разрешений» / установить курсор мыши в ячейку ID выбранной задачи, нажав и удерживая кнопку мыши, перетащить всю строку на место строки 2.

7. Верните задачу «Получение разрешений» на первоначальное место.

8. Название задачи редактируют с использованием панели ввода: выбрать поле имени задачи «Получение разрешений» (название задачи появляется в панели ввода) / щелкнуть мышью между словами «Получение» и «разрешений» в строке ввода и ввести слово «запланированных» / нажать на панели ввода или клавишу Enter.

9. Для ввода продолжительности задач, заданных в столбце Task Name (Название задачи): выбрать поле Duration (Длительность) для задачи «Расчистка территории» / ввести в него «4н» / Enter.

10. Длительности остальных задач заполняем командой Fill Down (Заполнить вниз): выбрать мышью поле Duration(Длительность) для задачи «Расчистка территории» / удерживая кнопку мыши, выбрать следующие 5 полей продолжительности задач / Edit(Правка) / Fill Down(Заполнить вниз).

11. Для установки Milestone (контрольная точка, промежуточный этап, веха) в диаграмме Ганта: выбрать поле Duration(Длительность) для задачи «Утверждение строительного проекта» / ввести «0» (цифру ноль) / Enter /выбрать поле Duration(Длительность) для задачи «Сдача готового объекта в эксплуатацию» / «0» (цифра ноль) / Enter.

12. Для открытия окна информации о задаче в файле MS Project:

· Project(Проект) / Task Information(Сведения о задаче) / ОК или Cancel(Отмена).

· нажать кнопку Task Information(Сведения о задаче) на панели инструментов / ОКили Cancel(Отмена).

· дважды щелкнуть мышью по названию задачи / ОКили Cancel(Отмена).

13. Для одновременной модификации нескольких задач используется окно информации о задаче: выбрать задачи "Получение запланированных разрешений" и ''Заключительное профилирование" / вывести окно информации о задаче / установить в поле продолжительности «2н» / ОК. Чтобы одновременно изменить несколько элементов, их выбирают с помощью щелчка и перетаскивания мыши или посредством щелчка мыши при нажатой клавише SHIFT.Чтобы выбрать элементы, которые не примыкают друг к другу, используют щелчок мыши при нажатой клавише Ctrl.

14. Обратитесь к контекстно-зависимой справке: Help (Справка) / Microsoft Project Help(Справка: Microsoft Project) / набрать в поле запроса insert a task (вставка задачи) / Search(Начать поиск) / появится список общих разделов / выбрать раздел Enter a task into a project (ввод задачи в проект) и прочесть необходимую информацию / после завершения чтения сверните или закройте окно справки или перейдите к поиску другой информации.

15. Для использования Contents (Оглавление) в Справке по MS Project: Help(Справка) / Microsoft Project Help(Справка: Microsoft Project) / Contents(Оглавление) / найти главу «Создание плана проекта» и выбрать ее / найти раздел «Связывание задач» и выбрать его / найти подраздел «Связывание задач в представлении Сетевой график», выбрать и прочитать его / выбрать поочередно другие три соответствующие связыванию задач подраздела и прочитать их.

16. Для переключения на другой вид представления данных проекта: View (Вид / Calendar (Календарь) / View (Вид) / Network Diagram (Сетевой график) / View (Вид) / Gantt Chart (Диаграмма Ганта). Альтернативно для переключения видов можно нажимать кнопки в левой части экрана.

17. Для разделения экрана дисплея компьютера и вывода двух видов одновременно выбирают Window (Окно) / Split (Разделить).

18. Для отмены разделения и возвращения одного вида выбирают Window (Окно) / Remove Split (Снять разделение). Обратите внимание - только один из видов комбинации является текущим (активным). Можно определить с каким из них вы работаете по подсвеченному названию диалогового окна на его левой стороне.

19. Для того, чтобы видеть меньше или больше разделов таблицы диаграммы Ганта, одиночный вид можно изменить: переместить курсор на левую вертикальную границу диаграммы Ганта (форма курсора изменится на двойную стрелку) / нажмите кнопку мыши и, не отпуская, перетащите курсор вправо.

20. Для просмотра дополнительного вида из списка представлений в меню View (Вид): View (Вид) / More Views (Другие представления) / Task Sheet(Лист задач) / Apply(Применить).

21. Для подсвечивания критического пути для файла MS Project: Форматвыбрать команду Мастер диаграмм Ганта/ Next (Далее) / выбрать вариант Critical path(Критический путь) как информацию, подлежащую отображению / выбрать вариант Никакиекак ответ на вопрос об отображении сведений о задачах / выбрать вариант отображения линий связи между зависимыми задачами / Format It(Форматировать) / выйти из Мастера.

22. Для подсвечивания текста, связанного с критическим путем в файле MS Project: Format(Формат) / TextStyles (Стили текста) / Item to change(Изменяемый элемент) = CriticalTasks (Критические Задачи) / Color(Цвет) = red (красный) / ОК.

23. Для установки зависимости между задачами:

· с помощью меню - выбрать с помощью курсора задачи 1, 2 и 3 / Edit(Правка) / Link Tasks(Связать задачи).

· с помощью кнопки связывания задач - выбрать с помощью курсора задачи 4, 5 и 6 / нажать кнопку связывания задач на панели инструментов «Стандартная».

· с помощью полосы задач в диаграмме Ганта - щелкнуть и удерживать нажатой клавишу мыши на центре полоски задачи 7 / перетащить курсор мыши до центра полоски задачи 6.

· с использованием столбца Predecessors(предшественники) в TaskSheet (Листе задач) - Window(Окно) / Split(Разделить) для получения комбинации видов / выбрать нижнее окно, щелкнув по нему мышью / View(Вид) / More Views(Другие представления) / Network Diagram(Сетевой график) / выбрать верхнее окно, щелкнув по нему мышью / View (Вид) выполнитькоманду MoreViews (Другие представления) / Task Sheet(Лист задач) / выбрать ячейку задачи 4 в столбце Predecessors(Предшественники) / ввести 3 в столбец предшественника / Enter.Какова текущая дата окончания проекта?

· с помощью столбца ID в виде Task Form(Форма задачи) - поместить курсор в нижнее окно Сетевой график(Network Diagram) проекта / View(Вид) / More Views(Другие представления) / Task Form(Форма задачи) / Применить / Format(Формат) / Details(Подробности) / Predecessor& Successors(Предшественники и последователи) / нажатием кнопок Previous(предыдущая) или Next(последующая) в нижнем окне найдите задачу 7 / ввести 8 в столбец ID последователя (Successor) / ОК. Какова текущая дата окончания проекта?

· при помощи сетевого графика - Window(Окно) / Remove Split(Снять разделение) / View(Вид) / PERT Chart(Сетевой график) / нажать кнопку мыши на блоке задачи 8 и перетащить курсор к блоку задачи 9. Какова текущая дата окончания проекта?

· с использованием диаграммы Ганта - View(Вид) / Gantt Chart(Диаграмма Ганта) / выбрать задачу 9 / щелкнуть по кнопке панели «Стандартная» Go to Selected Task(Перейти к выделенной задаче) (это заставит диаграмму Ганта прокрутиться так, чтобы полоса задачи 9 появилась на экране) / нажать кнопку мыши на полоске задачи 9 и перетащить курсор к полоске задачи 10. Какова текущая дата окончания проекта?

24. Для установки зависимостей всех задач в файле MS Project: View(Вид) / выбрать диаграмму Ганта / выделить все задачи, щелкнув мышью по заголовку столбца Task Name(Название задачи) / щелкнуть по кнопке отмены связи задач / щелкнуть по кнопке связывания задач Link Taskпанели «Стандартная» .

25. Для удаления зависимостей задач:

· при помощи меню - выбрать курсором задачи 1, 2 и 3 / Edit(Правка) / Unlink Tasks(Разорвать связи задач).

· с помощью кнопки отмены связывания задач - выбрать курсором задачи 4, 5 и 6 / Unlink Tasks (Разорвать связи задач) на панели инструментов.

· в виде Сетевой график - View(Вид) / Network Chart(Сетевой график) / дважды щелкнуть по линии, соединяющей задачи 7 и 8 / в появившемся диалоговом окне нажать кнопку Delete(Удалить).

26. Для показа большей или меньшей части полного графика: щелкнуть по кнопке Увеличить или Уменьшить на панели инструментов. Есть также команда Zoom(Масштаб) в меню View (Вид).

27. Для перехода к текущей дате завершения проекта в файле MS Project: Project(Проект) / Project Information(Сведения о проекте) / Statistics(Статистика) / найти текущую дату окончания проекта.

Контрольные вопросы

1. Каким образом организована справочная система в MS Project?

2. Какую информацию о проекте можно разместить в диалоговом окне Свойства?

3. Для каких целей служат представления в MS Project? Охарактеризуйте каждое из них.

4. Каким образом можно разделить экран для размещения на нем нескольких представлений?

5. Назовите способы последовательного размещения задач.

6. Назовите 3 способа связывания задач с использованием различных представлений.

7. Элемент экрана MS Project для редактирования названия задач.

8. Каким образом происходит удаление ненужной задачи?

9. Назовите 2 способа задания продолжительности задач.

10. Каким образом задаются контрольные точки (вехи) продвижения проекта?

11. Что из себя представляет таблица в MS Project?

12. Каким образом можно устанавливать критический путь?

13. Каким образом можно форматировать текст для выделения информации о критическом пути?