Лабораторная работа № 4 Назначение ресурсов. Оптимизация графика проекта. Выравнивание ресурсов

Цель работы:

• уметь назначать ресурсы задачам и их стоимости;

• уметь модифицировать рабочие единицы ресурса и календарь ресурса;

• уметь оптимизировать график, удаляя искусственные зависимости и назначая большее количество ресурсов или добавляя опережение;

• уметь находить перекрывающиеся ресурсы и запускать их автоматическое устранение.

Теоретический материал

Ресурсы — это люди, оборудование и поставляемые материалы, используемые для завершения задачи в проекте. Ресурсы рассматриваются программой MS Project как отдельные типы данных, и в проекте могут существовать одна или несколько единиц разных ресурсных типов.

Назначения ресурсов используют для задания стоимости ресурсов и модифицирования календарей ресурсов. Назначение ресурса — это выделение ресурса определенного типа для работы в специфической задаче. MS Project назначает одну единицу (или 100 %) ресурса для работы полный рабочий день на все время продолжительности задачи.

Можно создавать ресурсы отдельной операцией или же при назначении на задачу. Можно создавать одиночный ресурс (с максимальными единицами = 1 или 100 %) или группу ресурсов (с максимальными единицами > 1 или более 100 %).

Существует ряд способов назначить ресурс на задачу. Ресурс может быть и неким оборудованием, и человеком. MS Project автоматически назначает ресурс на полное рабочее время. Задачи, которые запланированы на одно и то же время для одного и того же ресурса, означают, что ресурс намечен на большее количество часов в день, чем мы определили в разделе рабочих часов рабочего календаря. MS Project имеет много способов отобразить перекрытие. Ресурс с перекрытием будет подсвечен красным цветом в любом из способов просмотра ресурсов.

MS Project использует формулу длительности задачи (см. таблицу 2), чтобы вычислить количество времени, которое потребуется для ее завершения. Единицы показывают доступность ресурса. Когда пользователь формирует план, каждой задаче назначается продолжительность, которая оценивает, сколько времени будет занимать завершение задачи. Если ресурс доступен только 50 % времени, то задача будет занимать вдвое больше времени для своего завершения. Модифицируйте количество единиц, приходящееся на ресурс, если знаете, насколько доступен данный ресурс, чтобы видеть, какое влияние это оказывает на план проекта. Основной источник расходов в проектах представляет собой стоимость ресурсов. MS Project автоматически вычисляет эти стоимости при вычислении работы.

Как только ресурсы назначены на проект, MS Project для каждого автоматически создает календарь. Он может использоваться для учета информации об отпусках, а также для определения рабочих дней и/или часов. Тогда MS Project будет учитывать их при планировании задач.

Оптимизация графика позволяет изменить рабочий график проекта таким образом, чтобы сделать его более эффективным, реалистическим и достижимым.

Некоторые задачи могут выполняться одновременно с другими и могут начинаться после завершения некоторой определяющей задачи. Часто при установке задач в параллель дата завершения приближается. Что мы делаем, когда конечные даты не соответствуют требованиям? Изменяем задачи-предшественники, чтобы запустить некоторые задачи в параллельное исполнение. Во многих случаях для параллельного исполнения можно исключить зависимость конец-начало между задачами.

Одним из средств, доступных руководителю проекта, является добавление ресурсов для того, чтобы уложиться в заданный срок сдачи.

Когда задачи связаны, задержка в 0 дней, помещенная между ними, означает, что задача-преемник начинается немедленно после окончания задачи-предшественника. Это время задержки может быть установлено в другое значение, чтобы задержать начало задачи-преемника или иметь задачу-преемника, запускаемую перед окончанием задачи-предшественника. Отрицательное значение показывает перекрытие задержки.

Частичные зависимости — это те, для которых отношение имеет дополнительный временной фактор. Если взять в качестве примера отношение (конец-начало), то таким фактором будет задержка между окончанием задачи-предшественника и стартом задачи-преемника. Опережение появляется там, где задача-преемник запускается до окончания задачи-предшественника. Это часто может использоваться руководителем проекта для сокращения продолжительности проекта. MS Project обеспечивает только функциональные возможности задержки. Это не является проблемой, так как отрицательное значение в задержке эквивалентно опережению.

Выравнивание ресурсов предназначено для устранения перекрытия ресурсов в задачах. Это проделывается вручную руководителем проекта или автоматически — MS Project. Когда организатор проекта пытается вручную выравнивать ресурсы, легче увидеть перекрытия на более детальном плане проекта. В этом случае разумно изменить временную шкалу.

Перед проведением автоматического выравнивания следует попробовать выполнить ручное выравнивание. Попытайтесь устранить перекрытия ресурсов следующим образом:

• задержать старт задачи, вводя задержку;

• увеличить максимальное количество единиц доступного ресурса;

• назначить задаче различные ресурсы;

• изменить отношения между задачами;

• задать сверхурочное время;

• продлить рабочие часы.

Прежде чем начать исследование конкретных перекрытий, надо иметь подходящую временную шкалу диаграммы Ганта. Разрешение перекрытий — выбор руководителя проекта. MS Project не может принимать это решение за вас. MS Project проделывает автоматическое выравнивание, задерживая начало задач, пока ресурсы не освободятся (меню Сервис, команда Выравнивание загрузки ресурсов). MS Project просматривает каждый перекрывающийся ресурс по очереди и ищет задачи, которые он может задержать для исключения перекрытия. MS Project не может задерживать задачу, если задача удовлетворяет одному из следующих условий:

• должна начинаться;

• должна завершиться;

• запаздывает на максимально допустимое время;

• имеет приоритет - не выравнивать.

Задача не может быть отсрочена, если была введена действительная дата начала, если только задача не была уже перепланирована. Для каждой потенциальной задачи MS Project рассматривает:

• отношения;

• резерв времени;

• дату начала;

• приоритет:

• ограничения задачи.

Для того, чтобы решить, какую из нескольких задач задерживать, MS Project использует следующий порядок задержки (стандартное выравнивание):

• самый большой резерв времени;

• самый высокий приоритет;

• самый высокий ID.

Автоматическое выравнивание делается MS Project на основании доступности ресурсов. Если в проекте есть ограничения, это повлияет на то, как MS Project выравнивает перекрытия. Если для задач установлены приоритеты, это также влияет на то, как MS Project выравнивает перекрытия.

Задание

1. Назначить ресурс:

· с помощью меню - выбрать задачу Расчистка территории / Tools (Сервис) / Assign Resources(Назначить ресурсы) / в Assign Resources(Назначение ресурсов) в первой ячейке напечатать «Бульдозер» / Enter / выбрать «Бульдозер»/ Assign(Назначить) / Close(Закрыть). Ресурс «Бульдозер» теперь назначен на задачу Расчистка территории.

· с помощью окна информации о задаче - выбрать задачу Грубое профилирование / сделать двойной щелчок по этой задаче, чтобы вывести окно информации о задаче / Resources(Ресурсы) / выбрать первую ячейку и напечатать «Водитель бульдозера» / ОК. Водитель бульдозера теперь назначен на задачу Грубое профилирование.

· с помощью кнопки назначения ресурсов на панели инструментов «Стандартная» - выбрать задачу Заказ на изготовление ворот / нажать кнопку назначения ресурсов на панели инструментов «Стандартная» / добавить «Иванов» / Enter/ выбрать ресурс «Иванов»/ Assign(Назначить) / Close(Закрыть). Иванов теперь назначен на задачу Заказ на изготовление ворот.

· используя вид Task Form(форма задачи) - Window (Окно) / Split(Разделить) для получения комбинации видов / поместить курсор в нижнее окно Task Form(Форма задачи) / Format(Формат) / Details(Подробности) / Resources & Predecessors(Ресурсы и предшественники) нажатием кнопок Previous(предыдущая) или Next (последующая) в нижнем окне найдите задачу Доставка ворот / в нижнем окне выбрать пространство непосредственно под заголовком столбца Resource Name(Название ресурса) / появляется кнопка со стрелкой развертки списка / нажать на нее и выбрать «Иванов» / ОК.Иванов теперь назначен на задачу Доставка ворот.

2. Назначать более одного ресурса, используя кнопку назначения ресурсов: выбрать задачу Установка ворот / нажать кнопку назначения ресурсов из панели инструментов «Стандартная» / добавить «Водитель Иванов»в следующую пустую ячейку / выбрать «Иванов»и «Водитель Иванов» / Assign(Назначить) / Close(Закрыть). Иванов и Водитель Иванов теперь назначены на задачу Установка ворот.

3. Когда ресурс имеет перекрытия, он изображается красным на листе ресурсов, диаграмме ресурсов и видах использования ресурсов. Диаграмма ресурса показывает число единиц ресурсов, которые перекрываются, но пользователь может изменить диаграмму на ряд других видов, используя команду Details (Подробности) меню Format (Формат). Идентифицируйте ресурс с перекрытием используя диаграмму Ганта и установите такие зависимости между задачами, чтобы задачи Доставка ворот и Установка ворот выполнялись непосредственно после завершения задачи Заказ на изготовление ворот: View (Вид) / Resource Sheet(Лист ресурсов) (обратите внимание, что некоторые ресурсы появляются в красном цвете) / View (Вид) / Resource Graph(График ресурсов) / используйте горизонтальную полосу прокрутки слева для нахождения ресурса Иванов, который будет подсвечен красным / используйте горизонтальную полосу прокрутки справа, чтобы прокрутить недели до конца графика (обратите внимание на количество перекрытия) / Format(Формат) / Подробности | Пиковые единицы.Красным цветом показано перекрытие для ресурса Иванов.

4. Модифицируйте рабочие единицы ресурса используя диаграмму Ганта: измените значение длительности для задач Заказ на изготовление ворот, Доставка вороти Установка воротна 2 недели и уберите назначение ресурсов на эти задачи / выбрать задачу Заказ на изготовление ворот/ нажать кнопку назначения ресурсов / ввести «Петров»в первую ячейку / Assign(Назначить) / выбрать задачу Доставка ворот(обратите внимание, что окно назначения ресурсов остается открытым) / выбрать «Петров» и ввести 500% в ячейку столбца Units(Единицы) / Assign(Назначить) или Enter/ закрыть окно назначения ресурсов / выбрать задачу Установка ворот / в Task Information(Сведения о задаче) на вкладке Ресурсыдобавить «Федоров»в столбце для названия ресурса и 50% в столбце Units(Единицы) / Assign(Назначить) / Close(Закрыть). Обратите внимание на часы работы, связанные с задачами Заказ на изготовление ворот, Доставка воротиУстановка ворот)/ выбрать задачу Заказ на изготовление ворот / посредством диалогового окна Task Information(Сведения о задаче) на вкладке Ресурсыизменить значение в столбце Units(Единицы) на 50% (обратите внимание на изменение в продолжительности задачи) / выбрать задачу Доставка ворот/ посредством диалогового окна Task Information(Сведения о задаче) на вкладке Ресурсыизменить значение в столбце Units(Единицы) на 100% (обратите внимание на изменение в продолжительности задачи).

5. Назначьте стоимости на ресурсы: View(Вид) / Resource Sheet(Лист ресурсов) / в столбце Standard Rate(Стандартная ставка) ввести почасовые расценки для следующих ресурсов: бульдозер — 300 р./ч; водитель бульдозера — 30 р./ч; . Иванов — 250 р./ч; водитель Иванов — 25 р./ч; Петров — 20 р./ч; Федоров — 20 р./ч. / Добавить ресурс Бригадаи установить для него — 200 р./ч. / посредством диаграммы Ганта назначить ресурс Бригадазадачам Очистка землии Заключительное профилирование / Project(Проект) / Project Information(Сведения о проекте) / Statistics(Статистика) (обратите внимание на информацию в столбце Cost(Затраты)) / Close (Закрыть) / View (Вид) / Table (Таблица) / Cost (Затраты). Затраты могут быть назначены на ресурс, так что эта информация может использоваться для оценки общей стоимости проекта и отслеживания финансовых затрат на проект по мере его выполнения.

6. Модифицируйте календарь, чтобы показать свободное время для одного ресурса: выбрать задачи Очистка земли и Заключительное профилирование(обратите внимание на конечные даты задач) / Tools (Сервис) / Change Working time (Изменить рабочее время) / выбрать в поле со списком For: (Для:) = Бригада / установить дополнительные нерабочие дни в интервалах выполнения задач Очистка земли и Заключительное профилирование / ОК / сохранить изменения в файле проекта Football (обратите внимание на изменение в конечных датах для этих двух задач).

7. Как манипулировать несколькими ресурсами:

· В меню File (Файл) / Создать и щелкнуть по гиперссылке Пустой проект / View (Вид) / Resource Sheet (Лист ресурсов) / добавить строки ресурсов Иванов, Бульдозер, Оператор, каждый со значением в столбце Max. Units (Макс. Единиц) 500 % / View (Вид) / Gantt Chart (Диаграмма Ганта) / Window (Окно) / Split (Разделить) / Format (Формат) / Time scale (Шкала времени) / отобразить шкалу времени в днях / создать Задачу 1 с продолжительностью 2 недели / Enter / выбрать Задачу 1 / нажать на кнопку назначения ресурса, чтобы отобразить диалоговое окно назначения ресурсов / выбрать «Иванов» из столбца названий / Assign (Назначить) / закрыть диалоговое окно (обратите внимание, что Иванов имеет 80 часов работы, чтобы удовлетворить продолжительности работ в 2 недели. Мы думаем, что это слишком долго и хотим окончить скорее, так что будем использовать два Иванова) / в окне формы задачи (Task Form) изменить доступность Иванова на 200 % / ОК (обратите внимание, что новая продолжительность — 1 неделя и 80 часов работы Иванова обеспечивают эту продолжительность / создать Задачу 2 с продолжительностью 2 недели / выбрать Задачу 2 / Tools (Сервис) / Assign Resources (Назначить ресурсы) / добавить «Бульдозер» (100 %) и «Оператор» (100 %) / закрыть окно (обратите внимание, что Оператор и Бульдозер обеспечивают продолжительность в 2 недели) / в окне формы задачи (нижняя часть экрана) изменить параметры Бульдозера на 200 % (обратите внимание, что теперь оператор является определяющим ресурсом) / чтобы это ясно зафиксировать, применить вид Resource Usage(Использование ресурсов) к нижней части экрана / чтобы вернуться к виду по умолчанию, выполнить команду Views| More Views | Task Form(Вид | Другие представления | Форма задач) / Apply(Применить) / изменить параметры Операторана 200% / ОК / Продолжительность Задачи 2— 1 неделя, поскольку Оператори Бульдозероба являются определяющими ресурсами / в форме задачи в нижнем окне снять флажок Effort(Фикс, объем работ) / ОК / все еще обращаясь к Задаче2, добавить «Диспетчер», 50 %, в форме задачи (нижняя часть экрана) / ОК (отметьте длительности, обратите внимание, что Оператори Бульдозервсе еще определяют продолжительность Задачи 2) / сохранить рабочий проект в файле проекта Проект 10(Файл/ Сохранить как).

· Как манипулировать несколькими ресурсами — File(Файл) / Создать/ Пустой проект / разделить экран / создать задачу продолжительностью 2н(2 недели) под названием «Покраска ограждений» / в форме задачи назначить ресурс «Маляр»/ ОК / мы должны завершить эту задачу как можно быстрее, так что назначим второго маляра - изменить количество ресурса (единицы) на 200% / ОК (что случилось с продолжительностью и почему?) / создать задачу продолжительностью 2 недели под названием «Покраска вторых ограждений»/ вформе задачи в нижнем окне снять флажок Effort(Фикс, объем работ) / ОК / назначить «Маляра Петрова» / ОК снова мы должны завершить эту работу скорее - назначить «Маляра Федорова»/ ОК / работа удвоилась, вместо того чтобы уменьшить в два раза продолжительность, поэтому мы должны количество работы в задаче разделить на два - перейти в верхнее окно - View| Table | Work(Вид | Таблица | Трудозатраты) / разделить на два Work (трудозатраты) задачи / Enter/ сохранить рабочий проект в файле проекта Проект 11(команда Файл/ Сохранить как).

8. Оптимизация рабочего графика проекта осуществляется следующими методами:

· установление задач для параллельного выполнения - открыть файл проекта Football / проверить текущую дачу окончания / посредством диаграммы Ганта установить задачи Доставка ворот, Установка вороти Грубое профилированиев качестве преемников для задачи Заказ на изготовление ворот/ посредством диаграммы Ганта установить задачу Заключительное профилированиев качестве преемника для задач Доставка ворот, Установка вороти Грубое профилирование/ посредством диаграммы Ганта установить задачу Сдача готового объекта в эксплуатациюв качестве преемника для задачи Заключительное профилирование/ проверить текущую дату окончания / чтобы представить эффект более наглядно, разбить окно на два и вывести в нижней части вид PERT Chart(Сетевой график).

· добавление ресурса для уменьшения времени, требующегося для выполнения задачи - проверить текущую дату окончания проекта / назначить ресурс «Бригада» к задаче Заключительное профилирование с 2единицами (200 %) вместо 1 единицы (100 %) / проверить текущую дату окончания проекта.

· установление перекрывающейся задержки между задачами - View (Вид) / PERT Chart (Сетевой график) / двойной щелчок по линии, соединяющей задачи Заказ на изготовление ворот и Доставка ворот / ввести значение задержки «-3д» / ОК (обратите внимание на изменение начальной даты в задаче Доставка ворот) / View (Вид) / Gantt Chart (Диаграмма Ганта) / прокрутить экран к задачам Заказ на изготовление ворот, Доставка ворот и обратить внимание на перекрывание полос задач.

9. В целях выравнивания ресурсов можно использовать команду Time scale (Шкала времени): View (Вид) / Gantt Chart (Диаграмма Ганта) Format (Формат) / Time scale (Шкала времени) / на вкладке Нижний уровеньвыбрать Единицы= Дни, Интервал= 1 / на вкладке Средний уровеньвыбрать Единицы= Недели, Интервал= 1 / ОК.

10. Добавьте панель инструментов Resource management (Управление ресурсами): View(Вид) / Toolbars(Панели инструментов) / выбрать панель инструментов управления ресурсами (Resource management)- посмотрите на новую панель инструментов в верхней части вашего экрана.

11. Пользователь может использовать объединенное представление, чтобы видеть, какие задачи являются перекрывающимися и какой ресурс является перекрывающимся. Нижнее окно покажет диаграмму ресурсов. Используйте кнопку перемещения к перекрытию: прокрутите экран влево, чтобы отобразить начальную задачу / выбрать первую задачу / Window (Окно) / режим разделения / нижнее окно / View(Вид) / Resource Graph(График ресурсов) / Format (Формат) / Details| Peak Units(Подробности | Пиковые единицы) / перейти в верхнее окно к диаграмме Ганта / Go to Overallocation(Перейти к следующему превышению доступности) / повторить.

12. Ликвидируйте перекрытие: перейти на задачу Заключительное профилирование(первое перекрытие) / выбрать нижнее окно / нажать на кнопку информации (Сведенияо ресурсе)(появляется окно информации о ресурсе Бригада) / ввести для ресурса БригадаMax. Units = 200 % / ОК.

13. Если есть ещё перекрытие, то его можно ликвидировать следующим способом: перейти в верхнее окно к диаграмме Ганта / View(Вид) / Tables| More Tables(Таблица | Другие таблицы) / Delay (Задержка) / Apply(Применить) / ввести значение в поле Выравнивающая задержка для выбранной задачи (обратите внимание, что перекрытие устранено) / Go to Оverallocation (перейти к следующему превышению доступности) / повторить.

14. Найдите задачи ландшафтной бригады:

· выбрать верхнее окно / View (Вид) / Resource Sheet (Лист ресурсов) / выбрать нижнее окно / View (Вид) / More views | Resource Form (Другие представления | Форма ресурса) / Apply (Применить) / выбрать в верхнем окне «Бригада».

· выбрать верхнее окно / View (Вид) / Resource Usage (Использование ресурсов) / выбрать нижнее окно / View (Вид) / Gantt Chart (Диаграмма Ганта) / выбрать в верхнем окне «Бригада» (задачи ландшафтной бригады отображаются в нижнем окне) / прокрутите временную шкалу, чтобы отобразить задачи / закрыть с сохранением изменений файл проекта Football.

15. Автоматически выравниваем перекрывающиеся ресурсы: создать новый проект / создать 4 задачи: А, В, С и D, с трудозатратами в 1 день каждая / выделить все 4 задачи / нажать кнопку назначения ресурса и назначить «Петров» / разделить окно, выбрать нижнее окно / View (Вид) / Resource Graph (График ресурсов) / Tools (Сервис) / Resource Leveling (Выравнивание загрузки ресурсов) / Level now (Выровнять) / Entire pool (Выравнивание всего пула).

16. Произведите автоматическое выравнивание с использованием установок приоритетов: Tools(Сервис) / Resource Leveling(Выравнивание загрузки ресурсов) / Clear Leveling(Очистить выравнивание) / выбрать Очистка выравнивания для всего проекта /Tools(Сервис) / Resource Leveling(Выравнивание загрузки ресурсов) / Leveling Order(Порядок выравнивания) Priority, Standard(Приоритет, Стандартный) / ОК / выбрать задачу D, нажать на значок информации о задаче / выбрать вкладку General(Общие) / Priority(Приоритет) = 550 / ОК /Tools(Сервис) / Resource Leveling(Выравнивание загрузки ресурсов) / Level now(Выровнять) / Сохранить рабочий файл проекта с именем Проект 12.

Контрольные вопросы

1. уметь назначать ресурсы задачам;

2. быть в состоянии идентифицировать перекрытия;

3. знать, как модифицировать рабочие единицы ресурса;

4. уметь назначать стоимости ресурса;

5. уметь модифицировать календарь ресурса;

6. уметь оптимизировать график, удаляя искусственные зависимости и назначая большее количество ресурсов или добавляя опережение;

7. уметь находить перекрывающиеся ресурсы;

8. уметь запускать автоматическое устранение перекрывающихся ресурсов.

Лабораторная работа № 5 Использование базового плана. Обновление. Управление несколькими проектами. Использование отчетов

Цель работы:

• знать различие между опорным (базовым) графиком, текущим и фактическим, уметь сохранять опорный (базовый) график;

• уметь отслеживать продвижение плана;

• знать применение пула ресурсов для управления несколькими проектами и способ объединения ряда проектов в один файл MS Project;

• уметь создавать и печатать разнообразные отчеты.

Теоретический материал

После завершения планирования MS Project может сохранить копии дат начала и окончания каждой задачи. Это называется опорным графиком (baseline). Опорный график используется для сравнения движения проекта относительно исходного плана. Опорный график (базовый план) представляет собой запись первоначально запланированных дат, продолжительности работ и затрат задач. Опорный график устанавливается только тогда, когда пользователь уверен, что план был разработан до точки, где он может отслеживаться и модифицироваться по мере необходимости. Опорный график можно устанавливать более одного раза, если график слишком сильно отклоняется от плана или если был определен ряд дополнительных задач.

MS Project обеспечивает запись информации опорного графика, плановой (текущей) информации и информации в процессе выполнения (фактической). Есть три набора дат, идентифицируемых MS Project при использовании опорного графика:

• текущие даты (заложенные в рабочий график даты начала и окончания каждой задачи; они могут изменяться с каждой поправкой, которую вы делаете к плану);

• опорный график (исходные даты начала и окончания каждой задачи, которые сохранены в опорном графике);

• фактические даты (даты начала выполняемых задач или даты начала и окончания завершенных задач).

Обновление для отражения фактического выполнения проекта показывает, как отслеживать проект, используя состояние каждой задачи.

Панель инструментов Tracking(Отслеживание) — удобный инструмент при прослеживании исполнения плана. Есть два подхода к контролю состояния проекта в процессе его выполнения:

• обновление на основе подхода задача-за-задачей с использованием состояния задач;

• обновление на основе подхода ресурс-за-ресурсом с использованием ресурсов работы.

В MS Project может использоваться любой из них, хотя обновления на основе состояния задачи — намного проще, так как MS Project обеспечивает для этого ряд инструментальных средств. Независимо от того, какой метод используется, требуется некоторая система администрирования проекта, чтобы собирать необходимые данные.

Информация о состоянии, в которой вы нуждаетесь в каждое время обновления, включает:

• даты фактического запуска каждой задачи или ее завершения,

• как долго задача выполнялась,

• какой объем работ осталось выполнить для завершения на момент вашей проверки состояния.

Вы можете обновить все даты вручную или позволить MS Project автоматически обновить их для вас. Чтобы обновить вручную, необходимо использовать соответствующий вид — диаграмму Ганта с таблицей отслеживания. Пользователь может обновить план проекта непосредственно на диаграмме Ганта, используя курсор. Курсор изменяет форму в зависимости от того, где он находится на полосах задач в календарном разделе диаграммы Ганга. При попытке обновить проект, используя только курсор, можно столкнуться с некоторыми трудностями. При использовании таблицы отслеживания для обновления проекта пользователь может изменять продолжительности задач и начальные даты, вставляя требуемые данные в таблицу.

ВMS Project пользователь может обновить состояние проекта автоматически. При этом пользователь имеет выбор: обновлять весь проект или обновлять только выбранные задачи.

При наличии ограниченного количества ресурсов и ряда проектов, над которыми они работают, можно создать центральный пул и брать ресурсы из него. Команда Share Resources(Общие ресурсы) меню Tools(Сервис) позволяет брать ресурсы из другого файла MS Project. Это один метод отслеживания, как ваши ресурсы перекрываются из-за того, что они работают в ряде проектов одновременно. Этот метод также позволяет разрешать проблему перекрытий.

Может потребоваться объединить ряд проектов в одном файле MS Project. Можно просматривать вместе любые проекты, без создания связи между ними. Откройте каждый проект отдельно и используйте команду Упорядочить всеменю Window(Окно), чтобы объединить виды. Это можно использовать для печати отчетов из более чем одного проекта.

Концепция связывания субпроектов почти идентична концепции структурирования. Вместо составной задачи при структурировании здесь такой задачей является отдельный внешний проект. Начальные и конечные даты этой задачи-субпроекта устанавливаются внешним проектом. Это дает возможность иметь много субпроектов и сводить их в один или более составных проектов. Можно разрабатывать свои проекты в этом формате с самого начала или, что более обычно, обнаружив, что проект становится слишком большим для управления, можно произвести его разделение в процессе выполнения. Используйте этот метод, чтобы установить шаблоны проектов.

MS Project имеет ряд встроенных отформатированных отчетов, которые будут печатать определенную информацию в табличном формате. Каждый отчет дает только определенную информацию, которая может быть использована в некоторый момент в проекте для отчета по определенным темам. Можно создавать собственные отчеты, используя функции настройки отчетов или применяя команду фильтрации, чтобы изменить информацию, выводимую на экран.

Задание

1. Установите опорный график для файла в MS Project: открыть файл проекта Football / Tools(Сервис) / Tracking (Отслеживание) / Save Baseline (Сохранить базовый план) / for Entire project(для всего проекта) / ОК / Project(Проект) / Project Information(Сведения о проекте) / Statistics(Статистика).

2. Как добавить панель инструментов отслеживания и установить текущую дату: View (Вид) / диаграмма Ганта / выбрать из контекстного меню панели инструментов Tracking (Отслеживание) / Project (Проект) / Project Information (Сведения о проекте) / установить текущую дату = 1 июля 2009 / ОК.

3. Как использовать мышь и курсор, чтобы обновить состояние проекта (Информация состояния проекта для обновления на 1 июля: задача Получение запланированных разрешений завершена, задача Расчистка территории завершена и закончена на 2 дня раньше, задача Очистка земли сделана наполовину): указать курсором на левую вертикальную границу полосы задачи Получение запланированных разрешений (курсор изменяется на %) и тащить его вправо до состояния завершенности задачи / указать курсором на правую вертикальную границу полосы задачи Расчистка территории (курсор изменяется на вертикальную черту) и тащить его влево приблизительно на 2дня (увеличить масштаб в случае необходимости) / указать курсором на левую вертикальную границу полосы задачи Расчистка территории и тащить его вправо до состояния завершенности задачи / указать курсором на левую вертикальную границу полосы задачи Очистка земли и тащить его вправо до половины срока окончания / View (Вид) / Tracking Gantt(Диаграмма Ганта с отслеживанием).

4. Как использовать таблицу отслеживания для модификации состояния проекта (Информация состояния проекта для обновления на 3 августа: задача Очистка землизавершилась через 6 недель, задачи Заказ ворот, Доставка ворот, установка ворот, Грубое профилированиеимеют свои фактические длительности, задача Заключительное профилированиеначалась 1 августа): установить текущую дату = 3 августа 2009 / View(Вид) / More views | Task sheet(Другие представления | Лист задач) / Apply(Применить) / View(Вид) / Table | Tracking(Таблица | Отслеживание) / ввести фактические продолжительности задач: Очистка земли — 30д, Заказ ворот — 14д, Доставка ворот — 6д, Установка ворот — 5д, Грубое профилирование— 9д (обратите внимание, что обновляются и другие значения столбца) / установить для задачи Заключительное профилированиефактическое начало 1 августа / View(Вид) / диаграмма Ганта.

5. Как автоматически обновить состояние проекта (Информация состояния проекта для обновления на 30 августа: все задачи проекта до задачи Заключительное профилированиезакончены по графику, задача Заключительное профилированиевсе еще имеет проблемы, проект теперь серьезно отстает от графика и мы должны предпринять некоторое корректирующее действие): набрать текущую дату = 30 августа 2009/ выбрать все задачи проекта до задачи Заключительное профилирование / Tools(Сервис) / Tracking(Отслеживание) / Update Project(Обновить проект) / установить For: Selected Tasks(Для выбранных задач) / ОК/ выбрать задачу Заключительное профилирование / Tools(Сервис) / Tracking(Отслеживание) / Update Tasks(Обновить задачи) / ввести в поля Actual dur= 3d (Фактическая длительность = 3д), Remaining dur= 5d (Оставшаяся длительность = 5д) / закрыть файл Footballс сохранением изменений.

6. Как устанавливать пул ресурсов для использования в более чем одном проекте: создать новый проект / View(Вид) / Resource Sheet(Лист ресурсов) / ввести Антон, Игорь, Ольга, Ирина / Tools(Сервис) / Выравнивание загрузки ресурсов /Вычисления для выравнивания выполнять вручную/ ОК/ File(Файл) / Save As(Сохранить как), имя файла — Resource /создать новый проект / создать задачи 1, 2, 3 / Tools(Сервис) / Общие ресурсы | Доступ к ресурсам /Use Resources from Resources project(Использование ресурсов из Resource) / ОК/ назначить Антона на задачу 1, Игоря - на задачу 2, Ольгу - на задачу 3 / File(Файл) / Save As (Сохранить как), имя файла - Проект А/ создать новый проект / создать задачу А, задачу В, задачу С / Tools(Сервис) / Общие ресурсы | Доступ к ресурсам / Use Resources from Resources project(Использование ресурсов из Resource) / ОК/ назначить Игоря на задачу А, Ольгу - на задачу В, Ирину - на задачу С / File(Файл) / Save As (Сохранить как), имя файла — Проект В / Window(Окно) / файл проекта Resource / View| Resource Sheet(Вид | Лист ресурсов) (обратите внимание на перекрывающиеся ресурсы, обозначенные красным) / Window(Окно) / Split(Разбить) / выбрать перекрывающийся ресурс, форма ресурса отображается в нижней части экрана.

7. Как разместить более одного проекта в новом файле MS Project: открыть ПроектА и Проект В, для которых будет формироваться отчет / Window(Окно) / New(Новое окно) / выбрать требуемые проекты / ОК /Сохранить результат объединения проектов в файле Projectl3.

8. Как добавлять субпроекты к файлу MS Project: открыть проект Footbaal /выбрать детализированные задачи в Этапе 1 / нажать кнопку Cut(Вырезать задачу) для удаления законченных задач / нажать на кнопку New file(Создать) / нажать на кнопку Paste(Вставить) / File(Файл) / Save As(Сохранить как), имя файла = Phase 1 /Window(Окно) / файл Football/ удалить строку «Этап 1» / Insert | Project(Вставка | Проект) / выбрать файл Phase 1и вставить проект / сдвинуть задачу Phase 1на один уровень выше (кнопка на панели инструментов) / изменить продолжительность задач в проекте Phase 1и просмотреть изменение продолжительности соответствующих задач в проекте Football.

9. Как открывать и просматривать каждый отчет с помощью функции Reports (Отчеты): View (Вид) / Reports(Отчеты) - имеется шесть групп встроенных отчетов, просмотрите отчет по затратам, характеризующий бюджет проекта Football.

Контрольные вопросы

1. Поясните разницу между базовым, текущим и фактическим графиками.

2. Назовите способы отслеживания продвижения плана.

3. Понятие и назначение пула ресурсов.

4. С какой целью объединяют ряд проектов в один файл MS Project?

5. Какие группы отчетов предлагает функция Reports (Отчеты)?