Лабораторная работа № 3 Календари. Структурирование задач. Представления для печати

Цель работы:

• знать, как модифицировать стандартный календарь;

• знать, как установить стандартный календарь в качестве календаря проекта;

• уметь структурировать проект, чтобы включить составные уровни;

• уметь рассматривать проект или на составном уровне, или на уровне подзадачи (детализированная задача);

• уметь задавать информацию, которая будет напечатана на диаграмме Ганта;

• уметь создавать новую таблицу.

Теоретический материал

Календари используются планировщиком, чтобы отобразить продолжительности задач и проекта на множестве реальных дат. Календарь позволяет задать учет планировщиком общегосударственных праздников, праздников компании, выходных и рабочих часов. MS Project предоставляет Стандартный календарь, который может быть модифицирован под нужды пользователя.

Календари проектов могут использоваться, чтобы отразить информацию, связанную с конкретным проектом, такую, как рабочие часы или нерабочие дни. Рабочие часы используются планировщиком для определения, сколько часов работы доступны каждый день для завершения количества работы, которое было вычислено для каждой задачи.

MS Project установлена 40-часовая рабочая неделя: субботы и воскресенья считаются нерабочими днями. Общегосударственные и прочие праздники в MS Project не введены.

Структурирование задач позволяет рассматривать проект на микро- и макроуровнях детальности. Составные или укрупненные задачи служат для разбиения проекта на разделы, которые могут использоваться для доведения до руководства информации более высокого уровня. Продолжительность составной задачи никогда не задается, поскольку продолжительности всех детализированных задач ниже составной суммируются в ее продолжительность. В нашем проекте идентифицируются 3 этапа:

• Этап 1. Земляные работы (расчистка территории, очистка земли).

• Этап 2. Ворота (заказ на изготовление ворот, доставка ворот, установка ворот).

• Этап 3. Ландшафтное профилирование (грубое профилирование, заключительное профилирование).

Затем они вставляются как укрупненные задачи (другое название составных задач) в наш проект. Составная задача не существует как определенная задача. Это способ обобщения информации о детализированных задачах, расположенных ниже нее. Пользователь может управлять информацией, выведенной на экран дисплея компьютера, свертывая некоторые или все подзадачи, или детализированные задачи в пределах итоговых задач. Это делается посредством маленьких значков рядом с названием составных задач, содержащих (-) или (+) на них.

Такие задачи, как совещания (планерки) или подготовка регулярных отчетов по состоянию дел, происходят в одно и то же время каждую неделю или месяц и могут быть вставлены в план с помощью команды Recurring Task (Повторяющаяся задача). Эти задачи могут модифицироваться или отслеживаться так же, как и обычные задачи.

Представления для печати позволяют форматировать диаграмму Ганта, чтобы включать определенную информацию, которая будет напечатана на ней, а также позволяют создавать новые таблицы, которые могут быть распечатаны пользователем. MS Project обеспечивает два режима печати: печать видов и печать отчетов. Для каждого вида и отчета можно задавать колонтитулы, поля, шрифты, цвета и т. д. Первоначально можно использовать значения по умолчанию.

Когда печатается файл проекта, будет выведена только та информация, которую вы задали. Если перетащить правую границу календарной секции диаграммы Ганга к правому краю экрана, будет напечатана только таблица диаграммы Ганта. Если нужно распечатать план проекта, чтобы позволить другим ознакомиться с ним, то можно будет напечатать эту информацию двумя различными способами. Сначала печатается диаграмма Ганта, а затем список задач с датами их начала и окончания.

Функция предварительного просмотра позволяет видеть на экране то, что будет напечатано, до посылки его на принтер и чтобы проверить, сколько получится страниц. Функциональные возможности операции печати позволяют печатать информацию, попадающую в диапазон между заданными датами. Иногда пользователь желает видеть больше или меньше подробностей при печати диаграммы Ганта. Изменение масштаба времени — средство для отражения уровня требуемых подробностей.

Задание

1. Добавить праздничные дни к стандартному календарю: Tools(Сервис) / Change Working time(Изменить рабочее время) / используя вертикальную полосу прокрутки календаря, переместиться до мая 2009 года / щелкнуть по 1 мая / под заголовком Set selected date(s) to(Установить для выбранных дат) отметить Non-working Time(Нерабочее время) / повторить процедуру для всех общегосударственных праздников в течение текущего года (Новый год, Рождество и т. д.) / ОК;

2. Создавать новый календарь проекта, используя стандартный календарь: Tools(Сервис) / Change Working time(Изменить рабочее время) / в верхнем поле со списком выбрать Standard (Project Calendar)(Стандартный (календарь проекта) / щелкнуть по кнопке Создать / выбрать создание нового базового календаря и назвать его «Football»/ ОК/ выбрать от «Пн» до «Чт» в строке заголовков дней недели при нажатой Shift (таким образом выбирается каждый понедельник, вторник, среда и четверг в календаре) / заменить часы окончания работы (Столбец То: (По:))на «19:00» / щелкнуть по «Пт» в строке заголовков дней недели и установить переключатель в Non-working Time(Нерабочее Время) / ОК. Для рассматриваемого проекта мы получаем 4-дневную неделю и 10-часовой рабочий день. Мы устанавливаем завершение рабочего дня ежедневно с понедельника до четверга в 19:00 и определяем пятницы нерабочими днями.

3. Если не установить календарь проекта, проект будет по умолчанию всегда использовать стандартный календарь. Создав новый календарь, необходимо задать для проекта использование этого календаря. Проверить, что проект использует соответствующий календарь: Project(Проект) / Project Information(Сведения о проекте) / Calendar(Календарь) / Football /ОК.

4. Вставить составные или укрупненные задачи: выбрать задачу Расчистка территории / Insert(Вставка) / New Task(Новая задача) / набрать имя новой задачи «Этап 1: Земляные работы» / выбрать задачу Расчистка территории / щелкнуть по кнопке сдвига вправо (На уровень ниже)на панели инструментов «Форматирование»; выбрать задачу Очистка земли и щелкнуть по кнопке сдвига вправо . Повторить для «Этап 2: Ворота» до задачи Установка ворот.Повторить для «Этап 3: Ландшафтное профилирование» до задачи Заключительное профилирование. Удалить последнюю контрольною точку из Этапа 3, сдвинув задачу Сдача готового объектав эксплуатациювправо. Проверить выравнивание задач 1, 2, 3, 6, 10, 13 – они должны быть на одном уровне. Если это не так – воспользуйтесь кнопками и на панели Форматирование.

5. Скрыть или показать детализированные задачи: выделить все задачи / нажать на кнопку скрытия подзадач на панели инструментов «Форматирование» / выбрать задачу Этап I / нажать на кнопку показа подзадач на панели инструментов «Форматирование». Чтобы показать всеподзадачи, необходимо выделить все задачи и нажать на кнопку показа подзадач на панели инструментов «Форматирование». Чтобы скрыть или показать подзадачи, нажать на квадратик рядом с названием составной задачи: либо .

6. Ввести повторяющуюся задачу: выбрать задачу Этап 1: Земляные работы /Insert(Вставка) / Recurring Task(Повторяющаяся задача) / ввести название новой задачи «Планерка»/ ввести ее продолжительность 2ч. / выбрать в области Recurrence pattern(шаблон повтора) Monthly(Ежемесячно) «First»(Первый) «Monday»(понедельник) «of every month»(каждого месяца) / вставить начальную дату (Start date = 13 апреля 2009)и обратить внимание на число вхождений новой задачи / ОК / обратить внимание на предупреждающее сообщение, которое появляется на экране и выбрать соответствующий ответ.

7. Сдвиг всех составных задач под составную задачу, которая будет представлять весь проект, MS Project может сделать автоматически. Составная задача проекта может быть скопирована и вставлена в другой файл с другими проектами. Показать составную задачу всего проекта: Tools (Сервис) / Options(Параметры) / View(Вид) / Project Summary task (Показывать суммарную задачу проекта) / ОК.

8. Иногда удобно показывать многоуровневую нумерацию для вашего списка задач. В MS Project она может быть вставлена автоматически. Показать многоуровневую нумерацию задач на плане MS Project: Tools (Сервис) / Options (Параметры) / View (Вид) / Show Outline Number(Показывать номера задач) / ОК. Перед вами представлена WBS(структура распределения работ).

9. Удобно иметь возможность изменять ширину столбца либо когда текст обрезан, либо когда столбец слишком узок для выводимых чисел, и в ячейке появляются символы #####. Измените ширину столбца на диаграмме Ганта следующими способами:

· нажать кнопку мыши на правой вертикальной линии заголовка столбца Task Name (Название задачи) и, не отпуская кнопки, переместить ее;

· выполнить двойной щелчок на правой вертикальной линии заголовка столбца Task Name (Название задачи) и ширина автоматически подстроится для оптимального вывода;

10. Для данной диаграммы Ганта можно напечатать однустраницу с кратким обзором проекта и показать на ней три столбца данных: IDзадач, названия задач и их продолжительность. Не будем печатать легенду. Изменить вывод информации на экран для того чтобы увидеть, что будет напечатано: изменить изображение на экране так, чтобы выводился столбец Duration (Длительность) / Print Preview (Предварительный просмотр) (обратить внимание, что курсор изменяет свой вид на изображение лупы) / нажать кнопку мыши, чтобы просмотреть выводимое изображение более подробно.

11. Для данной диаграммы Ганта можно вывести на печать несколько страниц, показывая проект с ежедневным масштабом времени. Следует показать три столбца данных задач: ID, название задачи и продолжительность. Легенду можно не печатать. Изменить временной масштаб, используемый при просмотре или печати диаграммы Ганта: модифицировать изображение на экране, чтобы был виден столбец Duration (Длительность) / Format (Формат) / Time scale (Шкала времени) / на вкладке Нижний уровень выбрать Единицы = часы, Интервал = 6 / на вкладке Средний уровень выбрать Единицы = дни, Интервал = 1 / ОК / Print Preview (Предварительный просмотр) / нажать кнопку Page Setup (Параметры страницы) / на вкладке Legend (Легенда) / Legend on = None (Легенда = Нет) / ОК.

12. Пользователь может захотеть создать таблицу, которая показывает определенную информацию из базы данных. Таблицы можно создавать или модифицировать, чтобы удовлетворить требования пользователя. Прежде чем напечатать таблицу дат, надо модифицировать ее структуру. Создадим новую таблицу, удовлетворяющую нашим требованиям. Информация, которая требуется, аналогична информации в таблице вида Task Sheet (Лист задач), однако нам не нужны детали ресурсов. Создать новую таблицу в файле MS Project: View (Вид) / Table (Таблица) / More tables (Другие таблицы) / Entry (Ввод) / нажать кнопку Сору (Копировать) и изменить имя таблицы на Task & List (Задача и список) / в столбце Field Name (Имя поля) выбрать строку, содержащую Name (Название), в которой выбрать ячейку в столбце Title (Заголовок) / изменить Task Name (Название задачи) в этой ячейке на Activity Name (Название деятельности). Аналогичным образом для строки с Predecessors (Предшественники) в столбце Field Name (Имя поля) изменить значение в столбце Width (Ширина) на 8 / в столбце Title (Заголовок) в той же строке Predecessors (Предшественники) записать Pred / для строки Duration (Длительность) в столбце Title (Заголовок) записать Effort (Трудозатраты) / выбрать строку с Name (Название) / Insert Row (Добавить строку) / в столбце Field Name (Имя поля) новой строки выбрать из поля со списком значение % завершения / выбрать строку с Resource Names (Названия ресурсов) / Delete Row (Удалить строку) / ОК /Применить.

13. Просмотреть новую таблицу при выводе вида на экран: View (Вид) / More Views (Другие представления) / Task Sheet (Лист задач) / Apply (Применить) / View (Вид) / Table (Таблица) / More Tables (Другие таблицы) / Task & List (Задача и список) / Apply (Применить).

14. Выполнить форматирование информации, которая должна быть напечатана: File (Файл) / Page Setup (Параметры страницы) / Header (Верхний колонтитул) / Изменяемый элемент: центральная часть верхнего колонтитула (вкладка По центру), строка 1 / выделить изменяемый элемент и нажать на кнопку (Шрифт) / Шрифт = Times New Roman, Size (Размер) = 14, Bold (Полужирный) / ОК.

15. Осуществить вставку второй строки центральной части верхнего колонтитула: переместить курсор после & [Project Title] [Заголовок Проекта] / Enter / выбрать в поле со списком Общие поля значение Имя руководителя и нажать кнопку Add (Добавить) / Изменяемый элемент: центральная часть верхнего колонтитула (вкладка Center), строка 2 / выделить изменяемый элемент и нажать на кнопку (Шрифт) / Шрифт = Times New Roman, Size (Размер) = 10, Italics (Курсив) / ОК / Print Preview (Предварительный просмотр) и просмотреть изменения.

16. Осуществить вставку строки нижнего колонтитула: File (Файл) / Page Setup (Параметры страницы) / выбрать левую часть нижнего колонтитула (вкладка Left) / ввести текст Printed on: (Напечатан) и, используя кнопки, добавить дату, время / выбрать правую часть нижнего колонтитула (вкладка Right) / выбрать в поле со списком Общие поля значение Имя файла и нажать кнопку Add (Добавить) / Print Preview (Предварительный просмотр) и просмотреть изменения.

Контрольные вопросы

1. Каким образом можно модифицировать стандартный календарь?

2. Каким образом можно установить стандартный календарь в качестве календаря проекта?

3. Какие операции позволяют структурировать проект для включения составных уровней?

4. Какие элементы диаграммы Ганта позволяют рассматривать проект или на составном уровне, или на уровне подзадачи (детализированная задача)?

5. Каким образом можно задавать информацию, которая будет напечатана на диаграмме Ганта?

6. Каким образом можно вызвать диалоговое окно, в котором можно создавать новую таблицу?