Общие теоретические сведения. Табличный процессор MS Excel дает в руки пользователя мощные средства анализа данных, если таблица, где они хранятся

Табличный процессор MS Excel дает в руки пользователя мощные средства анализа данных, если таблица, где они хранятся, организована особым образом, называемым списком. Список – способ хранения данных в таблице, совокупность поименованных строк, содержащих однородные данные (набор строк таблицы, содержащий связанные данные).

Существует ряд требований, которым должны отвечать списки:

• на листе рабочей книги может размещаться только один список;
• если на этом листе размещаются данные, не входящие в список, то их должны отделять от списка не менее одного пустого столбца и одной пустой строки;
• первая строка списка должна содержать заголовки столбцов;
• оформление заголовков столбцов должно отличаться от данных, для этого используется их выделение с помощью шрифта, выравнивания, форматов и рамок;
• во всех ячейках столбца размещаются однотипные данные, при этом используется один формат;
• перед содержимым ячейки не должно быть пробелов;
• для поиска записи, подлежащей удалению или изменению, следует нажать кнопку Критерии и ввести в соответствующие поля условия поиска. Затем с помощью кнопок Далее и Назад найти записи, соответствующие этим условиям. Для поиска необходимых данных можно, так же как и в текстовом процессоре MS Word, использовать команду Редактирование/ Найти (рис. 1).

Рис. 1. Область Редактирование на Ленте MS Excel 2007

В этом случае для организации поиска используется Раскрывающийся список Найти и выделить. Табличный процессор MS Excel позволяет производить сортировку по нескольким показателям (до трех). Очевидно, что в первую очередь сортировка производится по той категории, которая включает в себя наибольшее число записей, так как последующая сортировка осуществляется уже внутри нее. Для упорядочения данных в ячейках по значениям (без учета формата) в Microsoft Excel предусмотрен определенный порядок сортировки – по возрастанию или по убыванию, причем этот порядок зависит от типа данных.