Фильтрация данных

Фильтрация – это способ поиска подмножества данных в списке в соответствии с заданными условиями. В табличном процессоре MS Excel используется два способа фильтрации списков: Автофильтр для простых условий отбора и Расширенный фильтр для более сложных условий. В отличие от сортировки при фильтрации порядок записей в списке не изме-няется. При фильтрации временно скрываются строки, которые не требуется отображать. Строки, отобранные при фильтрации в Microsoft Excel, можно редактировать, форматировать и выводить на печать, а также создавать на их основе диаграммы, не изменяя порядок строк и не перемещая их.

Чтобы отфильтровать список с помощью Автофильтра, небходимо выделить одну из ячеек списка и выбрать команду Данные/Фильтр/Автофильтр (рис. 2).

Рис. 2. Область Сортировка и фильтр на Ленте MS Excel 2007

После выполнения этой команды в нижнем правом углу ячеек с заголовками столбцов появится черный треугольник, обращенный вершиной вниз, означающий появление в этой ячейке элемента управления «Поле со списком». Список в этом поле содержит условия отбора Автофильтра. Чтобы отфильтровать список по двум или более значениям, встречающимся в столбце, или с использованием операторов сравнения, следует из развернувшегося набора значений выбрать строку «Условие...». Эта процедура применяется для фильтрации списка с наложением одного или двух условий отбора значений ячеек отдельного столбца. Для того чтобы наложить одно условие отбора, надо выбрать из разворачивающихся наборов в полях первого условия необходимые оператор сравнения и значение сравнения (рис. 3).

Рис. 3. Пользовательский автофильтр

Для задания второго условия следует установить переключатель в положение И или ИЛИ и выбрать из разворачивающихся наборов в полях второго условия необходимые оператор и значение сравнения. В расширенном фильтре условия отбора вводятся в диапазон условий на листе книги. Команда Расширенный фильтр применяется, чтобы отфильтровать данные в тех случаях, когда для отбора записей требуется записать:

• условия в два или более столбцов;
• более двух условий в одном столбце;
• условие, которое использует значение, вычисляемое формулой.

Чтобы отфильтровать список с помощью расширенного фильтра, следует рядом со списком создать диапазон условий. Для этого нужно в пустую строку создаваемого Диапазона ввести или скопировать заголовки фильтруемых столбцов, а в нижележащие строки ввести условия отбора. Диапазон условий и фильтруемый список должны быть разделены. по крайней мере, одним пустым столбцом или строкой. Затем для запуска процесса фильтрации необходимо указать ячейку в фильтруемом списке и выбрать команду Данные/Фильтр/Расширенный фильтр. В результате появится диалоговое окно Расширенный фильтр (рис. 4).

Рис. 4. Расширенный фильтр

С помощью переключателя Обработка, расположенного в этом окне, пользователь должен указать программе, где следует размещать отфильтрованные записи – на месте или в другом диапазоне. Чтобы поместить отфильтрованные записи за пределами существующего списка, следует установить переключатель Обработка в положение Скопировать результат в другое место, а в поле Поместить результат в диапазон указать верхнюю левую ячейку области вставки. Затем необходимо ввести в поле Диапазон критериев ссылку на диапазон условий отбора, включая заголовки.

С дополнительным материалом по теме можно ознакомиться в литературе [1, 3, 4, 7].