Налоговый учет расходов на охрану труда

Виды затрат на охрану труда. Налоговый учет расходов на мероприятия по охране труда. Отнесение затрат на охрану труда в налоговом и бухгалтерском учете.

Затраты в сфере охраны труда подразделяются на:

- расходы на мероприятия по охране труда;

- расходы компенсационного характера, обусловленные работой в не благоприятных условиях труда;

- выплаты по возмещению вреда пострадавшим в связи с несчастными случаями на производстве и профессиональными заболеваниями.

Осуществление затрат регулируется трудовым законодательством и нормативными правовыми актами в сфере охраны труда, а учет - законодательными и нормативными документами бухгалтерского и налогового учета. Бухгалтерский учет затрат производства продукции регулируется нормативными документами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 06.03.98г. № 283. С 1 января 2002 г. параллельно бухгалтерскому учету осуществляется налоговый учет в связи с введением в действие Федерального закона от 06.01.01г. № 110-ФЗ «О внесении изменений и дополнений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации о налогах и сборах, а также о признании утратившими силу отдельных актов (положений актов) законодательства Российской Федерации о налогах и сборах» главы 25 «Налог на прибыль организаций» Налогового кодекса РФ. Следует отметить, что основные принципы учета вошли в гл. 25 НК РФ, в которой приведен порядок учета затрат.

В принятом порядке налогового учета затрат за основу взят учет расходов по элементам (ст. 253 НК РФ):

- материальные расходы;

- расходы на оплату труда;

- суммы начислений амортизации;

- прочие расходы.

В бухгалтерском учете все расходы классифицируются отдельно по статьям и по элементам:

- материальные затраты;

- затраты на оплату труда;

- отчисления на социальные нужды;

- амортизация основных фондов;

- прочие затраты.

Классификация мероприятий используется при составлении отчетов о фактических расходах на мероприятия по охране труда в форме № 7-травматизм "Сведения о травматизме на производстве и профессиональных заболеваниях".

Расходы на мероприятия по охране труда текущего характера учитываются в целях налогообложения в составе расходов, уменьшающих налоговую базу в рамках установленных нормативов и в соответствии со статьями 254, 255 и 264 главы 25 "Налог на прибыль организаций" части второй Налогового кодекса Российской Федерации.

Текущие расходы на мероприятия по охране труда, осуществляемые сверх установленных нормативов, оплачиваются из прибыли организаций.

Мероприятия по охране труда, связанные с реконструкцией производства, техническим перевооружением, совершенствованием технологических процессов, механизацией и автоматизацией производства и т.п. осуществляются за счет капиталовложений, как правило, многоцелевого характера. Капитальные расходы увеличивают стоимость основных производственных фондов. Капитальные расходы, носящие долговременный (инвестиционный) и производственный характер, учитываются в целях налогообложения через амортизацию в соответствии со статьями 256 и 257 главы 25 "Налог на прибыль организаций" части второй Налогового кодекса Российской Федерации.

Мероприятия по охране труда бюджетных организаций финансируются за счет средств, выделяемых на содержание организации, в соответствии со сметой. Расходы на мероприятия по охране труда относятся на предметную статью 111000 "Прочие текущие расходы на закупки товаров и оплату услуг", подстатью 111040 "Прочие текущие расходы" в соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации (приказ Минфина России от 25.05.1999 № 38н "Об утверждении указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации").

Необходимость раздельного учета расходов на мероприятия по охране труда актуализируется в связи с введением финансирования предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний работников, частично финансируемых за счет страховых взносов по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, перечисленных страхователями Фонду социального страхования РФ.

В число предупредительных мер в соответствии с Перечнем, утверждаемым соответствующими постановлениями Минздравсоцразвития России входят как правило проведение обязательных периодических медицинских осмотров, проведение аттестации рабочих мест по условиям труда, сертификация работ по охране труда, оплата стоимости путевок на лечение в санаториях работников, занятых на работах с вредными и опасными производственными факторами, оплата расходов на приобретение работникам, занятым на работах с вредными и опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях, сертифицированных средств индивидуальной защиты по установ­ленным нормам. Расходы на проведение предупредительных мер финансируются за счет использования 20% страховых взносов, возвращаемых страхователю на основе предоставляемых документов, подтверждающих целевое расходование средств. Затраты на мероприятия оплачиваются Фондом социального страхования Российской Федерации по зачетной форме в счет уплаты страховых взносов. Страховые взносы в налоговом учете учитываются в составе "Прочих расходов, связанных с производством и реализацией" (статья 264 Налогового кодекса РФ) и входят в состав расходов, уменьшающих налоговую базу, также как мероприятия по перечню предупредительных мер.

Расходы на технические мероприятия, направленные на обеспечение нормальных условий труда и не носящие капитального характера (приобретение инструментов, приспособлений, инвентаря, приборов, лабораторного оборудования), учитываются в целях налогообложения по статье 254 "Материальные расходы" - пп.З п.1. Эти расходы должны быть обоснованы и подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (ст. 252 НК РФ).

В практической деятельности у организаций возникает множество вопросов, связанных с налогообложением операций по приобретению для сотрудников специальной одежды.

Для целей налогообложения налогом на прибыль одежда для сотрудников может учитываться по-разному. Однако при этом следует помнить, что по правилам, установленным главой 25 НК РФ «Налог на прибыль», любые расходы организации (в том числе и одежда для сотрудников) могут быть учтены при исчислении налога на прибыль. Но при этом должны выполняться условия, что эти расходы предназначены для использования в предпринимательской деятельности и удовлетворять общим требованиям, предъявляемым к расходам, учитываемым при налогообложении прибыли. Для того, чтобы те или иные расходы можно было учесть при исчислении налога на прибыль, они должны быть обоснованы (экономически оправданы), документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (ст. 252 НК РФ).

Если приобретение одежды удовлетворяет приведенным выше требованиям, расходы на ее приобретение могут быть учтены при налогообложении прибыли, причем по разным статьям расходов.

Для того чтобы правильно учесть при налогообложении прибыли расходы на одежду для сотрудников, необходимо иметь в виду следующее.

а) Учет одежды в качестве основных средств

Любой вид одежды может быть учтен в качестве объекта основных средств, под которым в целях исчисления налога на прибыль понимается часть имущества, используемого в качестве средств труда для производства и реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг) или для управления организацией. Однако для признания основных средств амортизируемыми необходимо выполнение ряда условий, установленных в статье 256 НК РФ. Согласно этой статье амортизируемым имуществом признается следующее имущество (основные средства):

- оно находится у налогоплательщика на праве собственности;

- это имущество используется в организации с целью извлечения дохода;

- срок полезного использования данного средства более двенадцати месяцев;

- стоимость его составляет более 10 000 рублей.

Не ставя целью в данной книге подробно рассматривать налогообложение основных средств, отметим, что в случае признания одежды основным средством, стоимость ее приобретения относится в состав расходов постепенно, исходя из срока полезного использования объекта основных средств (одежды).

Если же одежда не признается с точки зрения главы 25 НК РФ амортизируемым имуществом (например, стоимость приобретения менее 10 000 руб. либо срок службы менее года), ее стоимость можно учесть по иным статьям расходов.

б) Учет специальной одежды в качестве материальных ресурсов

Расходы на приобретение спецодежды следует учитывать в качестве материальных расходов. Данное положение специально оговорено в подпункте 3 пункта 1 статьи 254 НК РФ, согласно которому расходы на приобретение спецодежды и другого имущества, не являющихся амортизируемым имуществом, учитываются как материальные расходы. При этом стоимость такого имущества включается в состав материальных расходов в полной сумме по мере ввода его в эксплуатацию.

При применении приведенного выше положения следует иметь в виду, что стоимость специальной одежды в силу прямого предписания закона не должна учитываться иным образом. Это связано, в первую очередь, с ее назначением как средства индивидуальной защиты, предназначенного для защиты жизни и здоровья при исполнении служебных обязанностей, вследствие чего ее выдача носит обязательный бесплатный характер. Такая одежда не предназначена для личного постоянного ношения и не должна передаваться работникам в собственность (по крайней мере, до полного износа).

Мнение налоговых органов по этому вопросу высказано в Методических рекомендациях по применению главы 25 «Налог на прибыль организаций» части второй Налогового кодекса Российской Федерации (утверждены Приказом МНС России от 20 декабря 2002 г. № БГ-3-02/729).

Согласно этим методическим рекомендациям затраты на приобретение спецодежды, спецобуви и защитных приспособлений подлежат включению в состав расходов (на основании подпункта 3 пункта 1 статьи 254 НК РФ) только в случае, если их обязательное применение работниками конкретной профессии предусмотрено законодательством Российской Федерации. Причем такие расходы следует признать экономически обоснованными (а, следовательно, учесть в качестве расходов при налогообложении прибыли) только в случае, если они произведены в соответствии с Правилами обеспечения работников специальной одеждой, по Типовым нормам бесплатной выдачи специальной одежды[2].

Кроме того, в частных разъяснениях налогоплательщикам (например, письмо Управления МНС России по г. Москве от 19.02.2004 № 26-12/11155), налоговыми органами неоднократно высказывалась позиция о том, что для целей формирования налогооблагаемой прибыли расходы на обеспечение работников спецодеждой учитываются в пределах установленных законодательством норм. Аналогичной позиции придерживается и Минфин России, обращая внимание налогоплательщиков на то, что затраты на приобретение спецодежды для своих работников могут быть отнесены к материальным расходам только при условии, что российским законодательством предусмотрено их обязательное применение работниками конкретно той профессии, для которой они приобретаются налогоплательщиком. Такие расходы производятся в соответствии с правилами, утвержденными постановлением Минтруда России от 18 декабря 1998 г. № 51 «Об утверждении правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты» (письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 09.06.2004 № 03-02-05/2/34 «О расходах на приобретение спецодежды при применении упрощенной системы налогообложения»).

Вместе с тем, существует мнение[3], что приведенные выше суждения не соответствуют действующему законодательству.

Действительно, в соответствии со статьями 212 и 221 ТК РФ и статьей 14 Закона об основах охраны труда работодатель обязан за счет собственных средств[4] обеспечить приобретение и выдачу специальной одежды (специальной обуви и других средств индивидуальной защиты) работникам, если они заняты на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях и связанных с загрязнением. Причем обязательная выдача работникам специальной одежды производится по Типовым правилам обеспечения специальной одеждой и по определенным нормам, которые содержатся в Типовых отраслевых нормах бесплатной выдачи специальной одежды.

В то же время, указанные правила и нормы относятся к обеспечению спецодеждой работников, занятых на работах с вредными или опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением, и обязательны к применению. Это означает, что нормирование выдачи специальной одежды направлено на вменение в обязанность работодателю в определенных условиях, неблагоприятных для работников, выдать им средства защиты от неблагоприятных воздействий. Тем не менее, организация всегда имеет право позаботиться о сотрудниках и выдать любые средства индивидуальной защиты (как предусмотренные, так и не предусмотренные законодателем) и в любом количестве. Конечно при условии, что такие средства (в данном случае — спецодежда) предназначены для предотвращения или уменьшения воздействия на работников вредных или опасных производственных факторов, а также для защиты от загрязнения[5].

Кроме того, подпункт 3 пункта 1 статьи 254 НК РФ никак не связывает расходы на приобретение средств индивидуальной защиты с нормированием расходов по бесплатной выдаче одежды работникам. Тем более, что если законодатель хочет связать учет расходов в целях налогообложения прибыли с какими-либо нормами, он прямо указывает на это. Например, согласно подпункту 2 пункта 7 статьи 254 НК РФ потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке товарно-материальных ценностей включаются в состав расходов в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном Правительством Российской Федерации.

Таким образом, НК РФ никак не ограничивает для целей налогообложения расходы организации по обеспечению работников спецодеждой и не ставит их в зависимость ни от правил, предусмотренных Минтрудом России, ни от условий труда. Целью подзаконного регулирования данными актами Минтруда России является не обеспечение налогообложения, а исключительно охрана труда и защита жизни и здоровья работников. МНС России, делая отсылку к подзаконным актам Минтруда, выходит за рамки своих полномочий, установленных в статье 4 НК РФ, поскольку, таким образом, дополняет нормы НК РФ. Исходя из того, что расширительное толкование закона недопустимо, МНС России не следует решать за предпринимателя — выгодно ему или нет обеспечивать работников спецодеждой, выдавая при этом один хлопчатобумажный халат в год или два.

Данный вывод подтверждается и судебной практикой. Так, Федеральный арбитражный суд Уральского округа рассмотрел дело по отнесению охранной организацией в состав расходов, учитываемых при налогообложении прибыли, затрат на спецодежду, выдаваемую работникам (постановление от 04.07.2003 по делу № Ф09-1917/2003 АК). Налоговая инспекция посчитала, что такие расходы нельзя учесть при налогообложении прибыли, поскольку в законодательстве о частной детективной и охранной деятельности отсутствует норма об обязательном применении спецодежды.

Суд не согласился с доводами налогового органа, указав, что в соответствии с Законом об основах охраны труда работодатель обязан обеспечить за свой счет выдачу специальной одежды работникам, занятым на работах с вредными и опасными условиями труда по установленным нормам. В то же время из буквального смысла Закона о частной детективной и охранной деятельности следует, что услуги охранной организации (по защите жизни и здоровья физических лиц) можно отнести к работам, связанным с опасными условиями труда. И поэтому действия налогоплательщика по уменьшению налоговой базы по налогу на прибыль в связи с осуществлением расходов на спецодежду правомерны.

Интересный вывод по поводу нормирования расходов по приобретению спецодежды был сделан Федеральным арбитражным судом Центрального округа (постановление от 29.03.2004 по делу № А68-АП-150/13-03). Судом было указано на несостоятельность выводов о том, что отнесение в состав расходов, учитываемых при налогообложении прибыли, расходов по обеспечению специальной одеждой и обувью должно регулироваться Типовыми нормами бесплатной выдачи специальной одежды, утвержденными постановлением Минтруда России. Это связано с тем, что нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, не прошедшие государственную регистрацию, а также не опубликованные в установленном порядке, не влекут правовых последствий и не могут служить основанием для регулирования соответствующих правоотношений и применения санкций за невыполнение содержащихся в них предписаний.

В связи со сказанным представляется неверным «привязывать» расходы на выдачу спецодежды к каким-либо нормам. Главное, чтобы одежда, включаемая в состав расходов по подпункту 3 пункта 1 статьи 254 НК РФ, относилась к средствам индивидуальной защиты, то есть имела направленность на защиту работников от внешних воздействий, а не к форменной или фирменной одежде, учесть которую по данной статье не представляется возможным.

В то же время тем налогоплательщикам, которые не хотят спорить с налоговыми органами, можно предложить учитывать спецодежду в качестве материальных расходов именно в том порядке, который предлагают налоговые органы. Стоимость иной одежды, служащей для защиты работников, но не попадающую в списки спецодежды, утвержденные Минтрудом России, надо включить в состав прочих расходов в качестве расходов на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ). Правда, стоит предварить свои действия оправдательными документами (например, материалами аттестации рабочих мест по условиям труда).

Расходы на приобретение мыла, смывающих и обезвреживающих средств учитываются в соответствии с установленными Постановлением Минтруда России от 4 июля 2003 г. № 45 «Об утверждении норм бесплатной выдачи работникам смывающих и обезвреживающих средств, порядка и условий их выдачи» нормативами выдачи.

Согласно ст. 255 НК РФ «в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной (или) натуральных формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, а также расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами». В п. 3 ст. 255 НК РФ в числе начислений компенсирующего характера выделены начисления за работу в тяжелых, вредных, особо вредных условиях труда, производимые в соответствии с законодательством РФ.

При установлении доплат за условия труда следует руководствоваться постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 03.10.86 № 387/22 - 78 "Об утверждении Типового положения об оценке ус­ловий труда на рабочих местах и порядка применения отраслевых перечней работ, на которых могут устанавливаться доплаты рабочим за условия труда".

Сокращенный рабочий день и дополнительный отпуск предоставляются согласно Списку производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день согласно постановлению Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 25.10.74 № 298/п-22.

Расходы на бесплатно предоставляемые работникам лечебно-профилактическое питание и витаминные препараты в связи с работой в особо вредных условиях труда учитываются в целях налогообложения согласно статье 254 "Материальные расходы" п.7 пп. 5 и статье 270 " Расходы, не учитываемые в целях налогообложения" п.25 .

Основанием для учета расходов является Постановление Минтруда России от 31 марта 2003 года № 14 "Об утверждении перечня производств, профессий и должностей, работа в которых дает право на бесплатное получение лечебно-профилактического питания в связи с особо вредными условиями труда, рационов лечебно-профилактического питания, норм бесплатной выдачи витаминных препаратов и правил бесплатной выдачи лечебно - профилактического питания".

Расходы на бесплатное обеспечение молоком и другими равноценными пищевыми продуктами работников, занятых на работах с вред­ными условиями труда, учитываются в целях налогообложения согласно статье 254 " Материальные расходы" п. 7 пп. 5 и статье 270 "Расходы, не учитываемые в целях налогообложения" п. 25. Основанием для учета является Постановление Минтруда России от 31 марта 2003 года № 13 "Об утверждении норм и условий бесплатной выдачи молока или других равноценных пищевых продуктов работникам, занятым на работах с вредными условиями труда".

Расходы на организационные мероприятия по охране труда учитывают по статье 264 "Прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией" (подп. 7 п. 1), где указано, что «расходы по обеспечению нормальных условий труда и техники безопасности, предусмотренные законодательством Российской Федерации, а также расходы на лечение профессиональных заболеваний работников, занятых с вредными или тяжелыми условиями труда» относятся к прочим расходам, и в их числе:

- расходы на сертификацию продукции и услуг (сертификация работ по охране труда в организации, аттестация рабочих мест по условиям труда) - статья 264 пп.2 п.1. Правомерность отнесения затрат по аттестации рабочих мест на себестоимость подтверждена письмом Минфина России от 05.12.00г. №16-00-16 в Минтруд России, в котором указано, что «все затраты по проведению аттестации рабочих мест как специальными подразделениями организации, так и сторонними организациями, имеющими соответствующее право на проведение этих работ, связаны с производственной деятельностью организации, подлежат включению в себестоимость продукции (работ, услуг) и должны приниматься для целей налогообложения»;

- расходы консультационные и иные аналогичные услуги (в части проблем охраны труда) - статья 264 пп. 15 п. 1. В частности, можно учитывать оплату специалистов сторонних организаций, привлекаемых для оказания консультативной помощи, например, при решении спорных вопросов по оценке состояния условий труда, производимой независимой экспертизой условий труда на рабочих местах (ст. 21 Федерального закона №181-ФЗ);

- расходы на приобретение услуг по управлению организацией или ее структурными подразделениями (в части, касающейся управления охраной труда) - статья 264 пп. 18 п. 1. В ст. 12 «Службы охраны труда в организации» Федерального закона №181-ФЗ «Об основах охраны труда в Российской Федерации» предусмотрена необходимость служб охраны труда, а при их отсутствии работодатель заключает договор со специалистами или с организациями, оказывающими услуги в области охраны труда. В связи с этим, оплата специалистов по охране труда сторонних организаций, привлекаемых для осуществления функций управления охраной труда, должна учитываться в составе расходов, связанных с производством;

- расходы на подготовку и переподготовку кадров, состоящих в штате налогоплательщика, на договорной основе - статья 264 пп.23 п.1; п.3. В управлении охраной труда большое значение придается обучению и повышению квалификации специалистов, повышение знаний в сфере охраны труда. Для целей налогообложения принимаются как производственные расходы на подготовку и переподготовку кадров, состоящих в штате налогоплательщика, так и на договорной основе.

Расходы на санитарно-бытовое и лечебно-профилактическое обслуживание работников учитываются по статье 264 "Прочие расходы, связанные с производством и /или/реализацией продукции", пп.7.п.1 в их числе:

- расходы, связанные с содержанием помещений и инвентаря здравпунктов, находящихся непосредственно на территории организации;

- расходы на лечение профессиональных заболеваний работников, занятых на работах с вредными или тяжелыми условиями труда;

- расходы по оплате учреждениям здравоохранения услуг, оказываемых работникам, в том числе проведения предварительных и периодических медицинских осмотров.

Оплата расходов на проведение предварительных и периодических медицинских осмотров осуществляется в соответствии с Приказом Минздравсоцразвития России от 16.08.2004 N 83 "Об утверждении перечней вредных и (или) опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся предварительные и периодические осмотры (обследования), и порядка проведения этих осмотров (обследований)", приказом Минздравмедпрома России от 14 марта 1996г. № 90 "О порядке проведения предварительных и периодических медицинских осмотров работников и медицинских регламентах допуска к профессии", Приказом Минздрава России от 10 декабря 1996 г. N 405«О проведении предварительных и периодических осмотров работников», другими отраслевыми документами.

Расходы по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний учитываются согласно статье 264 пп.45 п. 1 Налогового кодекса РФ.

В целях выполнения требований охраны труда в организациях осуществляются мероприятия по доведению показателей по освещенности, запыленности, загазованности, микроклимату цехов, рабочих мест и т.п. до нормативного уровня за счет совершенствования технологии производства, установки вентиляционных систем и др. Подпункт 35 п. 1 ст.264 позволяет относить к производственным «расходы некапитального характера, связанного с совершенствованием технологии, организации производства и управления».

Рассмотрение порядка налогового учета затрат в сфере охраны труда в связи с введением гл. 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ позволяет сделать следующие выводы:

1. Глава 25 НК РФ предопределяет создание самостоятельной системы налогового учета в отрыве от бухгалтерского учета. При рассмотрении проблем экономики охраны труда следует иметь в виду различие этих систем учета, особенно в связи с тем, что для целей налогообложения расходы могут быть приняты в рамках норм, предусмотренных законодательством и нормативными правовыми актами.

2. Глава 25 НК РФ развивает и уточняет ранее применяемый порядок учета затрат организаций в целях определения налогооблагаемой базы.

3.Перечни материальных расходов (ст.254 НК РФ), расходов на оплату труда (ст.255 НК РФ) и прочих расходов (ст.264 НК РФ) являются открытыми. Это означает, что налогоплательщики могут включать в их состав все затраты, предусмотренные законодательством и трудовыми или коллективными договорами.

В прилагаемой ниже табл. 3.2. приведены все виды расходов в сфере охраны труда и порядок их учета в целях налогообложения и бухгалтерского учета. Различия между двумя видами учета связаны с тем, что в первом случае учитываются только те расходы, которые предусмотрены налоговым законодательством, а во втором - все расходы.

Таблица 3.2

Отнесение затрат на охрану труда в бухгалтерском и налоговом учете