Комплексные системы автоматизированного управления торговыми предприятиями

Все больше торговых предприятий применяют комплексные системы автоматизации торговли для управления своей деятельностью. В настоящее время розничный бизнес становится более конкурентным, что предъявляет новые требования к предпринимателям. Снижение нормы прибыли заставляет вести управление торговлей более эффективно и тщательнее планировать ассортимент.

Складывающаяся ситуация требует усиления контроля движения каждой единицы товара, контроля вложения каждой единицы денежных средств. Ведение количественно-суммового учета, усиление борьбы с хищениями, анализ продаж возможны только при пользовании полноценной системы автоматизации.

Розничная торговля - это особый мир со своей учетной спецификой и нормативно-законодательной базой. Это поток многочисленных мелких продаж за наличный расчет, где процедуры оплаты товара и получения его покупателем разделены незначительным промежутком времени. При этом продажи могут вестись круглосуточно, без перерывов, выходных и праздничных дней.

Еще одной важной особенностью является огромная номенклатура товаров, поступающих от множества поставщиков. Так, acсортимент среднего магазина может включать в себя несколько тысяч наименований, а крупного супермаркета - десятки тысяч. Кроме того, учет каждого вида товаров имеет свои нюансы нормы естественной убыли, контроль сроков годности и т.д. В этих условиях требуются не только аккуратность и точность, но и высокая скорость работы с информационным потоком и быстрое принятие решений.

Автоматизация в сфере торговли реализуется за счет установки в торговых залах кассовых POS-терминалов, каждый из которых с помощью телекоммуникаций подключен к другим модулям системы. Например, POS-терминал IBM 4694, который представляет собой компьютер на базе одного из процессоров Intel с памятью на 16 Мбайт, жестким диском емкостью 160 Мбайт, видеоадаптером VGA, картой Ethernet 10Base-T. Такой компьютер комплектуется монитором, принтером для печати чеков, кассовой клавиатурой, считывателем магнитных карт, дисплеем покупателя и сканером штрих кодов. К POS-терминалу могут дополнительно подключаться различные типы клавиатур и дисплеев, считывателя смарт-карт и т.п.

POS-терминал позволяет кассиру оформить покупку, используя штриховой или локальный код магазина, принять деньги и выдать сдачу наличностью в любой валюте или оформить безналичную оплату, в том числе по пластиковым картам с авторизацией клиента.

С его помощью можно учесть скидки и наценки на товар, провести инкассацию, подготовить декларацию денежного ящика и отчеты за день или любой другой период. Кроме модуля управления торговым залом, построенного на POS-терминалах и достаточного для эффективной автоматизации небольшого магазина - бутика, предусмотрены модули управления складом, магазином, центральным офисом, что позволяет расширять систему при установке в крупных торговых предприятиях - супермаркетах, универмагах. Каждый РОS- терминал, имея доступ к информации других модулей, например склада и торгового зала, важен для прогнозирования, помогая вести более продуманную политику, планируя объем продаж и ассортимент товаров по категориям населения.

Для решения задач автоматизации учета в розничной торговле использовать множество программ, и у каждой есть свои плюсы и минусы. Разнообразие СУБД приводит к большому количеству решений, исполненных разными программистами. Для решения задач автоматизации учета выработано два основных подхода: купить готовое тиражируемое решение или разработать систему самостоятельно (как вариант ^- заказать в специализированной фирме).

Готовое решение и хорошо и плохо тем, что часть проблем по разработке технологии учета уже решена, и необходимо подстроить свое решение под эти технологические решения. Технология учета, итоженная в готовом решении, гарантированно не противоречит законодательству и работает уже не на одном предприятии. При применении готового решения проще учитывать такие факторы, как, например, деноминация, - разработка допускает внесение изменений в программу. Зато намного сложнее или порой невозможно учитывать особенности конкретного управленческого учета.

Что касается собственной (заказной) разработки, то ее достоинство - возможность создания системы, не обладающей избыточностью готового решения, и программы под конкретное предприятие.

Большими недостатками собственной разработки являются возможность методологической ошибки на стадии технического задания и большие затраты на поддержку системы в условиях меняющегося законодательства.

Основная функция любой бухгалтерской программы состоит в том, чтобы информацию, содержащуюся в первичных документах, отобразить в систематизированном виде на счетах бухгалтерского учета. Впоследствии накопленные на счетах итоги используются для формирования разнообразных бухгалтерских и налоговых отчетов.

Исходя из задач системы нормативного регулирования бухгалтерского учета Министерством финансов РФ рекомендовано всем предприятиям независимо от форм собственности и организационно-правовых форм использовать единый план счетов и инструкцию его применению (исключение составляют банки, страховые и бюджетные организации). Вместе с тем предприятиям предоставлено право уточнять содержание плана счетов: вводить, исключать объединять дополнительные счета, субсчета. Перечень счетов, используемых предприятием для ведения счета, вводится в бухгалтерскую программу и постоянно хранится в ней в специальном справочнике - Плане счетов. В этой связи очень важно, чтобы компьютерный план счетов был открыт для внесения в него изменений.

Современные системы автоматизации оперативного и терского учета для предприятий торговли позволяют:

• получать оперативную информацию о состоянии складских запасов, объемах продаж, работе персонала и текущей прибыли - таким образом, руководящий состав получает формацию, необходимую для принятия управленческих решений. Это относится и к планированию закупок товаров оборудования и прочего, планированию рабочего времени количеству обслуживающего персонала;

• сокращать время на обслуживание покупателей за счет автоматической обработки покупки и выписки счета, накапливать статистические данные о работе за длительный период для дальнейшего детального анализа и планирования деятельности.

Выбранная система автоматизации учета предназначена для решения широкого круга разнообразных задач учета, например:

• учета складских запасов товаров и их движения;

• учета взаиморасчетов с клиентами и поставщиками;

• резервирования товаров и контроль оплаты:

• учета денег на расчетных счетах и в кассе;

• учета товарных кредитов и контроль их погашения;

• автоматического расчета цен списания товаров;

• учета выданных на реализацию товаров, их возврата и оплаты.

Программа «1С: Предприятие» - гибкая и универсальная программа, которую используют для этих целей. Ее гибкость во многом обусловлена свободой, которую она предоставляет в отношении формирования рабочего плана счетов. Программа позволяет вводить новые счета, субсчета, а также субсчета любого порядка, изменять длину кода счетов и субсчетов, удалять ранее введенные счета и субсчета, изменять их свойства. Однако следует очень разумно и осмотрительно пользоваться этой свободой. Дело в том, что состав счетов, а также их свойства во многом определяют методологию учета, реализуемую бухгалтерской программой, и влияют практически на все реализуемые в ней учетные алгоритмы и процедуры.

Программа «1С: Предприятие», с одной стороны, дает некоторое готовое, достаточно универсальное решение по организации ведения бухгалтерского учета, а с другой стороны, остается открытой для реорганизации предложенного решения, в том числе и сколь угодно радикального.

Набор выполняемых системой «1С: Предприятие» функций определяется ее конфигурацией, содержащейся в комплекте поставки системы или созданной для конкретного торгового предприятия.

Возможности системы позволяют организовать:

• учет по нескольким фирмам и нескольким складам;

• учет товаров в различных единицах измерения, а денежных средств - в различных валютах;

• получение самой разнообразной отчетной и аналитической информации о финансовых и товарных движениях.

Средства конфигурирования программы позволяют настроить ее на разные виды торговой деятельности. Имеется возможность организовать произвольное число справочников и документов необходимой структуры и настроить произвольное число регистров для учета средств в разных разрезах.

Система «1С: Предприятие» позволяет организовать максимально удобный ввод информации. При заполнении документов можно осуществлять подбор товаров из каталога или прайс-листа с автоматическим расчетом цен и сумм. Документ может быть автоматически заполнен на основании другого документа. Имеется возможность просмотреть список связанных документов.

Оформительские возможности системы позволяют создать формы первичных документов и отчетов с использованием различных шрифтов, рамок, цветов, рисунков. Печатная форма документов может автоматически меняться в зависимости от внесенной в документ информации.

Система ориентирована на работу в реальном времени. Она автоматически поддерживает в актуальном состоянии текущие остатки товарных и денежных средств. При вводе документов может выполняться контроль наличия товаров на складе или состояния взаиморасчетов клиента.

Система авторизации и контроля прав позволяет ограничить возможности использования различных функций для отдельных калорий пользователей.

Входящая в состав продукта «1С: Предприятие 8.0. Управление торговлей» типовая конфигурация «Управление торговлей» является удачным решением, позволяющим в комплексе автоматизировать задачи оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых операций, обеспечив тем самым эффективное управление современным торговым предприятием.

Ключевым направлением развития нового решения является реализация мощной функциональности, предназначенной для:

• управления продажами;

• управления поставками;

• планирования продаж и закупок;

• управления складскими запасами;

• управления заказами:

• управления взаимоотношениями с контрагентами;

• анализа товарооборота предприятия;

• анализа цен и управления ценовой политикой;

• мониторинга и анализа эффективности торговой деятельности.

Управление закупками. Функциональность подсистемы позволяет обеспечить менеджеров торгового предприятия информацией необходимой для своевременного принятия решений о пополнении товарных запасов и оптимизации стоимости закупаемой продукции

В конфигурации поддерживаются различные схемы приема товаров от поставщиков по ранее оформленным заказам, прием на ответственное хранение, на реализацию.

Предусмотрена возможность оформления неотфактурованных поставок - товаров, которые по тем или иным причинам требуется принять на склад и пустить в продажу до поступления необходимых сопроводительных документов. В дальнейшем при регистрации полученных от поставщика сопроводительных документов они будут автоматически связаны с реальными продажами товаров.

При приеме товара от поставщика обеспечивается возможность контроля списка ранее поступивших от него товаров и цен, по которым они поставлялись.

Предусмотрен контроль за продажей товаров, принятых на ответственное хранение. Продажа таких товаров может быть начата только после того, как на нее получено разрешение от поставщика и зарегистрирован подтверждающий документ.

При поступлении товара на розничный склад автоматически рассчитываются его розничные цены.

Управление заказами поставщика. Подсистема предназначена для планирования закупок и формирования заказов поставщикам в соответствии с принятой стратегией пополнения складских запасов и работы с заказами покупателей. В числе задач, которые позволяет решать подсистема планирования закупок, подсистема позволяет автоматизировать:

• автоматическое оформление заказов поставщикам на основе заказов покупателей;

• контроль оплаты и поставки товаров по заказам;

• корректировку и закрытие заказов поставщикам.

Мониторинг цен поставщиков. Возможности механизма ценообразования конфигурации позволяют регистрировать и сравнивать цены поставщиков, выбирать оптимального поставщика, минимизировать затраты на пополнение товарных запасов.

Для удобного отслеживания изменений цен реализован механизм автоматического обновления цен поставщиков при регистрации очередных поставок. Предусмотрена возможность автоматического перерасчета отпускных цен на основании новых цен поставщиков и заданной торговой наценки.

Управление запасами. В конфигурации ведется детальный оперативный учет товаров на складах; обеспечивается полный контроль товарных запасов предприятий в оптовой и розничной торговле. Все складские операции фиксируются документально - поступление товаров, перемещение товаров, реализация товаров, инвентаризация и т.п. Конфигурация позволяет вести учет товаров на множестве складов (мест хранения). Поддерживается учет товаров в разных единицах измерения.

Обеспечивается раздельный учет собственных товаров, принятых и переданных на реализацию, принятых на ответственное хранение, а также учет возвратной тары.

Конфигурация позволяет проводить инвентаризацию товаров на складе. По результатам инвентаризации автоматически подсчитывается разница между учетным (зарегистрированным в системе при проведении документов поступления и отгрузки) и фактическим количеством товаров, выявленным в результате инвентаризации. После этого оформляются документы списания (в случае недостачи товаров) или оприходования (в случае выявления излишков товаров).

Заказы подразделений компании. Конфигурация позволяет подразделениям компании (складам, торговым точкам) заказывать товары у других подразделений для пополнения собственных торговых запасов (внутренние заказы). Режим предназначен в основном для формирования розничными торговыми точками (складами) заказов на поставку необходимого ассортимента товара, но может использоваться и оптовыми торговыми точками или просто складами для обеспечения ассортимента на складе. При планировании продаж и закупок внутренние заказы обслуживаются наравне с заказами покупателей по тем же алгоритмам. Исполнением внутреннего заказа считается оприходование товара на указанный склад.

Учет затрат торгового предприятия (накладных расходов). В конфигурации просмотрен учет разных видов накладных расходов - затрат на транспортировку, хранение, оплаты пошлин и акцизов, услуг как собственных, так и сторонних организаций и т.д. Эти расходы могут быть отнесены на себестоимость товаров.

В зависимости от характера накладных расходов их распределение по товарным позициям может осуществляться пропорционально стоимости поступивших товаров, их весу или количеству. Накладные расходы могут быть зафиксированы до поступления ров (по конкретному договору или заказу).

Анализ информации о торговой деятельности и товарообороте. В конфигурации «Управление торговлей» реализована система универсальных отчетов, представляющих собой мощное и гибкое средство для анализа практически всех аспектов торговой деятельности товарооборота предприятия. Пользователь может получить информацию о состоянии складских запасов, заказов, продаж; взаиморасчетов - в любых аналитических разрезах с требуемой детализацией (например, данные о продажах по регионам товаров той или иной группы) и динамике (например, отследить динамику продаж за период с детализацией по дням).

При этом пользователь может самостоятельно задавать (настраивать) уровень детализации, параметры группировки и критерии отбора данных в отчетах в соответствии со спецификой решаемых задач. Такие индивидуальные настройки (фактически - созданные пользователем специализированные отчеты) могут быть сохранены для дальнейшего использования.

Помимо универсальных отчетов в конфигурации реализован также набор отчетов, предназначенных для эффективного решения специализированных задач анализа информации, например отчеты по взаиморасчетам с комиссионерами и комитентами, план продаж, оперативный товарный календарь и др.

Для менеджеров, которым необходимо оперативно получать в компактном, легко читаемом виде информацию о текущем состоянии дел на фирме и тенденциях их изменения, в конфигурации предусмотрен отчет «Монитор основных показателей». Отчет содержит ключевую информацию о текущем запасе оборотного капитала фирмы (денежные средства, взаиморасчеты с подотчетными лицами и контрагентами, остатки товаров), объеме продаж, движении денежных средств, планируемых поступлениях и платежах, просроченных заказах и поставках и т.п. Состав, порядок вывода и периодичность обновления информации задаются пользователем, что позволяет каждому менеджеру определять тот объем и частоту обновления данных, которые именно ему необходимы для контроля ситуации. При необходимости любой показатель отчета можно расшифровать для детального анализа его составляющих.

Организация управленческого учета. Учет и контроль взаиморасчетов.

Конфигурация «Управление торговлей» предоставляет гибкие возможности учета и контроля взаиморасчетов с контрагентами нескольким схемам с разными уровнями детализации: