Основы организации делопроизводства в деятельности подразделений ГПС.

Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного порядка работы с документами возлагается на начальника части, который обязан:

- установить порядок работы с документами в соответствии с требованиями настоящей Инструкции;

- знать фактическое состояние делопроизводства, принимать необходимые меры по сокращению переписки, запрещая ведение переписки по таким вопросам, которые могут быть разрешены путем личного общения или путем переговоров по техническим средствам связи и информационным системам, если законодательством не предусмотрено составление письменного документа, контролировать работу должностных лиц, отвечающих за ведение делопроизводства, подчиненных организаций;

- своевременно доводить до личного состава документы, контролировать их учет и исполнение;

- обеспечивать необходимые условия для правильной организации и ведения делопроизводства, выделять для этого помещения и материально-технические средства, осуществлять контроль за выполнением этих требований, обеспечивать готовность к спасению документов в случае пожара, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций;

- требовать от подчиненных своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний);

- обеспечивать своевременную сдачу в архивы документов с постоянными и длительными (свыше 10 лет) сроками хранения;

- организовывать работу по отбору и уничтожению документов с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению и не имеющих исторической и научной ценности.

В пожарных частях, где штатами (штатными расписаниями) не определены структурные подразделения для ведения делопроизводства, на которые возлагаются следующие функции:

- прием, учет и распределение поступающих документов;

- передача документов на рассмотрение начальнику части и после получения соответствующей резолюции – исполнителям;

- учет и регистрация исходящих документов, проверка правильности их оформления и отправка;

- контроль за прохождением документов, подготовка начальнику части сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах;

- разработка номенклатур дел;

- формирование, оформление, учет, хранение дел; подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

- отбор и уничтожение служебных документов и дел с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению;

- учет, хранение и выдача бланков строгой отчетности;

- учет печатей и штампов, оргтехники (множительных аппаратов, электронно-вычислительных машин, факсов) и контроль за их исполнением;

- проведение инструктажа вновь принятых сотрудников по вопросам организации работы с документами.

Требования к помещению для ведения делопроизводства:

Помещение для ведения делопроизводства должны быть изолированными, при необходимости оборудованы тамбуром с окном для выдачи документов или барьером.

Двери помещений должны иметь надежные замки и сигнализацию, выведенную на пульт дежурного.

В пожарных частях допускается ведение делопроизводства в общих комнатах, при этом документы должны храниться в запираемых и опечатанных шкафах, сейфах.

- Работа с документами в нерабочее время и за пределами служебных помещений допускается только с разрешения начальника части.

- Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудники части обязаны передать через ответственного за ведение делопроизводства находящиеся у них на исполнении документы другому сотруднику по указанию начальника части, а при увольнении или при переходе в другое подразделение должны сдать все числящиеся за ним документы ответственному за ведение делопроизводства.

- Сотрудники подразделений несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

- В случае утраты служебного документа необходимо немедленно поставить в известность ответственного за ведение делопроизводства и начальника пожарной части.

Вывод: Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного порядка работы с документами возлагается на начальника части.