Формирование данных

В соответствии с определением, данные являются результатом отображения источника информации в сигнал в некоторой форме с целью их последующего использования потребителем информации. Явно эта фаза присутствует в учетной функции на оперативном уровне управления.

Поскольку формирование данных является начальной фазой информационного процесса, качество ее проведения во многом определяет результаты использования информации потребителем, поэтому при формировании данных вводятся различные приемы их верификации.

Формирование данных как отображение реализуется последовательным выполнением процедур первичного восприятия и регистрации.

Первичное восприятие– это преобразование информации, полученной в ходе наблюдения за реальным объектом, в формализованный вид. Здесь в результате наблюдения выделяются качественные и количественные характеристики объекта, наиболее существенные для решения задач потребителем информации. Совокупность этих характеристик создает образ источника, который находится, как правило, в голове наблюдателя, т.е. имеет биологический носитель. Помощь наблюдателю в корректном проведении первичного восприятия крайне ограниченна: единственное решение – в обучении, специализации и профориентации наблюдателей.

Регистрация – это запись сформированного наблюдателем образа источника информации на носитель, отличный от биологического, в виде данных. Это позволяет долгое время сохранять информацию и обеспечивать ее коллективное использование. Здесь возможно проведение классификации и кодирования данных ([30]) и регистрация с использованием полученных кодов.

В случае регистрации на бумажный носитель осуществляется визуальный контроль – это зрительный просмотр документа в целях проверки полноты, актуальности, наличия подписей ответственных лиц и т.д. Используются следующие виды бумажных носителей:

1) содержащие произвольный текст, т.е. текст или иллюстрации произвольного вида и содержания (примером такого носителя является конспект, который студент ведет на лекциях);

2) стилизованные, ориентированные на использование информации автоматом, например, индекс на почтовом конверте, налоговая декларация и т.п.

В случае электронного носителя при записи применяется некоторый машинный код (построенный, например, на базе ASCII-кода), который может выполнять дополнительные функции эффективного, криптографического или помехозащитного характера [30].

Часто бумажный носитель используют как промежуточное звено для последующего переноса данных на электронный носитель. В этом случае для уменьшения числа возможных ошибок при переносе данных применяют следующие приемы:

1) разрабатывают правила составления документа на бумажном носителе (это связано с унификацией и стандартизацией форм документов);

2) обеспечивают совместимость форматов исходного бумажного и электронного документов.

Примером первичного восприятия может служить деятельность преподавателя, оценивающего ответ студента на экзамене. Оценив ответ, преподаватель записывает оценку в экзаменационную ведомость – регистрирует ее. Объективность полученной студентом оценки при этом тем больше, чем выше квалификация преподавателя. Переносом данных с одного носителя на другой занимается, например, методист деканата, когда переписывает экзаменационные оценки из ведомости преподавателя в журнал учета (бумажный или электронный). Уменьшение числа ошибок при таком переносе может достигаться, в частности, регламентацией для преподавателя формы оценки в ведомости: всегда цифра (4, 3 и т.д.), а не символьное данное («хор.», «хорошо» и т.п.); а также единой структурой ведомости и самого журнала. Так, если ведомость последовательно содержит графы «ФИО студента», «Дата сдачи экзамена», «Оценка», то такая же последовательность граф желательна и в журнале.

При регистрации данныхна электронный носитель используется экран монитора, который позволяет применять следующие приемы, облегчающие оператору проводить регистрацию и обрабатывать ошибки ввода:

1) начало зоны ввода данных указывается курсором;

2) на экране содержится описание значения, которое должно быть помещено в рабочую зону (своеобразная подсказка оператору);

3) используются средства визуализации для показа ошибок;

4) используются редактирующие функции, такие как дублирование символов, пропуск нескольких позиций, стирание символов, вставка символов, дополнение нулями или удаление незначащих нулей, автозамена;

5) автоматически добавляются данные, например, дата, номера страниц, время и т.д.

Примеры этих приемов можно найти в таких программных пакетах, как Word, Excel, Access, которые хорошо знакомы читателю.

После того, как данные записаны на электронный носитель, можно организовать дополнительный контроль правильности данных. Для этого используются следующие приемы:

1) контроль формата данного (типа и числа символов);

2) контроль идентичности: введенное данное сравнивается с имеющимся в системе;

3) проверка допустимости данного: может выполняться для всего набора записанных данных или для отдельного данного путем вычислительных операций и сравнения с некоторой суммой;

4) контроль по граничным значениям (диапазон);

5) контроль сопоставлением, когда дважды вводится одно и то же данное.

Некоторые из этих приемов можно также найти в программных пакетах Word, Excel, Access (этот вопрос обсуждается также в разделе «Защита данных»).