Контроль как функция управления

Чтобы организация функционировала успешно, очень важно осуществление функции контроля. Без контроля не могут реализовать себя в полной мере другие функции управления. Руководители начинают осуществлять контроль с момента, когда сформулированы цели и задачи и создана организация. Планирование должно постоянно учитывать реальные возможности и изменяющиеся условия функционирования и развития организации. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития, как отдельных подразделений, так и организации в целом. Поэтому контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование организации и достижение ею поставленных целей, как в долгосрочной перспективе, так и вопросах оперативного руководства.

Контроль -это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. В функцию контроля входит разработка стандартной системы отчётности, её проверка и анализ. Также сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах хозяйственной деятельности всех подразделений организации, сравнение их с запланированными показателями, выявление отклонений и анализ причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых для достижения поставленных целей. Контроль необходимо рассматривать не только как фиксирование отклонений, но и как анализ причин отклонений и выявление возможных тенденций развития.

Функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. 3000 лет назад в мудрой китайской «Книге перемен» было написано: «Когда умный человек видит, почему он добился успеха, он делает так снова. Когда же он видит свои ошибки, он не повторяет их».

Причины, вызывающие необходимость контроля:

- неопределённость.Планы и организационные структуры - это лишь картины того, каким хотелось бы видеть будущее руководству. Множество обстоятельств может воспрепятствовать тому, чтобы задуманное не реализовалось. Изменение законов, социальных ценностей, технологий, условий конкуренции и т. д. могут превратить планы вполне реальные в момент их формирования, через некоторое время в нечто совершенно недостижимое. Даже лучшие организационные построения имеют свои изъяны. Специализация и разделение труда могут породить проблемы координации, трения между рабочими, скучную работу с отсутствием мотивации. Ещё один фактор неопределённости - этолюди. Их нельзя запрограммировать на выполнение какой-либо задачи с абсолютной точностью. Нельзя прогнозировать реакцию людей на введение новых инструкций и команд, возложение дополнительных прав и обязанностей;

- поддержание успеха.Один из важнейших аспектов контроля состоит в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективно способствовали достижению общих целей;

- предупреждение возникновения кризисных ситуаций. Любая организация обязана вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации;

- широта контроля. Суть этой особенности контроля в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать в отрыве от контроля. Все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в данной организации.

Картину деятельности контроля можно представить в одной из трёх стадий: «до», «в течение» и «после» (рис. 22). Можно выбрать: предотвращать ли проблему, иметь с ней дело, либо следить, чтобы проблема не возникла снова. По форме осуществления они схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым, но различаются по времени осуществления.

Время

Рис. 22. Стадии контроля по времени осуществления

Предварительный контроль -это фаза (стадия) процедуры контроля, осуществляемая до начала собственно работы, своего рода «профилактика». Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация (не создание, а именно реализация) определённых правил, процедур и линий поведения. Они вырабатываются для обеспечения выполнения планов, а их соблюдение – способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Планы, разработка процедур и правил работы, а также составление должностных инструкций в письменной форме увеличивает вероятность того, что всё будет работать как надо.

В организациях предварительный контроль используется в трёх ключевых областях: по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счёт анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Курсы предварительного обучения повышают вероятность того, что нанятые работники будут трудиться эффективно.

Предварительный контроль используемых материальных ресурсов осуществляется путём выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям; выбор поставщика, доказавшего свои возможности поставлять соответствующие материалы в срок; обеспечение запасов, чтобы избежать дефицита.

Предварительный контроль в области финансовых ресурсов осуществляется через бюджет, который позволяет также осуществить функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он даёт уверенность, когда организации потребуются наличные средства, эти средства у неё будут. Бюджеты устанавливают предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.

Текущий контроль -стадия процедуры контроля, осуществляемая непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего объектом являются подчинённые сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Для осуществления текущего контроля необходима обратная связь (рис. 23).

начало

Рис. 23. Контур обратной связи управленческого контроля

Система обратной связи позволяет руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения деятельности организации от наиболее эффективного пути решения поставленных перед нею задач.

Все системы с обратной связью (биологические или организационные) состоят из одних и тех же фундаментальных элементов и работают на одних и тех же принципах. Они имеют цели; используют внешние ресурсы; преобразуют внешние ресурсы для внутреннего использования; следят за значительными отклонениями от намеченных целей; корректируют эти отклонения для того, чтобы обеспечить достижение целей.

Заключительный контроль или постконтроль. Если при текущем контроле используется обратная связь в ходе проведения самих работ для того, чтобы достичь требуемых целей и решить возникающие проблемы прежде, чем это потребует слишком больших затрат. В рамках постконтроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Это самый неудачный подход, а на практике самый распространённый.

В организациях осуществляются различныевиды(типы) контроля, используются соответствующие им методы.

Производственный контроль включает шесть функций:

1. Маршрутизация определяет, какие операции должны быть выполнены, их последовательность и маршрут потока материалов сквозь совокупность операций.

2. Загрузка - функция распределения заранее работ по механизмам и подразделениям.

3. Производственные графики определяют время, когда должна производиться каждая операция.

4. Предварительная оценка включает определение заранее возможной стоимости выполнения работ, на которую подразделение сбыта, хочет сделать заявку.

5. Диспетчирование - процесс текущего ускорения работы, которая должна быть выполнена.

6. Отправка - завершающая деятельность, в которой проверяется, выполненные планы.

Управление запасами имеет дело с сырьём, незавершённым производством и готовыми изделиями.

Контроль качествакасается поддержания характеристик качества продукции фирмы на уровне не ниже нормативов, установленных клиентом или собственными техническими специалистами компании.

Методы финансового контроля:

Управленческий контроль процессов управления предоставляет право управляющему применять тот вид контроля, который, по его мнению, нужен в соответствии с его персональной ответственностью. Управленческий контрольпосредством контролирования контролёров имеет несколько преимуществ:

1) так проще и яснее: любой управляющий может столкнуться с «вызовом на ковер» за ошибки;

2) так надёжнее: знание, что ошибки вскрываются при периодической оценке, отбивает желание откладывать работу и приукрашивать;

3) так честнее: управляющие предвидят и полагаются на предсказуемость стандартов, по которым вышестоящие руководители судят о них.

Сложность управленческого контроля заключается в определении характеристик управления, подлежащих оценке, и единиц их измерения. Существуют следующие методы управленческого контроля:

- с помощью областей ключевых результатов, когда оцениваются такие «ключевые области»: прибыльность, положение на рынке, производительность, лидерство по продукту, развитие персонала, мотивация установок работникам, социальная ответственность, баланс кратко- и долгосрочных целей;

- с помощью управленческой ревизии оцениваютсярезультаты деятельности управляющего с ассигнованным капиталом, в области кадровых решений (развитие и расстановка), в области инновационной политики, в области планирования. Это могут быть периодические самопроверки и внешние ревизии;

- с помощью «разделяемых ценностей» оценивается качество работы организационной команды, эффективность программ внутренних коммуникаций, обеспечение доступности информации, создание внутреннего настроя, степень социализация управляющих и т. п.

Процесс контроля может быть сведен к трём этапам (см. рис. 24).

1. Установление норм (стандартов).

Стандарт -конкретная цель, прогресс в отношении которой поддаётся измерению. Цели вырастают из процесса планирования. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей организации.

Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, имеют две особенности. Они характеризуются наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы. Показатель результативности -специальный показатель, характеризующий уровень достижений на пути реализации поставленных целей. Это позволяет руководству сопоставить реально сделанную работу с запланированнойи ответить на вопросы: "Что мы должны сделать, чтобы достичь запланированных целей?" и "Что осталось не сделанным?".

Нормы (стандарты) необходимо устанавливать прежде, чем можно будет сделать какую бы то ни было оценку. Нормы можно выразить в натуральном, условно-натуральном, денежном, временном выражении, квотах, или в любых других единицах измерения.

Нормы могут быть установлены несколькими путями. Статистические нормы, иногда называемые «историческими нормами», основаны на анализе прошлого опыта. Установление норм методом здравого смысла, на основе инстинктивной оценки ответственного за это человека. Технические нормы основаны на объективном количественном анализе специфических ситуаций. Они рассчитаны или выведены на основе наблюдений за рабочими во время деятельности.