Информационное обеспечение системы контроллинга

Для принятия обоснованных управленческих решений необходимо информационное обеспечение, которое представляет собой сбор и переработку информации. Достаточная, достоверная и своевременная информация является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Рациональное использование информации достигается путем организации на предприятии информационной сети, которая представляет собой формализованное множество информационных потоков от источников информации к ее потребителям.

Формирование информационной сети в целях управления затратами позволит устранить дублирование функций и обеспечит многократное использование информационной базы. Сбор, передачу и накопление информации о деятельности предприятия целесообразно осуществлять на основе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи, что позволит оперативно получать нужную информацию, эффективно ее обрабатывать и представлять. Особенно это актуально для крупных предприятий машиностроительной промышленности.

Для организации на предприятии компьютеризированной информационной сети необходимы:

персональные компьютеры в отделах и службах предприятия;

наличие локальной сети между подразделениями;

совместимые прикладные программы по созданию информационных баз данных и их обработке;

справочно-информационные модули по различным направлениям.

Информационная сеть предприятия должна обеспечивать следующие свойства информации: краткость, точность, своевременность, сопоставимость, целесообразность, экономичность, нетенденциозность, адресность. То есть информация должна быть четкой и не содержать ничего лишнего. Пользователь должен быть уверен, что информация не содержит ошибок и пропусков, что исключена возможность любых подтасовок. Информация должна быть готова к тому времени, когда она необходима. Информация должна быть сопоставимой по времени и подразделениям предприятия. Она должна подходить для той цели, для которой она подготовлена. Подготовка информации не должна стоить больше, чем выгоды от ее использования. Она не должна быть предвзятой. Информация должна быть доведена до ответственного исполнителя с соблюдением конфиденциальности.

При формировании на предприятии информационной сети необходимо определить следующие характеристики информации: структуру, вид, очередность поступления, форму представления, объем, динамику, источник.

Система информационных потоков контроллинга должна быть органично встроена в общую систему информационных потоков предприятия. По мнению специалистов создание информационной сети целесообразно начать с оценки возможностей использования производственной и финансовой информации, которая собирается на каждом российском предприятии.

Стержнем информационной базы контроллинга является система управления электронным документооборотом (СУЭД), предназначенная для достижения следующих целей:

• интеграции процессов документационного обеспечения управления предприятием в рамках единой информационной системы;

• повышения информированности руководства и специалистов за счет увеличения объемов информационного хранения, централизованной обработки информации, уменьшения времени поиска документов, подготовки отчетов и докладов, а также за счет повышения полноты и достоверности отчетов;

• уменьшения стоимости документационного обеспечения управления предприятием за счет перехода от бумажного делопроизводства к электронному, снижения стоимости копирования и передачи бумажных документов;

• уменьшения стоимости и сокращения времени поиска бумажных оригиналов документов в архивном хранении за счет получения точной адресации в электронном виде;

• интеграции информационных процессов в рамках кооперации

• предприятий;

• создания качественно новой информационной базы для последующего совершенствования процессов документационного обеспечения управления и технологии работы с документами.

Система должна соответствовать существующей информационно-организационной структуре предприятия и обеспечивать свою модификацию по мере совершенствования этой структуры.

Как известно, мало собрать информацию и организовать ее хранение, главное уметь эффективно пользоваться ею. История учит, что на базе одной и той же информации могут делаться различные, не исключено что и противоположные выводы.

Основными потенциальными пользователями информационных хранилищ являются среднее и высшее звено управления, системные аналитики, контроллеры. Зачастую это неординарно мыслящие люди, многие из которых достаточно эрудированны в области компьютерных технологий и современных аналитических методов. Только небольшая часть их аналитических потребностей может быть предварительно сформулирована, регламентирована и документирована. Поэтому особое место в их работе отводится вопросам анализа, в том числе математической поддержки подготовки принятия решений.

Современные информационные системы поддерживают интерпретацию информации как совокупности данных о бизнес - объектах. Это чрезвычайно удобно для непрофессиональных пользователей ЭВМ, так как подобные средства позволяют аналитику, а тем более контроллеру воспринимать модель данных в виде списка знакомых и естественных для него объектов, таких, как "Клиенты", "Договоры", "Оплата труда" и др. В то же время более квалифицированный пользователь имеет возможность, описав с помощью встроенного механизма формирования запросов новые функции и представления, сохранить их для использования коллегами.

Особо следует отметить, что контроллеров интересуют не только и, быть может, не столько одномерные (одноаспектные) запросы, сколько сложные запросы с несколькими аспектами анализа и множественными связями. Например, в запросе могут быть наложены ограничения на временной период, перечень продуктов и услуг, подвергающихся анализу, региональные ограничения и т.п. Несмотря на то, что подобные запросы могут быть описаны заранее, делать это не всегда удобно из-за непредсказуемости и множественности запросов. Кроме того, анализ только начинается, но никак не заканчивается констатацией и фиксацией фактов, происходивших в прошлом. Наиболее интересным эффектом от аналитических инструментов является прогноз на будущее и наличие механизмов моделирования по схеме "что ... , если ...". Именно на эти возможности и ориентированы многие программные продукты, появившиеся на рынке в последнее время.

В последнее десятилетие получили широкое развитие информационные системы для подготовки принятия решения. Существующие на российском рынке комплексные информационные системы можно разделить на зарубежные, в частности, R/3 компании SAP AC, SAS System компании SAS Institute, Oracle Express компании Oracle и отечественные: "Галактика" компании "Галактика", "Флагман" компании "ИНФОСОФТ", "М-2" фирмы "Клиент-Серверные Технологии", "Алеф" фирмы "Alaf Consaiting and Soft" и др.

Существенно вырос интерес российских предприятий к внедрению интегрированных автоматизированных систем управления предприятием класса MRP (Material Requirements Planning), MRP II (Manufactory Resource Planning) и ERP (Enterprise Requirements Planning). Сравнительная характеристика этих систем представлена в табл. 7.7.

Таблица 7.7

Сравнительная характеристика систем документооборота

Эти системы позволяют:

• полностью автоматизировать сбор важной для управления предприятием информации из различных систем и источников, что способствует улучшению и ускорению внутрифирменной коммуникации;

• проводить .фильтрацию и анализ общего потока оперативных данных, агрегируя полученные результаты и преобразуя их в управленческую информацию, т.е. в любой момент они (системы) могут быть в курсе тенденций критических факторов успеха/неуспеха на предприятии;

• получить мгновенный доступ к любой информации системы, что невозможно без развитых средств коммуникаций;

• обеспечить многопользовательский режим работы, включая децентрализованное использование.

В системах предусмотрена автоматическая генерация технических объектов по организационно-экономическим параметрам настройки, т.е. возможно расширение функциональных аспектов системы самостоятельно, без привлечения специалистов. Существующие программы сбора данных, с возможностью индивидуальной настройки, устраняют необходимость создания дополнительных программных средств.

Однако внедрение полномасштабного программного комплекса в составе интегрированной информационной системы, функционирующей в рамках контроллинга - это долгий, дорогостоящий и трудоемкий процесс.