Организация учета затрат по центрам ответственности. Основой организации учета затрат по сферам (центрам) ответственности является закрепление расходов за руководителями различных рангов и систематический

Основой организации учета затрат по сферам (центрам) ответственности является закрепление расходов за руководителями различных рангов и систематический контроль за соблюдением смет по каждому ответственному лицу.

Первой проблемой организации учета затрат по центрам ответственности является выделение этих центров для закрепления ответственности.

Центры ответственности создаются в соответствии с детализированной схемой организации данного предприятия и перечнем должностных обязанностей на каждом рабочем месте. Причем в процессе разработки плана центров необходимо внести дополнения в должностные инструкции, предусматривающие определенную ответственность руководителя за расходы в целях контроля над затратами. Построение учета затрат в соответствии с организационной структурой предприятия позволяет связать деятельность и ответственность конкретных лиц (мастеров, бригадиров, рабочих) с затратами, которые несет предприятие.

Следующей проблемой является разработка смет для каждого центра ответственности.

Для определения учетных позиций отчетности необходимо дифференцировать затраты предприятия. Затраты классифицируются таким образом, чтобы четко была видна причинно-следственная связь между величиной расходов и определенными решениями и разработками.

В классическом примере с фирмой «Штаркфрид», приводимом Р.Манном и Э.Майером, обособлены три группы затрат:

прямые затраты, непосредственно зависящие от объема деятельности (производства) и в основном пропорциональные ему;

расходы на подготовку и организацию производства (прогрессирующие или дегрессирующие), которые связаны с изготовлением и реализацией продукции и могут быть отнесены на определенные сферы деятельности или места формирования затрат;

общие затраты на хозяйственную деятельность предприятия, как правило, условно-постоянные, не распределяемые ни по видам продукции (покупателям), ни по сферам деятельности.

Для классификации затрат в системе отчетности по 10 важнейшим видам анализируется соответствие затрат предприятия следующим условиям:

большой абсолютный размер;

подверженность сильным колебаниям;

величина выше, чем у конкурирующих фирм;

по этим затратам предприятие может иметь преимущества в конкурентной борьбе;

один вид объединяет взаимосвязанные по определенному признаку затраты.

Список 10 важнейших для конкретного предприятия видов затрат может включать:

затраты на материалы и услуги со стороны;

оплату труда основных производственных рабочих;

затраты на отпуск товаров;

оклады, жалованье предпринимателей;

проценты на привлеченный капитал;

затраты на содержание производственных помещений без арендной платы;

арендную плату;

транспортные расходы;

амортизационные отчисления;

текущий ремонт и прочие расходы.

Счета рабочего плана счетов предприятия необходимо увязать со строками создаваемой отчетности, в которой осуществляется группировка затрат по видам.

Серьезные трудности вызывает разделение затрат на контролируемые и неконтролируемые, поскольку для оценки деятельности каждого ответственного лица необходимо знать отклонение от сметы только по контролируемым расходам. Трудности возникают вследствие того, что значительная часть расходов контролируется частично.

При подразделении затрат на контролируемые и неконтролируемые обычно учитывают два фактора: уровень управления; время.

Влияние уровня управления заключается в том, что неконтролируемые на одном уровне расходы могут быть контролируемы на другом. Так, например, арендная плата может быть неконтролируемой статьей для мастера или начальника цеха, и вместе с тем она будет контролируема для директора предприятия, который заключает контракты и может влиять на сумму арендной платы или решать вопрос о приобретении собственного оборудования. Другим примером может служить заработная плата цехового административного аппарата. Эта статья, не контролируемая на уровне начальника цеха, является контролируемой на уровне директора, который утверждает структуру и штатные расписания.

Вторым фактором, оказывающим влияние на подразделение затрат, является время. Например, амортизация основных средств - неконтролируемая статья в течение короткого промежутка времени. Однако при перспективном решении данного вопроса могут быть произведены изменения стоимости основных средств (покупка или продажа).

Таким образом, путем тщательного анализа каждой статьи расходов по различным уровням управления и за различные промежутки времени можно достичь практически полного подразделения затрат на контролируемые и неконтролируемые. В соответствии с ним устанавливаются центры ответственности по уровням.

Особое внимание обращается на такие статьи расходов, которые на данном уровне контролируются частично, а учитываются полностью. При этом иногда выделяются специальные счета в аналитическом учете и подразделяются на две части. Другая сторона этой проблемы - подразделение затрат в том случае, если ответственность за расходы по данной статье устанавливается по факторам. Например, контроль за расходованием электроэнергии в натуральной форме по количеству киловатт-часов осуществляет мастер участка, а за ее стоимостью - работники электростанции предприятия.

Важной составной частью системы является составление отчетности о затратах по уровням ответственности. Отчет по каждому уровню представляет собой важнейший документ для оценки деятельности подразделений предприятия.

В центрах ответственности более высоких уровней аккумулируются как первичные расходы данного звена управления, так и итоговые данные подведомственных центров ответственности более низкого уровня. В этом нет ничего принципиально нового, так как отчетность по уровням управления в той или иной форме существует на наших предприятиях. Новизна заключается в персональной ответственности каждого ответственного лица за уровнем затрат и доходов вверенного ему подразделения, в оперативности представляемой информации, в постоянном контроле и анализе отклонений от смет по всем категориям затрат.

Контроль над издержками производства начинается с производственного участка (цеха), возглавляемого мастером. Мастер в силу своего опыта может осуществлять ежедневный контроль над издержками визуально, не прибегая к составлению ежедневных отчетов по всем видам расходов. Но в случае необходимости он ежедневно составляет отчеты об отработанных часах, о дневной выработке, о выпущенной продукции и количестве использованных материалов. Примерно раз в неделю он представляет сведения, кроме вышеуказанных, о заработке за неделю, об отходах, браке, утерянных деталях, а также об отклонениях фактических затрат от стандартов и оперативных смет.

Ежемесячный отчет мастера содержит также данные об отработанных человеко-часах, издержках производства в целом и по отдельным рабочим операциям, количестве произведенной продукции, выработке на одного рабочего, потребленных материалах, отходах, браке, утерянных деталях и отклонениях фактических затрат и смет.

В ежемесячных отчетах возможна дальнейшая детализация в зависимости от потребностей в жестком контроле за особо важными расходами.

Эти отчеты как средство контроля важны не столько для руководства, сколько для самого мастера. Они показывают, какие издержки превысили смету, и на каких участках следует немедленно предпринять определенные меры.

Подобные ежедневные, еженедельные, ежемесячные отчеты составляют все: от начальников цехов до директора завода.

Отчетность по уровням ответственности производственного предприятия «АБС» приведена в табл. 7.3-7.6

Таблица 7.3

Месячный отчет 1 уровня производственного предприятия «АБС».

Затраты прессового участка (мастер).

Таблица 7.4

Месячный отчет 2 уровня.

Сводка затрат производственных участков (начальник производства)

Таблица 7.5

Месячный отчет 3 уровня.

Сводка затрат по производству (Вице-президент)

Продолжение табл. 7.5

Таблица 7.6

Месячный отчет 4 уровня.

Сводка затрат по заводу (Президент и генеральный управляющий)

Информация, полученная от высшего уровня ответственности, поступает к контроллеру предприятия.