Змістовий модуль 1. Організація сучасного діловодства

КОНСПЕКТ ЛЕКЦІЙ

з дисципліни «Кадрове діловодство»

напрям підготовки 0501 «Економіка та підприємництво»

спеціальність 6.050100 «Управління персоналом та

економіка праці»

освітньо-кваліфікаційний рівень – бакалавр

форма навчання – денна

курс 4

ДОНЕЦЬК 2008

Конспект лекцій з дисципліни «Кадрове діловодство» для студентів 4 курсу денної форми навчання, напрям підготовки 0501 «Економіка і підприємництво», спеціальність 6.050100 «Управління персоналом та економіка праці», освітньо-кваліфікаційного рівня «бакалавр».

Укладач: С.М. Ісіков

Голова ПМК В.С. Кравченко

Зав. кафедри

управління персоналом

і економіки праці І.В. Петенко

З М І С Т

1. Заліковий модуль1. Кадрова служба в системі управління персоналом підприємства…………………………………………………………… 4

Зм.м.1. Організація сучасного діловодства………………………….4

Зм.м.2. Офіційна документація як форма і джерело управлінської інфлормації………………………………………………………………11

Зм.м.3. Види офіційної документації…………………………………19

2. Заліковий модуль 2. Кадрова документація…………………………..26

Зм. м.4. Оформлення документів……………………………………..26

Зм.м. 5. Організація роботи з документами………………………….49

Зм.м. 6. Організація кадрового діловодства………………………….65

3. Заліковий модуль 3.Документаційне забезпечення руху кадрів………82

Зм. м. 7. Звітність відділу кадрів……………………………………….82

Зм.м. 8. Ведення особових справ і трудових книжок.……………….87

Зм.м.9Документування атестацій, нагороджень, допомог і пенсій.…………………………………………………………………….103

Заліковий модуль 1.

Змістовий модуль 1. Організація сучасного діловодства

Робота з кадрами підприємства здійснюється спеціалізованим функціональним підрозділом підприємства — кадровою службою.
Слід зазначити, що в сучасній літературі, а також у практиці діяльності різних підприємств використовуються такі назви, як: відділ кадрів, служба кадрів, відділ по роботі з персоналом і т. д. Усі ці назви мають
однакове значення для діяльності підприємства і виконують функції організації роботи з персоналом конкретного підприємства.
Роль кадрової служби в апараті управління безупинно росте. Так, у період становлення ринкової економіки в Україні виникає необхідність в обґрунтованому підборі, організації навчання, підвищенні кваліфікації, правильній оцінці і вихованні кадрів підприємства. Особливо зростає роль кадрових служб щодо набору випускників технікумів, інститутів і університетів, які володіють сучасними знаннями з таких дисциплін, як: маркетинг, менеджмент, ринкова стратегія, ціноутворення і т. п. Крім цього, необхідно також систематично підвищувати кваліфікацію як працівників апарату управління, так і працівників, зайнятих оперативною діяльністю.
За статусом служба управління персоналом є самостійним структурним підрозділом підприємства. Керує діяльністю служби, як правило, директор з кадрів, у підпорядкуванні якого можуть знаходитися ряд відділів, секторів, або груп окремих працівників, утворених за функціональним принципом (відділ кадрів, сектор навчання і розвитку персоналу, група стимулювання і оплати праці, менеджер з комунікацій, інженер з техніки безпеки і т. д.).
Напрямки діяльності кадрової служби обумовлені тими ж чинниками, що і всього підприємства. Вони визначають функції служби управління персоналом.

Функція у перекладі з латинської означає діяльність. Функція управління - вид діяльності, що заснований на розділі та кооперації управлінської праці та характеризується певною однорідністю, складністю, стабільністю впливу на об'єкт та суб'єкт управління.

Функції, що виділяються за станом управління називають загальними.

Функції, що виділяються по сферах діяльності називають конкретними чи спеціальними. До конкретних належать інформаційне забезпечення управління.

Інформаційне забезпечення управління складається з організації пошуку, збору, зберігання та передачі інформації з метою її використання у процесі рішення управлінських задач.

В організації інформаційного забезпечення центральна роль належить документуванню.

Сукупність управлінських організацій з утворення, реєстрації, руху, організації контролю виконання документів, формуванню справ, підготовки документів до зберігання називається - діловодством.

Діловодство - від старовинного «виробництво справ» - процес прийняття рішень на підставі документів.

Задачі діловодства:

• забезпечення ефективного процесу управління;

• утворення документів;

• зберігання, забезпечення доступу до документів.

Діловодство включає такі поняття:

Документування - запис за встановленими формами управлінських рішень та дій у цілях їх закріплення та передачі.

Документообіг - це рух документів в організації з моменту їх отримання чи утворення до завершення виконання чи відправки.

Справа - сукупність документів чи документ, що відноситься до певного питання чи галузі діяльності організації.

Документ - інформація, що записана на любому матеріалі, що видана чи отримана будь-якою фізичною чи юридичною особою, у любій організації для використання у своїй діяльності.

Діловодство у своєму розвитку пройшло декілька етапів

І етап : Приказне діловодство (XV - ХVII ст.). Особливості діловодства у цей період:

1. Документи - у вигляді стовпців - текст на смугах паперу шириною 15-17 сантиметрів. Зворотна сторона використовувалася для адреси, резолюції, поміток. Документ має форму сувої.

2. Діловодство починалося з моменту отримання документу, на якому ставилася дата отримання. Потім - підготовка до докладу. Обговорення - приговори наказу. Складався документ - відповідь.

3. Підпис д'яка, що відповідав за складання документу ставився на склейках документу. Автор документу - та людина, що виконувала записи тексту.

4. Документи систематизувалися за певними ознаками.

5. Види документів - накази царя, приречення боярської думи, указні книги. Прикази слали один одному «пам'яті», формою звертання до державних установ були чолобитні.

6. Налагоджується архів, документи зберігаються в приказних хатах.

7. З'являються особливі форми документів -книги:

- для грошових операцій - прибутково-расходні;

- для обліку пошлін - митницькі;

- для обліку врожаю - умолотні та інше.

8. В документах ведеться перерахування титулів, звань, повноважень.

9. Розрізняли тексти лицьової та оборотної сторони листа. Площа листа, де розміщувався текст мала свої назви. Верх листа -«голова», а частина під основним текстом - «іспод».

10. Діловодство було засноване на канцелярських традиціях та не регулювалося законодавством.

На землях правобережної України, що поступово входили до складу князівства Литовського застосовувалися актові книги (з XIII до кінця XVIII століття). Книги поділялися на:

- секретні (кримінальні справи);

- нотатні (дарчі, купчі, боргові, контрактні документи);

- поточні (для скарг, свідчень, заяв).

Цей період називають актове діловодство.

II період. Колежське діловодство (з XVIII століття). Характерні ознаки діловодства:

1. Петро І у 1699 році вводить гербовий папір , а у 1700 році заміняються стовпці зошитами. 28 лютого 1720 року утворений «Генеральний регламент державної колега», де оформлена система документування та діловодства колегії - колежське діловодство. Це система норм по документуванню внутрішньої діяльності колегій та їх листуванню з іншими установами.

2. Упорядкована система реєстрації, введені журнали. Розроблена система довідкового апарату - настільний реєстр. Журнали А і В -для реєстрації вихідних документів, а С і Д - для реєстрації вхідних документів. В документах обов'язково проставлялася дата і номер.

3. Закладені основи обліку та зберігання документів: «архів». Утворюються архіви, колегії, поточні архіви, державні архіви. Групування справ в архівах. Групування документів у справах за змістом, географічною ознакою.

4. Документи, що оберталися листи, доношення, реляції, прохання, вимоги. У всіх установах утворюються документи за грошовою та матеріальною звітністю. Для оформлення угод у XVIII столітті був утворений письмовий порядок їх здійснення.

5. Частина документів складається за генеральними формулярами.

6. Найбільш важливі документи складалися секретарем.

III етап. Виконавче діловодство. Характерні ознаки діловодства:

1. Сперанський Г. С. запропонував «Общее \учреждение министерств» де була розроблена система ведення діловодства та звітності.

2. Документи цього періоду: донос, рапорт, реляція, рескрипти, циркуляри.

3. Застосовуються бланки з кутовими штампами, що містять дані про організацію.

4. Порядок проходження документів по інстанціям в регламентується.

5. Документи складні за змістом складаються із 3-х частин:

- вступ із вкладенням справи;

- обгрунтування із посилками на законодавство;

- заключення із висновками, пропозиціями.

6. Справи, що вирішуються поділяються на три категорії:

- невідкладні;

- термінові;

- поточні.

ІV етап. Радянський період розвитку діловодства. Характерні ознаки діловодства:

1. Удосконалення систем діловодства, обліку, сформовані ЦСУ.

2. Впровадження принципів наукової організації праці, у систему діловодства,

3. Утворені системи стандартів з документації, єдина державна система документації (ЄДСД), загальносоюзні класифікатори, уніфіковані системи документації, спеціальні системи документації.

4. Утворено Головне архівне управління при Раді Міністрів СРСР, що контролювало документаційну частину діловодства установ.

5. Розроблена Державна система документаційного забезпечення управління.

Рішення проблем управління документацією у сучасний період пройшло у розвинутих країнах два основних етапи.

1-й - 1970-80 рр. Більшість вважали, що традиційні методи роботи з документами застаріли, що паперові документи будуть усунені документами на електронних носіях.

2-й - з середини 80-х рр. Це етап співіснування традиційного діловиробництва з обробкою інформації на ЕОМ буде тривалим.

В США рекомендується зберігати на невизначений строк паперовий документ поряд з машинним носієм.

Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу (ДСТУ 2732 - 94 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення»). Класифікація документів - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи. Документи класифікуються за такими ознаками:

- спосіб фіксації інформації;

- зміст;

- назва;вид;

складність; місце складання; термін виконання; походженні; гласність; юридична сипа; стадія виготовлення; термін зберігання; рід діяльності та інше.

За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

письмові, до яких належать усі рукописні та машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки; графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, мали, рисунки, малюнки, схеми,плани. Вони цінні своєю ілюстративністю; фото - й кінодокументи - такі, що створені способами фотографування й кінематографії. Це кіно - та фотоплівки та фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо; фонодокументи - такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

За змістом документи поділяють на: організаційно-розпорядчі;

• фінансово-розрахункові;

• постачально-збутові та інше.

До функцій кадрової служби підприємства належать:
• визначення потреби в кадрах, планування кадрового забезпечення і руху кадрів;
організація підбору, розміщення і виховання персоналу;
• дослідження і аналіз ділових, професійних і особистих якостей працівників підприємства;
• організація діловодства з роботи з персоналом;
• оцінка і атестація персоналу підприємства; організація навчання і підвищення кваліфікації персоналу;
• формування кадрового резерву, підготовка керівних кадрів і управління просуванням за службою;
• поліпшення умов роботи і рішення соціальних питань; розвиток мотивації, кар'єри працівників.