Зм. модуль 7. Звітність відділу кадрів

1. Статистична звітність

На розвиток будь-якого суб'єкта господарювання суттєво впливає ринкове середовище. Ділові партнери та державні органи потребують достовірної і неупередженої інформації з питань, що їх цікавлять. Отри­мання такої інформації забезпечується шляхом подання звітів установ­леної форми та змісту.

Звітність - це періодичне складання суб'єктами господарювання звітів про свою діяльність, які подаються до державних органів.

Звітність є: фінансова, податкова, статистична, оперативна та інша, в залежності від особливостей суб'єкта господарювання та потреб одержувача звітної інформації.

З питань праці та її оплати, зайнятості, використання робочого часу складається статистична звітність, яка узагальнюється по регіонах та по країні в цілому, що дає можливість судити про зайнятість населен­ня, про безробіття та попит на робочу силу, про підготовку та підви­щення кваліфікації кадрів, про зайнятість молоді, про стан умов пра­ці, про номінальну та реальну заробітну плату, про середньомісячну заробітну плату, продуктивність праці тощо.

Мета складання звітності - надання повної та неупередженої ін­формації користувачам для прийняття рішень.

Статистична звітність регулюється Законом України „Про держав­ну статистику України".

Закон регулює права та обов'язки органів статистики та респонден­тів (тих, що надають інформацію).

Респонденти мають право знати, які первинні дані про них збира­ються у процесі статистичних спостережень, як, ким і з якою метою будуть використовуватися.

Респонденти зобов'язані безкоштовно подавати органам статистики у повному обсязі, за встановленими формами та у визначені терміни достовірну статистичну інформацію, у тому числі з обмеженим досту­пом.

Для того, щоб інформація, яка надається органам статистики, не була використана на шкоду респондентів, закон передбачає захист кон­фіденційної інформації.

Законом передбачено, що „первинні дані, отримані органами ста­тистики від респондентів під час проведення статистичних спостере­жень є конфіденційною інформацією, яка використовується виключно для статистичних цілей у зведеному знеособленому вигляді" (напри­клад, відомості про звільнення, прийняття на роботу, про заробітну плату тощо).

Поширення статистичної інформації, за якою можна визначити кон­фіденційну статистичну інформацію щодо конкретного респондента, законом заборонено.

Одним із завдань статистики є надання допомоги суспільству в по­глибленні та конкретизації знань про його соціальний склад, процеси, що відбуваються в ньому, а також у виробленні політики, яка б полег­шувала життя населенню і допомагала йому вирішувати конкретні со­ціальні проблеми, які існують на даному етапі розвитку суспільства.

З цією метою органи статистики надають інформацію, яка висвіт­люється в таких розділах:

1. Населення.

2. Зайнятість населення.

3. Рівень життя населення.

4. Освіта.

5. Інші розділи.

Статистична інформація збирається з використанням трьох методів:

- метод фіксації інформації;

- метод щоквартального вибіркового обстеження домогосподарств;

- метод перевірок окремих питань.

Метод фіксації інформації полягає в зборі інформації від респонден­тів через відповідну звітність. До складання таких звітів залучаються і працівники кадрових служб.

Підприємства готують та подають до органів статистики статис­тичну звітність з кадрів за формами:

• Звіт з праці (форма № 1 -ПВ - термінова місячна);

• Звіт з праці (форма № 1-ПВ - термінова квартальна);

• Звіт про стан умов праці, пільги та компенсації за роботу із шкід­ливими умовами праці (форма № 1-ПВ - умови праці);

• Звіт щодо причин і наслідків страйку (форма № 1-ПВ-страйк);

• Звіт про витрати на утримання робочої сили (форма № 1-РС);

• Звіт про використання робочого часу (форма №-ЗПВ - піврічна);

• Звіт про використання робочого часу (форма №-ЗПВ - зведена);

• Звіт про виконання норм виробітку і стан нормування праці (фор­ма № 4-ПВ);

• Звіт про травматизм на виробництві (форма № 7-ТВН);

• Звіт по кількість працівників, їхній якісний склад та професійне навчання (форма № 6-ПВ);

• Звіт про чисельність та склад громадян України, які тимчасово працюють за кордоном (форма № 1 -ТМ -- трудова міграція);

• Звіт підприємств, організацій, установ про чисельність та склад іноземців, які тимчасово працюють в Україні (форма № 2-ТМ - трудо­ва міграція);

• Звіт про чисельність та склад іноземців, які тимчасово працюють в Україні (форма № 3-ТМ - трудова міграція).

Зразки деяких форм наведено в Додатку 5.

2. Звітність, що подається в державну службу зайнятості

До обов'язків працівників кадрових служб належать підготовка та подання в державну службу зайнятості у відповідності до Закону України "Про зайнятість населення" інформації за звітними формами, затвер­дженими наказом Міністерства праці України від 19.12.2005 р. № 420.

До них відносяться:

• Звіт про наявність вакансій (форма № 3-ПН). Подається при на­явності вакансій;

• Звіт про заплановане вивільнення працівників (форма № 4-ПН (план)). Подається не пізніше, ніж за 2 місяці до вивільнення працівників;

• Звіт про фактичне вивільнення працівників (форма № 4-ПН (факт)). Подається в 10-денний строк після вивільнення працівників;

• Звіт про прийнятих працівників (форма № 5-ПН). Складається поде­кадно за періоди: з 1 по 10, з 11 по 20, з 21 по останнє число звітного місяця і подається не пізніше третього дня після закінчення звітної декади.

Звітність за формою № 3-ПН "Звіт про наявність вакансій" при наявності вакансій подають центрам зайнятості за місцем реєстрації платники страхових внесків - підприємства, установи, організації, їх структурні підрозділи та філії незалежно від форм власності та госпо­дарювання.

У цьому звіті надається повна характеристика вакантного місця (назва посади, її код, характер роботи, режим роботи, умови праці, умови соціальної сфери, заробітна плата) та основні вимоги до прете­ндента на вакансію (стаж роботи за професією, рівень освіти, спеціа­льність/професія, код, освітньо-кваліфікаційний рівень/кваліфікаційний рівень, місце проживання, додаткові навички, характеристики особи та ін.).

Підприємства, установи, організації, їх структурні підрозділи та філії, незалежно від форм власності та господарювання, а також фі­зичні особи, у тому числі підприємці, у разі запланованого вивіль­нення працівників подають центрам зайнятості за місцем реєстрації платників страхових внесків не пізніше ніж за 2 місяці до вивільнен­ня працівників "Звіт про заплановане вивільнення працівників" за формою № 4-ПН (план), де по кожному запланованому до звільнен­ня працівнику надають вичерпну інформацію щодо займаної поса­ди, кваліфікації працівника і його доходів. Крім цього, вказують но­мер та дату наказу про попередження про заплановане звільнення, заплановану дату звільнення.

В 10-денний строк після вивільнення працівників підприємства по­дають центрам зайнятості "Звіт про фактичне вивільнення працівни­ків", форма № 4-ПН (факт). Ця форма звітності підтверджує фактичне виконання запланованого вивільнення працівників (форма № 4-ПН (план)). Подається в розрізі кожного вивільненого працівника з відпові­дними характеристиками.

Форма № 5-ПН "Звіт про прийнятих працівників" містить інформа­цію про прийнятих працівників: прізвище, ім'я по батькові, ідентифіка­ційний код, найменування професії (посади), номер та дата наказу про прийняття на роботу працівника, відомості про прийняття на роботу за направленням державної служби зайнятості тощо.

Наявність цих форм дає можливість органам державної служби за­йнятості відслідковувати рух робочої сили та планувати роботу щодо працевлаштування безробітних та надання їм відповідної допомоги.