Зм. модуль 8. Ведення особових справ і трудових книжок.

1. Облікові первинні документи

Для узагальнення інформації з кадрів використовують облікові до­кументи, які поділяються на первинні та похідні. Облікові первинні — це документи, в яких відображається вся інформація про кожну конк­ретну особу від початку роботи найманого працівника у роботодавця до його звільнення. До таких документів належать: -» особові картки (форма П-2, П-4, П-2ДС);

особові справи.

Особові картки ведуться на всіх працівників суб'єкта господарю­вання незалежно від форм власності, виду діяльності і галузевої належ­ності. Особові картки комплектуються відповідно до штатного роз­кладу за структурними підрозділами, а всередині структурного під­розділу - за прізвищами працівників в алфавітному порядку.

Особові картки на сумісників, тимчасових працівників і жінок, які мають відпустку по догляду за дитиною, комплектуються окремо. З карток складається картотека особового складу суб'єкта господарю­вання. Усі записи в особовій картці підтверджуються особистим під­писом працівника.

Картка має дві сторони: лицьову та зворот. На лицьовій стороні розміщені загальні відомості про працівника та відомості про військо­вий облік. На зворотній - розміщують інформацію про призначення, переведення та відпустки за весь період роботи.

Складають особову картку на підставі опитування працівника та ін­формації з відповідних документів: паспорта, трудової книжки, доку­мента про освіту (кваліфікація, спеціальність), військового квитка. Осо­бова картка заповнюється за відповідною формою чорнилом чи кулько­вою ручкою за винятком 12, 13, 14 пунктів. Ці пункти (паспортні дані, домашня адреса і телефон) заповнюються олівцем у зв'язку з можли­вими змінами. Зразок типової форми картки П-2 наведено нижче:

Після заповнення працівником відділу кадрів усіх пунктів першого розділу в особовій картці ставить особистий підпис працівник, який приймається на роботу.

II. Відомості про військовий облік

У цьому розділі картки П-2 записи ведуть по військовозобов'яза­них на підставі даних військового квитка і відповідно до інструкції з обліку військовозобов'язаних. Наявність такої інструкції є обов'язко­вою, фахівець з кадрів одержує її в районному військовому комісаріаті за місцем розташування суб'єкта господарювання.

Вказані дані працівник відділу кадрів щороку звіряє в райвійськко-матах за місцем проживання працівника.

III. Призначення і переведення

Перший запис в розділі III особової картки здійснюється під час оформлення на роботу. Надалі тут відображаються переміщення, змі­ни у кваліфікації. Усі записи з цього розділу переносять до трудової книжки.

Вносячи на підставі наказів у трудову книжку записи про прийнят­тя, переведення чи звільнення, працівник відділу кадрів ознайомлює про це п власника під розписку в графі „Підпис власника трудової книжки". У графі „Дата" ставиться дата, коли працівник приступив до роботи, ця дата вважається початком робочого року для надання щоріч­ної відпустки.

У графі „Назва структурного підрозділу" коротко записується назва підрозділу — „ бухгалтерія ".

У графі „Назва професії, посади" записується найменування поса­ди — „ бухгалтер по розрахунках з робітниками і службові(ями ".

У графі „Розряд" (оклад) - записується прописом розряд, катего­рія, посадовий оклад.

У колонці „Підстава" - записується номер і дата наказу про прийнят­тя або переміщення працівника на інше робоче місце.

У графі „Підпис власника трудової книжки" ставиться особистий підпис працівника, з яким уклали трудовий договір. Це може бути і підпис ознайомлення з наказом про прийняття на роботу, переведення чи переміщення за винятком наказу про стягнення за порушення тру­дової дисципліни, де ставиться підпис на самому наказі.

IV. Відпустки

Цей розділ призначений для обліку щорічних і всіх додаткових від­пусток, який дублюється в журналі обліку відпусток.

У графі „Вид відпустки" пишеться вид відпустки - „щорічна ", „без збереження заробітної плати " та ін.

У графі «За який період» - пишеться робочий рік, за який надаєть­ся щорічна і додаткові відпустки. Робочий рік згідно ст.6 Закону Укра­їни „Про відпустки" відлічується з дня укладення трудового договору (10.02.04р. - 09.02.05р).

У графі „Дата" - пишеться початок і кінець відпустки - «12.09.05 р.», «04.10.05 р.»

У графі „Підстава" - пишеться дата і номер наказу про надання відпустки - „наказ №12-к від 10.09.05р. "

Окремо в особовій картці по формі П-2 виділені пункти:

«Додаткові відомості», де записуються зміни, які відносяться до першого і другого розділів картки, зміни прізвища, підвищення квалі­фікації тощо. Наприклад, прізвище Петренко змінено на Сидоренко на підставі наказу №201-к від 10.03.98р.

У рядку «Трудову книжку отримав» вказується дата, місяць і рік отримання трудової книжки, ставиться підпис її власника. Цей запис роблять після звільнення працівника зі штатної посади.

Особові картки на працівників повинні мати номери, що відповіда­ють номерам запису в „Книзі обліку трудових книжок і вкладок до них". Зберігаються особові картки після звільнення працівника два роки у відділі кадрів і 73 роки в кадровому архіві. У випадках повтор­ного прийняття особи на роботу на дане підприємство рекомендуєть­ся користуватись її старою особовою карткою.

На спеціалістів з вищою освітою, які виконують науково-дослідні, проектно-конструкторські і технологічні роботи, крім особової карт­ки по формі П-2, ведеться особова картка по формі П-4. Особливості цієї картки зумовлені специфікою підвищення кваліфікації наукових кадрів. Типова форма П-4 заповнюється і ведеться працівником кад­рової служби аналогічно типовій формі П-2.

Для узагальнення інформації про працівників, на яких поширюєть­ся положення Закону України „Про державну службу", складається особова картка за формою П-2ДС.

Особова картка заповнюється українською мовою, в називному від­мінку (крім окремо зазначеного). Пункти 1-11 заповнює державний службовець відповідно до записів у паспорті, дипломі, свідоцтві, ате­статі про освіту та інших документах. До особової картки заносяться:

Розділи II- VIII- заповнюються відповідно до вимог таблиць.

Записи повинні здійснюватись у точній відповідності з формулюван­ням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт законів (Закон України «Про державну службу», КЗпП України).

Записи вносяться відповідно до наказу (розпорядження), із зазна­ченням дати його видачі.

Записи дат виконуються арабськими цифрами: число і місяць - дво­значними числами, рік - чотиризначним числом, записи розділяють крапкою, крім окремо зазначених.

II. Продовження терміну перебування на державній службі

У графі «Підстава»: номер і дата листа-погодження Головдержслуж-би, на основі якого продовжено термін перебування на державній службі.

III. Просування у службі в державному органі

У разі заміни назви структурного підрозділу, посади, категорії, рангу проводиться окремий запис.

IV.Відпустки

Запис здійснюється аналогічно з Ф. П-2.

V. Дисциплінарна відповідальність

Заповнюється відповідно до статті 14 Закону України «Про державну службу».

У графі 1 «Причина» - причина, що викликала притягнення до дисциплінарної відповідальності.

У графі 2 «Вид стягнення» - дисциплінарне стягнення, захід дис­циплінарного впливу; у випадку, коли державного службовця відсто­ронено від службових обов'язків та призначено службове розсліду­вання відповідно до статті 22 Закону України «Про державну службу»

необхідно додатково вказувати строки відсторонення (термін від

до , на який відсторонено) та результати розслідування.

VI.Заохочення, нагороди, почесні звання

Запис здійснюється на підставі рішення відповідного органу.

VII.Зарахування до кадрового резерву

Заповнюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 19 грудня 1994 року №853, відновлюється кожного року.

Графа 1 - „Орган, до якого зараховано в кадровий резерв" - назва органу, до якого зараховано в кадровий резерв. В разі, коли державний службовець зарахований до кадрового резерву в тій самій установі (організації), де він працює, записується: „у цьому органі".

VIII.Підвищення кваліфікації

Назва навчального закладу (на момент закінчення), у тому числі за кордоном.

Програма чи тематика підвищення кваліфікації: заповнюється від­повідно до запису у дипломі (свідоцтві).

IX. Відомості про військовий облік

Заповнюється згідно з «Інструкцією про порядок ведення обліку військовозобов'язаних і призовників на підприємствах, в установах, організаціях» та відповідно до записів у військовому квитку.

Додаткові відомості:

а) відомості, відповідно до статей 12,16 Закону України «Про держав­ну службу», а саме; не мав судимості, не займається підприємницькою

діяльністю безпосередньо або через посередників, не працює за суміс­ництвом, не повірений третіх осіб у справах державного органу, не член складу керівних органів підприємств тощо;

6) до якої категорії пільговиків належить, наприклад, чи є ліквіда­тором аварії на ЧАЕС, офіцер запасу - пенсіонер та інші, номер посвід­чення, дата видачі та назва органу, який видав.

Дата і причина звільнення

Записи здійснюються у точній відповідності з формулюванням чин­ного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт КЗпП України або статтю ЗО Закону України «Про державну службу». Фор­ма особової картки П-2ДС затверджена наказом Мінстату України від 26.12.95 р. №343.

Оформлення та ведення особових справ

В особовій картці, що ведеться на кожного працівника, записують загальні відомості, інформацію про військовий облік та накопичують інформацію про призначення, переведення та відпустки за весь період роботи, а всі документи, витяги з документів та відповідні копії, які стосуються питань просування по службі, заохочень, стягнень тощо формуються в особову справу.

Особова справа

Особова справа - це сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника й характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. Вона посідає основне місце в системі персонального обліку працівників. На підставі документів, що групуються в ній, про­водиться вивчення, добір та використання кадрів управління.

Заводяться особові справи на керівника підприємства, його заступ­ників, начальників відділів та служб, їх заступників, матеріально-від­повідальних осіб, спеціалістів тощо. Оформляються особові справи після зарахування працівників на роботу. Спочатку до особової спра­ви заносять документи, що відображають процес прийняття на робо­ту, потім - всі основні документи, які виникають упродовж трудової діяльності працівника в установі.

Систематизуються особові справи в алфавітному порядку або за структурними підрозділами, згідно зі штатним розкладом. Справи на матеріально-відповідальних осіб зберігають окремо. Кожній особовій справі присвоюється номер відповідно до номеру в штатно-посадовій книзі. Цей номер записується і в алфавітну книгу особових справ.

Документи особової справи:

1. Особовий листок з обліку кадрів із фотокарткою працівника розмі­ром 4x6 см;

2. Додаток до особового листка з обліку кадрів.

3. Автобіографія.

4. Копії документів про освіту, науковий ступінь, підвищення квалі­фікації.

5. Перелік наукових праць (для працівників, які мають науковий сту­пінь).

6. Різного роду характеристики чи рекомендаційні листи.

7. Документи, на підставі яких видаються накази про призначення, переведення, звільнення працівника (контракт, подання, листи про переведення тощо).

8. Копії наказів (розпоряджень) про прийняття (призначення), пере­ведення та звільнення працівника або витяги з них.

9. Матеріали проведеної атестації.

10.Внутрішній опис документів.

До особової справи можуть бути внесені також довідки-об'єктив-ки, копії наказів, розпоряджень, постанов органів вищого рівня або витяги з них, витяги з протоколів наукових рад (для наукових праців­ників, які брали участь у конкурсному заміщенні вакантних посад), витяги з протоколів зборів трудового колективу (для керівників, яких обирає на посаду трудовий колектив), а також інші документи, що ха­рактеризують діяльність працівника. Порядок розміщення цих доку­ментів, як правило, хронологічний - усі вони підшиваються до справи за черговістю надходження.

Довідки з місця проживання, медичні довідки та інші документи другорядного значення можуть групуватись у самостійну справу тим­часового зберігання окремо від особової справи або розміщуватись у «кишеньці» на зворотному боці її обкладинки.

Включення до особової справи наказів (розпоряджень) про відпуст­ки, про направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підви­щення кваліфікації чи стажування не допускається.

Оформлення обкладинки особової справи

Документи особової справи ведуться впродовж усього часу робо­ти особи на підприємстві й до номенклатури справ установи не зано­сяться.

На обкладинці розташовується заголовок. В ньому вказують у на­зивному відмінку повну назву підприємства, номер справи, прізвище, ім'я, по батькові особи, на яку вона заведена.

Обов'язково проставляється дата заведення (день прийняття особи на роботу) та закінчення (день звільнення) особової справи. Оскільки справа є документом тривалого зберігання, її вкладають у тверду об­кладинку й переплітають.

Після звільнення працівника його заяву про звільнення, копію на­казу (розпорядження) або витяг з нього, а також інші документи (лист про переведення на іншу роботу, подання на звільнення тощо), на під­ставі яких видано наказ (розпорядження), підшивають в особову справу та записують в опис. У додатку до особової справи працівника ро­биться запис про його звільнення. Після виконання цих процедур осо­бова справа зберігається у відділі кадрів упродовж двох років, потім здається на зберігання в архів організації на 73 роки. Загальний тер­мін зберігання особової справи 75 років.

Доступ до особових справ має бути обмеженим. Особові справи зберігаються як секретні документи. Як правило, їх розмішують у сейфах чи в крайньому разі, у спеціально-пристосованих для цього залізних шафах, що замикаються. Відповідальність за зберігання особових справ несе начальник відділу кадрів, фахівець з персоналу або секретар.

Видаються особові справи для службового користування лише осо­бам, коло яких визначене керівником установи. Не дозволяється за­тримувати особову справу більше ніж на один день та виносити її за межі підприємства. У разі використання особової справи забороня­ється робити будь-які виправлення раніше зроблених записів або вно­сити нові, вилучати документи чи долучати нові. Не дозволяється ви­давати особову справу особі, на яку вона заведена.

Щоб запобігти втраті особової справи, в ній необхідно тримати контрольну картку. Вона залишається у відділі кадрів на період видачі особової справи. Після повернення останньої в контрольній картці ставиться дата повернення, а особова справа повертається на своє місце. У разі відправлення особової справи поштою вказується дата відправлення, адресат, вихідний номер супровідного листа, дата по­вернення справи. Після передачі особової справи в архів контрольна картка

одиниця зберігання. У разі переведення працівника на інше підприєм­ство особова справа не передається. Виняток становлять випадки пере­ведення особи в межах однієї системи.

Складання опису документів особової справи

Опис документів особової справи містить їх порядкові номери, ін­декси, найменування, кількість сторінок. Він складається при первин­ному оформленні особової справи в тому порядку, в якому вони розмі­щені згідно з формою:

ОПИС

документів, які знаходяться в особовій справі

У разі необхідності вилучення документа з особової справи пра­цівник кадрів робить в описі відповідну позначку: ким вилучено доку­мент і з якої причини. Вилучати документ з особової справи з метою знищення забороняється. У процесі підготовки справи до передачі в архів у описі робиться запис про кількість аркушів цифрами та слова­ми, ставиться підпис відповідальної особи із зазначенням займаної нею посади та вказується дата.

2. Облікові похідні документи

Облікові похідні документи призначені для узагальнення інформа­ції про кадри в цілому по господарюючому суб'єкту. До таких докумен­тів належать:

/ книга реєстрації наказів;

/ журнал обліку ознайомлення працівника з посадовою інструкцією та умовами роботи;

/ штатно-посадова книга; / алфавітна книга;

/ книга обліку руху особового складу; / журнал обліку прийняття на роботу;

/ журнал обліку переведення (переміщення) працівників на іншу по­саду;

/ журнал обліку звільнення працівників;

/ інші похідні документи в залежності від специфіки підприємства. Книга реєстрації наказів

Зразок

Книга реєстрації наказів повинна бути пронумерована, прошнуро­вана, скріплена підписом керівника та сургучною печаткою підприєм­ства. Вилучення аркушів з книги та виправлення не допускаються.

У разі відміни наказу чи зміни пункту наказу пишеться новий на­каз, який реєструється в цій книзі на загальних підставах.

Кількість записів у книзі повинна відповідати наявності наказів.

Книга реєстрації наказів є документом суворої звітності та постій­ного зберігання. Ведеться працівником кадрової служби, який готує і веде облік наказів з особового складу. Заповнення граф необхідно ро­бити коротко відповідно до змісту наказу.

Журнал обліку ознайомлення працівників з посадовою

інструкцією та умовами праці

Уклавши трудовий договір, працівник повинен виконувати доруче­ну йому роботу особисто з дотриманням правил внутрішнього трудо­вого розпорядку. Власник або уповноважений ним орган чи фізична

особа зобов'язаний виплачувати працівникові заробітну плату і забез­печувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про пралдю, колективним договором.

Роботодавець перед працівником ставить відповідні завдання, на­дає відповідні права та Створює умови праці, необхідні для виконання дорученої роботи. Після зарахування працівника на роботу у відділі кадрів його ознайомлюють з посадовою інструкцією, внутрішнім тру­довим розпорядком і колективним договором. У відділі кадрів у наяв­ності повинні бути:

• посадові інструкції, "затверджені керівником, на всіх працюючих;

• внутрішній трудовий розпорядок, затверджений на загальних збо­рах трудового колективу підприємства, установи, організації;

• колективний договір, укладений згідно із Законом України „Про колективні договори і угоди".

З метою уникнення непорозумінь у правовідносинах працівник-роботодавець у відділі Кадрів ведеться „Журнал обліку ознайомлення працівника з посадовою інструкцією і умовами праці" за наведеною нижче формою.

Зразок

Журнал обліку ознайомлення працівника з посадовою інструкцією

та умовами праці

Штатно-посадова кц_ИГа

На всіх підприємствах, в організаціях і установах ведеться штат­но-посадова книга, зразок якої наведено нижче. Вона складається на підставі штатного розкд_аду. Але якщо у штатному розкладі вказу­ється можлива загальна кількість штатних одиниць, то у штатно-по­садовій книзі фіксується наявна кількість цих одиниць. У книзі за­писуються прізвище, ім '_я, по батькові працівника, який займає пев­ну посаду, його кваліфікаційна категорія, посадовий оклад, фіксується номер наказу про прийняття цього працівника на роботу (про пере­ведення, звільнення).

Штатно-посадова книга повинна бути пронумерована, прошнуро­вана і скріплена підписом керівника підприємства і печаткою.

Замість штатно-посадової книги можна вести штатно-посадовий список за тією ж формою, що і посадова книга.

Зразок

Штатно-посадова книга

Наявність книги та сумління її ведення забезпечує: / постійний точний облік кадрів відповідно до штатного розкладу; / наочність якісного складу кадрів та їх розміщення по підрозділах

згідно з освітою, кваліфікацією, розрядом, категорією; / постійний контроль за укомплектованістю кадрами та облік вакант­них посад;

/ наявність оперативного складання звітів та різної інформації; / єдину систему обліку особових справ та особових карток.

Алфавітна книга й алфавітна картка

За невеликої кількості працівників зручно вести алфавітну книгу, зразок якої наведено нижче. До цієї книги заносять записи по всіх пра­цівниках за структурними підрозділами або категоріями персоналу залежно від структури підприємства, організації, установи. Крім прі­звища, імені та по батькові працівника в алфавітній книзі вказується номер особової справи, особової картки цього працівника, місце ро­боти, посада, номер наказу про призначення, переведення на іншу роботу, загальний трудовий стаж і номер наказу про звільнення. Як і всі облікові книги, алфавітна книга нумерується, прошнуровується, скріплюється підписом керівника і печаткою

На підприємствах, в організаціях і установах з великою кількістю працівників доцільно вести алфавітні картки, що значно полегшує роботу з картотекою. Типова форма алфавітної картки наведена ниж­че. Картотека алфавітних карток ведеться на всіх працівників. А карт­ки в ній розкладаються в алфавітному порядку

Для вирішення проблем управління підприємством, установою, організацією керівництву необхідно мати загальні та аналітичні дані про особовий склад, його чисельність, про плинність кадрів, про зв'я­зок з державними службами зайнятості населення тощо. Керівник щоденно повинен знати рух кадрів у структурних підрозділах і зага­лом, щоб своєчасно приймати рішення щодо укомплектування, особ­ливо спеціалістами.

У кадровому діловодстві, особливо для підготовки державної звіт­ності, підрахування плинності кадрів, необхідно вести журнали руху кадрів з обліку прийнятих, переведених, звільнених. Для цього у від­ділі кадрів ведуться: >- журнал обліку прийняття на роботу; >- журнал обліку переведення (переміщення) працівників; >- журнал обліку звільнення працівників

Наявність похідних облікових документів надає можливість, з од­ного боку, забезпечити орган управління всією необхідною інформа­цією про кадри, з іншого - забезпечити формування статистичної звіт­ності по кадрах, а також забезпечити працівників необхідною для них інформацією

Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників

Відповідно до ст. 48 Кзот України і п. п. 1.1, 2.20 і 2.20-1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників (далі Інструкція), затвердженою наказом Міністерства праці України №58 від 29.07.93 р., трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють по трудових договорах на підприємствах, в установах, організаціях всіх форм власності (далі підприємства), зокрема в іноземних представництвах, або у фізичний осіб, зокрема осіб, підприємств, що є співвласниками (власниками), селянських (фермерських) господарств, у іноземних кореспондентів, співробітників міжнародних організацій і інших прирівняних до них іноземців на території України, понад п'ять днів, а також на сезонних, тимчасових і позаштатних працівників, за умови, що останні підлягають державному соціальному страхуванню.

На осіб, що працюють за сумісництвом і цивільно-правовим договорам, трудові книжки на підприємстві не ведуться.

Трудові книжки зберігаються на підприємствах як документи строгої звітності, видаються працівникам лише при звільненні під розписку.

Трудові книжки осіб, що працюють по трудових договорах в іноземних представництвах, у іноземних кореспондентів, співробітників міжнародних організацій і інших прирівняних до них іноземців на території України, зберігаються: У м. Києві - в Генеральній дирекції Київської державної адміністрації по обслуговуванню іноземних представництв, в Республіці Крим і областях - в департаментах зовнішніх зв'язків обласних державних адміністрацій, в м. Севастополі - в міській державній адміністрації.

Трудові книжки працівників, що працюють на умовах трудового договору у фізичний осіб - суб'єктів підприємницької діяльності без створення юридичної особи з правом найму, і фізичний осіб, що використовують працю, пов'язану з наданням послуг (кухарі, няні, водії і тому подібне), зберігаються безпосередньо у працівників.

Доцільно трудові книжки працівників зберігати і тримати в сейфах за абеткою, на великих підприємствах - по структурних підрозділах і за абеткою.

Трудові книжки (дублікати), які не були отримані працівниками при звільненні, зберігаються в кадровій службі впродовж двох років окремо від трудових книжок працівників, які працюють, а потім передаються в архів підприємства, де зберігаються впродовж 50 років, а після закінчення зазначеного терміну знищуються.

При зміні посадових осіб, що відповідають (згідно посадової інструкції або наказу) за ведення трудових книжок, передача чистих бланків трудових книжок (вкладишів), а також заповнених трудових книжок оформляється актом.

Бланки трудових книжок (вкладишів до них) зберігаються в бухгалтерії підприємства як документи строгої звітності і видаються по заявці в підзвітну суму посадовій особі, що відповідає за видачу трудових книжок.

Для обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них, а також контролю їх руху на підприємстві наказом Мінстата України від 27 жовтня 1995 року N 277 затверджених відповідних типових форм.

Облік бланків трудових книжок і вкладишів до них ведеться бухгалтерією в книзі обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них форми П-9. Облік руху трудових книжок і вкладишів до них ведеться кадровою службою або спеціально уповноваженою посадовою особою в книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них форми П-10.

Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них має бути пронумерована, прошнурована і що скріпляє підписом керівника підприємства і друком.

Кожного місяця посадова особа, що відповідає за ведення трудових книжок, подає бухгалтерії звіт про наявність бланків трудових книжок і вкладишів до них (які бралися їм раніше) і про суми, отримані за видані трудові книжки і вкладиші до них, з додатком прибуткового касового ордера підприємства.

На зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок і вкладишів до них складається акт по Пформе-11.

Про порядок оформлення трудової книжки і внесення до неї записів дивися в "Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників", затвердженою наказом Міністерства праці України №58 від 29.07.93 р.