Учетные регистры. Данные первичных документов, отражающих хозяйственные операции, после их проверки и принятия к учету

Данные первичных документов, отражающих хозяйственные операции, после их проверки и принятия к учету, накапливаются и систематизируются в регистрах бухгалтерского учета. Результаты хозяйственной деятельности за определенный период из учетных регистров в сгруппированном виде переносятся в бухгалтерскую отчетность.

Учетные регистры– носители данных определенной формы , построенные в соответствии с экономической группировкой информации об активах, капитале и обязательствах организации.

Внешний вид и материальная основа учетных регистров весьма разнообразна.

Учетные регистры классифицируются по основным признакам (схема 22):

- по материальной основе

- по назначению

- по способу группировки

- по степени обобщения (детализации информации)

- по способу графления

-

По материальной основе различают учетные регистры на бумажной и безбумажной основе.

Бумажные регистры – книги, журналы, отдельные листы и карточки, машинограммы, получаемые в результате обработки информации.

Регистры на безбумажной основе формируются непосредственно в оперативной памяти ЭВМ или на магнитных носителях. Современная видеотехника позволяет проектировать учетные регистры (видеограммы) на экране дисплеев или на экран зала.

По внешнему виду выделяют – карточки, свободные листы и книги.

Карточки – предназначенные для длительного пользования бланки с отпечатанной таблицей. Они используются для аналитического учета ОС, материалов, готовой продукции. Они подлежат регистрации в специальных реестрах. Эти носители бухгалтерской информации наглядны, их несложно сортировать, они удобны в обращении. Карточки хранятся в картотеках у материально- ответственных лиц. Каждая карточка содержит: порядковый номер, дату открытия, количество материальных ценностей, единицу измерения, сумму в денежном выражении.

Свободные листы – представляют собой учетные регистры большего формата по сравнению с карточками и книгами (журналами). Они выполняют роль комбинированных регистров аналитического и синтетического учета. Это различные ведомости для расчета амортизации, себестоимости готовой продукции. Они удобны для использования, т.к. позволяют более рационально распределить обязанности между работниками бухгалтерии.

Книги (журналы) – представляют собой сброшюрованные листы определенного формата и графления. Они используются на тех участках где необходимо усилить контроль. Применение их ограничено, т.к. работу по их ведению нельзя разделить между работниками бухгалтерии. Книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены печатью предприятия и подписями руководителя и главного бухгалтера. Преимущество книг состоит в том, что исключается возможность замены отдельных листов новыми. На предприятиях используются – главная книга, кассовая книга, книга депонированной заработной платы и т.д.

По назначению различают: контокорректные, материальные (количественно - суммовые и количественно – сортовые), многографные.

Контокорректные, предназначены для аналитического учета состояния расчетов предприятия с дебиторами и кредиторами. Информация отражается в денежном выражении отдельно по каждому дебитору и кредитору, что позволяет видеть состояние расчетов после каждой хозяйственной операции.

Материальные регистры применяются для учета активов предприятия, выраженных в количественном измерении.

Количественно – суммовые регистры имеют три колонки: приход, расход, остаток, каждая из которых представлена в количественном и суммовом выражении (оборотно - сальдовая ведомость по материальным счетам).

В количественно – сортовых регистрах информация о движении ценностей представлена только в количественном измерении (карточка складского учета материалов). Наличие показателей «Норма запаса» или «Лимит» позволяет выявить обеспеченность предприятия ресурсами.

Многографные регистры содержат несколько колонок, предназначенных для отражения результата хозяйственной операции. Они используются для учета издержек (журналы – ордера)

По способу группировки различают регистры: хронологические, систематические, комбинированные, синхронистические.

Хронологические используются для записей хозяйственных операций по мере их совершения и поступления документов в бухгалтерию. Такие регистры обеспечивают контроль за сохранностью поступающих документов и полнотой бухгалтерских записей. К ним относятся: регистрационный журнал, книга (журнал) учета хозяйственных операций.

Систематические регистры применяются для группировки и отражения однородных по содержанию хозяйственных операций (кассовая книга, оборотно – сальдовая ведомость).

Вкомбинированных регистрах сочетаются хронологическая и систематическая запись (главная книга, журналы- ордера).

Синхронистические регистры– таблицы, предназначенные для отражения систематической или хронологической и систематической записей, имеющие многоколонную форму.

По степени обобщения различают: синтетические, аналитические и комбинированные регистры.

В синтетических регистрах записи ведутся только в денежном выражении с указанием даты, номера документа (главная книга, журнал-ордер).

Аналитические регистры используются для записей по аналитическим счетам. В них указывается: номер, дата документа, краткое содержание хозяйственной операции. В них применяются денежные и натуральные измерители (карточки, книги, ведомости).

В комбинированных регистрах совмещается синтетический и аналитический учет.

По способу графления выделяют регистры: параллельного (односторонние, двусторонние, многоколончатые), последовательного и смешанного графления.

При параллельном графлении относящиеся к дебету и кредиту записи располагаются на одной стороне.

В одностороннем регистре записи располагаются на одном развороте информационного носителя, где колонки для дебета и кредита счета помещаются либо справа от текста – неразделенный регистр (журнал регистрации хозяйственных операций), либо для дебета – слева, для кредита – справа – разделенный регистр. Учет ведется в денежных, натуральных или одновременно в обоих измерителях. Такие регистры применяются не только для отражения информации по отдельным счетам, но и распространяются на их совокупность, представленную бухгалтерским балансом.

Двусторонний регистримеет две страницы с идентичным текстом: одна – для дебета, другая – для кредита. Такие регистры применяют при ведении учета в книгах. Двусторонние регистры используют в синтетическом и аналитическом учете при ведении учета вручную.

Вмногоколончатом регистре информация отражается на одной странице, но в отличие от одностороннего регистра в графе текст располагается в нескольких колонках для различных признаков (журнал – главная).

При последовательном графлении в регистре сначала отражаются записи, относящиеся к дебету, а ниже – к кредиту. При ручном ведении записей такой вид регистров неудобен, т.к. заранее неизвестно, сколько строк займут записи по дебету. Такие регистры используются для построения бухгалтерских балансов.

Присмешанном графлении (журнал-ордер) в колонках располагаются формулы проводок с указанием наименования (кодов) счетов. Наличие записи в колонке указывает на принадлежность информации к дебету или кредиту определенного счета.

Содержание учетных регистров, как и данные внутренней отчетности, являются коммерческой тайной организации

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, их составившие и подписавшие.