Методика здійснення контролю господарської діяльності продовольчої служби.

Оскільки документальна ревізія є найбільш повного за обсягом формою контролю діяльності служби і включає питання інвентаризації матеріальних засобів і перевірки господарської діяльності, доцільно розглянути послідовність і методику проведення документальної ревізії.

Як правило, документальну ревізію проводять у такій послідовності:

а) перевірка фактичної наявності, якісного стану, комплектності й умов збереження матеріальних засобів на складах, у їдалень, підрозділах; організація загальної і протипожежної охорони об'єктів служби;

б) перевірка забезпеченості продовольством, технікою і майном служби, наявність і зміст установлених запасів;

в) перевірка правильності і своєчасності записів у книгах і картках обліку, стану обліку матеріальних

засобів у діловодстві і на об'єктах служби (їдальня, склад ін.);

г) перевірка законності прибуткових і видаткових операцій, правильності оформлення первинних документів, наявності і порядку збереження прибутково-вибуткових документів і бланків суворого обліку;

д) перевірка законності і доцільності витрат коштів за § 2 статті 6 кошторису Міністерства оборони і позабюджетних засобів (виду 1);

е) звірення фактичної наявності матеріальних засобів з даними обліку;

ж) перевірка правильності зарахування на забезпечення і зняття з нього особового складу;

з) перевірка звітності, її якості і термінів представлення;

и) перевірка укомплектованості, стану спеціальної підготовки, знання і виконання посадовими особами функціональних обов'язків по службі і контролю за наявністю матеріальних засобів;

к) перевірка правильності ведення підсобного господарства й організації ветеринарного забезпечення;

л) організація планування роботи служби, повнота і якість виконання планів;

м) перевірка організації харчування (у тому числі лікувально-профілактичного, дієтичного і госпітального) особового складу, хлібопечення і повноти доведення належних норм продовольчих пайків (у процесі всієї ревізії);

н) перевірка збереження продовольства, техніки і майна, виявлення причин утрат, нестач, розкрадань і незаконної витрати, перевірка правильності записів у книзі обліку нестач і виконання рішень по відшкодуванню збитку, ефективності заходів, прийнятих командуванням для посилення боротьби за схоронність народного добра, для посилення режиму економії, дієвості роботи внутріперевірочної комісії і групи народного контролю;

о) перевірка виконання пропозицій по акту попередньої ревізії і перевірки;

п) документальне оформлення результатів ревізії (складання акта і додатків до нього);

р) надання допомоги командуванню частини в усуненні відзначених недоліків і реалізації пропозицій по акту ревізії. Проведення наради (розбору) з офіцерами і молодшими фахівцями служби.

Перевірка фактичної наявності продовольства, техніки і майна служби повинна проводитися раптово, без попередження матеріально відповідальних осіб і, як правило, у перші два дні роботи ревізора. Якщо в процесі перевірки наявності матеріальних засобів робота довершена не цілком, то сховища і склади опечатуються двома печатями матеріально відповідальної особи і ревізора, що при необхідності одержує печатку у військовій частині. У цьому випадку доступ посадових осіб на склади здійснюється тільки в присутності ревізора. Перевірка фактичної наявності проводиться шляхом зважування продуктів, що враховуються по масі (перед зважуванням ретельно перевіряються ваги і гирі), перерахування штучних предметів, підрахунку по заводському маркуванню за умові, що упакована стандартна, непошкоджена і на ній чітко видно маркування (при цьому розкриваються до 15% ящиків і бочок для визначення відповідності маркування, найменування, сорту і якості продовольства, майна), обмірювання об'ємних матеріальних засобів (картопля й овочі свіжі, сіль, фураж та ін.). Однак дані обмірювання не можуть служити підставою для списання нестач. При порушенні маркування чи упаковки вдаються до зважування чи перерахування.

Результати перевірки фактичної наявності по кожному складу, сховищу, їдальні, підрозділу і т.п. оформляються актом зняття залишків, що підписується ревізором, членами комісії, що робили перевірку, і матеріально відповідальними особами. При цьому матеріально відповідальні особи на кожнім акті заповнюють розписку, у якій указують, що всі матеріальні засоби, пойменовані в акті, перевірено комісією і внесені у відомість у їхній присутності і перебувають на їхньому відповідальному збереженні. Цю розписку вони скріплюють своїм підписом і проставляють на ній дату оформлення акта. До акта можуть додаватися необхідні розрахунки на списання природного збитку й інші документи.

Під час зняття залишків перевіряються також порядок і умови збереження матеріальних засобів, їхній якісний стан і комплектність, наявність належної документації і забезпеченість складу інвентарем і інструментом. Одночасно з перевіркою фактичної наявності продовольства перевіряється наявність і стан тари (мішки, бочки, ящики та ін.), організація її ремонту і своєчасного повернення постачальникам і тарозбиральнми організаціям. Якісний стан матеріальних засобів установлюється відповідно до чинних державних стандартів, технічними умовами, положеннями, посібниками й інструкціями. Комплектність визначається відповідно до описів комплекту, паспортів і формулярів. Поряд з цим перевіряється зміст вагового господарства, санітарний стан складських приміщень - стан загальної, і протипожежної охорони та ін. Крім того, перевіряються також знання посадовими особами складів, їдалень основних положень керівних документів, що визначають порядок збереження (експлуатації), прийому і відпускання матеріальних засобів, а також своїх функціональних обов'язків.

По закінченні перевірки фактичної наявності і якісного стану матеріальних засобів по всіх підрозділах служби може складатися зведена відомість фактичної наявності і якісного стану матеріальних засобів як робочий документ для зручності звірення фактичної наявності з обліковими даними.

Наявність установлених запасів продовольства перевіряється на день перевірки; крім того, забезпеченість продовольством по основному асортименту перевіряється за періодами (кварталами) приблизно за такою таблицею (табл. 8).

Таблиця 8.

Проводиться перевірка забезпеченості технікою, майном служби (посудом, інвентарем), і якщо забезпеченість неповна, необхідно встановити причину, вказати, за якими нормами якому табелю бракує майна, якого і скільки, а також вимагати від посадових осіб ужити заходів для повної забезпеченості.

Особливу увагу варто звернути на забезпеченість картоплею й овочами (в асортименті), повноту і якість їхньої заготівлі, переробки і збереження.

Перевірка правильності прийому, видачі, законності і доцільності витрати матеріальних засобів проводиться шляхом ретельного аналізу прибуткових і видаткових документів (акти прийому, чекові вимоги, накладні, зведені відомості, акти списання та ін.). Перевірятися повинні усі без винятку документи, при цьому насамперед перевіряється законність операцій, тобто якою мірою вони відповідають чинним наказам, директивам, нормам забезпечення. При перевірці законності видаткових операцій на видачу продовольства необхідно проконтролювати право одержання останнього, відповідність кількості виданого продовольства нормам забезпечення, правильність заміни одних продуктів іншими, якщо вона мала місце. Так, при перевірці накладної на відпустку продуктів у їдальню необхідно перевірити, чи відповідає кількість виписаних продуктів нормам постачання і кількості тих, хто харчуються, зазначеному в книзі обліку переміщень тих, хто харчуються. Крім того, асортимент і кількість продуктів необхідно зіставити з розкладкою продуктів. Одночасно з перевіркою законності видаткові операції перевіряється правильність оформлення документа, тобто чи зазначена підстава для здійснення операції, чи наявні на документі всі необхідні підписи посадових осіб, а також підпис одержувача (здавача). Документ повинний бути оформлений чітко, без підчищень і виправлень, і врахований у журналі реєстрації облікових документів. Якщо документ оформлений недбало, має підчищення і незареєстровані виправлення, необхідно найбільше ретельно перевірити його дійсність і законність операції.

Найбільш уважно варто перевіряти видаткові документи на видачу матеріальних засобів командам, ешелонам і особам, що убули з частини, особливо картки-звіти, роздавальні відомості, накладні. При перевірці цих документів варто проконтролювати, чи відповідають вони наказу по частині (наприклад, при виписці сухого пайка звільненим у запас і ін.), а також правильність підрахунків по кожному рядку і підсумкових даних. При перевірці законності і правильності списання природного збитку варто звернути увагу на наявність актів, у яких відбита нестача продовольства, затверджених командиром частини, і розрахунків на списання природного збитку (а при списанні природного збитку при залізничних перевезень відомостей схилів прийнятого вантажу). Крім того, перевіряється законність списання овочів на переробку, а також картоплі й овочів на посадку городу і витрата на корм тваринам підсобного господарства частини.

Правильність витрати коштів за § 2 статті 6 кошторису МО і виду 1 перевіряється шляхом постатейного перегляду прибутково-видаткових записів по книзі грошових лицевих рахунків. При цьому звертається увага на законність закупівлі продовольства, правильність застосування цін при оплаті продовольства, у тому числі одержуваного від підсобного господарства й економічних продуктів, зачислюваних на планове забезпечення. Перевіряючи законність виплати продовольчо-шляхових грошей і грошової компенсації замість продпайка, необхідноно проконтролювати відповідність наказу по частині з виписаним атестатом військовослужбовця і записом у відомості на видачу грошей військовослужбовцям.

Правильність виплати грошової компенсації і продшляхових коштів можна простежити, склавши таку форму (табл. 9).

Таблиця 9

Виплата грошової компенсації і продшляхових грошей

У випадку розбіжностей між даними продовольчої і фінансової служб ревізор разом з начальником фінансової служби звіряє кожне проведення по книзі обліку переміщення що харчуються і за відомостями на виплату грошей окремо для військовослужбовців строкової служби й окремо для прапорщиків (військовослужбовців надстрокової служби), після чого приймається рішення.

При перевірці ведення обліку і звітності необхідно установити наявність усіх належних книг обліку і правильність їхнього оформлення; правильність і своєчасність записів прибутково-видаткових операцій, підсумків за книгами і картками обліку, записами виявлених нестач (надлишків) матеріальних засобів. Перевірку записів по книгах обліку варто починати з перевірки правильності переносу залишків на початок року зі звітом за IV квартал. Правильність записів і відповідність їх первинним документам контролюються тільки шляхом звірення кожного документа з записом у книгах, зробленим на підставі цього документа. Після перевірки записів за книгами обліку необхідно перевірити правильність залишків, виведених по кожному найменуванню матеріальних засобів. Для того щоб переконатися в правильності виведених залишків, варто підрахувати прихід і витрату даного продукту (предмета) за весь період. Якщо період, за який робиться ревізія, охоплює кілька кварталів, перевірку правильності виведених залишків доцільно проводити поквартально.

При перевірці обліку їдальні і кухонного посуду, інвентарю й устаткування варто звернути увагу, чи заведений облік по термінах експлуатації, місцеві перебування (використання), чи немає випадків відпускання в їдальню такої кількості посуду й інвентарю, що значно перевищує нормативну потребу. При цьому варто мати на увазі, що термін експлуатації посуду обчислюється з дня відпускання її в їдальню на списочний склад, що стоїть на забезпеченні. При знятті залишків посуди в їдальні можуть бути установлені факти нестачі і передчасного зносу, а також випадки списання з обліку посуди, придатної до використання. Посуд і інвентар, що прийшли в непридатність по термінах експлуатації, списуються з обліку на підставі актів зміни якісного стану (форма 13), затверджених командиром частини. При цьому до актів повинні бути подані документи, що підтверджують здачу списаного майна в організації «Другорядної сировини ».

При перевірці стану обліку тари, звертають увагу на своєчасність і якість її повернення за належністю. Кількість і вартість тари, зданої зі зниженням категорійності, можна встановити за звірочними відомостями з постачальним складом, а також шляхом складання розрахунку за такою формою (табл. 10).

Таблиця 10

Розрахунок зданої тари

Таким же шляхом здійснюється контроль за здачею дерев'яної тари.

В обов'язковому порядку перевіряються стан обліку і наявність бланків суворого обліку (чекових вимог, атестатів військовослужбовців, талонів на харчування льотного й інженерно-технічного складу. Це рекомендується робити таким чином: на чистому листі папера проставляються числа від 1 до 100 по десять чисел у кожнім ряді. При перевірці оприбуткування продовольства і тари після перегляду кожного талона чекової вимоги погашається число, що відповідає номеру чекової вимоги. Непогашені числа вказують, який талон чекової вимоги відсутній. Якщо останній не буде виявлений у числі зіпсованих, то його треба вважати втраченим. Таким чином перевіряється наявність бланків атестатів військовослужбовців.

По закінченні перевірки записів по книгах обліку і правильності виведених по них залишків ревізор приступає до звірення фактичної наявності матеріальних засобів з даними обліку шляхом співставлення цифрових показників у відомості фактичної наявності по кожному виду матеріальних засобів із залишками, виведеними в книгах обліку за станом на день перевірки. У випадках розбіжності цих даних складається відомість виявлених нестач і надлишків у кількісному і грошовому вираженні, що прикладається до акту ревізії. Вартість нестач і надлишків обчислюється за роздрібними цінами. Підставою для оприходування виявлених надлишків, часткових надлишків і нестач по одному найменуванню, а також для списання нестач по книгах і карткам обліку і запису їх у книгу обліку нестач є наказ командира військової частини. Для встановлення причин утворення нестач і надлишків матеріальних засобів і винних у цьому осіб наказом командира військової частини призначається адміністративне розслідування. Про прийняте рішення по відшкодуванню заподіяного матеріального збитку командир військової частини доповідає начальнику, що призначив ревізію до встановленого ревізором терміну.

Правильність зарахування і виключення військовослужбовців з забезпечення контролюється методом послідовної перевірки за днями кожної зміни кількості що харчуються, тобто кожного запису в книзі обліку руху що харчуються. При цьому перевіряються наявність і правильність оформлення атестатів військовослужбовця і законність зарахування на забезпечення, правильність відображення записів по видачі грошової компенсації замість продпайка і продовольчо-шляхових грошей. Зарахування і виключення з забезпечення повинні роблятися тільки через стройове відділення штабу частини, при цьому підставою для виписки атестата військовослужбовця і виключення з забезпечення є наказ по частині (а для прикріплених військових частин на забезпечення-виписка з наказу, врахована в стройовому відділенні частини, що забезпечує,), а на зарахування - оцінка стройової частини на атестаті з указівкою дати зарахування і номера наказу по частині. Дані про кількість тих, що харчуються, повинні відповідати чисельності особового складу в частині штабу. Уточнення кількості тих, що харчуються, також виробляється шляхом фактичної перевірки облікової чисельності особового складу по підрозділах. Після перевірки записів по книзі обліку руху що харчуються й уточнення графи «Складається» і інших розрахунків необхідно шляхом підрахунку підсумків за кожний день встановити загальну кількість добовидач, що обернулися протягом звітного періоду по кожній нормі постачання і звірити їх з даними звіту по продовольству (форма 1/ПРОД). При виявленні розбіжностей підсумків книги обліку руху, що харчуються з даними звіту по продовольству необхідно ретельно вивірити всі записи по переміщенню тих, що харчуються , переконавши в їхній правильності, установити, за які дні допущена перевитрата (недовитрата) добовидач. Для визначення цього доцільно скласти відомість фактичної витрати добовидач за формою (табл. 11).

Таблиця 11

Відомість фактичної витрати добовидач

Аналізуючи звіт по продовольству форми 1/ПРОД, необхідно перевірити: відповідність показників звіту записам по книгах обліку, книзі обліку переміщень тих, що харчуються й іншим обліковим документам; правильність складання додатків до звіту, чи ув'язані вони між собою; правильність застосування норм постачання і нарахування на них продовольства; правильність підрахунку кількості продовольства, що приєднується до витрати, по числу добових дач, що обернулися.

Прибуткова і видаткова частини звіту є основними, тому що тут зосереджені узагальнені дані про обороти продовольства за звітний період. Ретельна перевірка оборотів може бути здійснена тільки в результаті звірення показників звіту з записами по книгах обліку. При цьому необхідно перевірити, чи збігаються показані в звіті залишки на початок кварталу з залишками на кінець кварталу попереднього звіту, а також прихід і витрата з записами по книгах обліку, чи правильно виведений залишок на кінець кварталу і чи відповідає він акту зняття залишків на це ж число; переконатися в правильності записів по іншому приході й іншій витраті, визначити, чи немає приховання зменшення приходу (особливо від військових ешелонів, команд, інших військових частин) і незаконного списання продовольства; перевірити довідку про зроблені заміни шляхом послідовності перерахування правильності заміни кожного продукту з одночасною перевіркою доцільності і законності тієї чи іншої заміни.

Перевіркою звітів-заявок по формах 2/ПРОД і 3/ПРОД встановлюється своєчасність представлення цих документів, наявність і правильність додатків, правильність нарахування потреби посуду, інвентарю, устаткування, технічних засобів і відповідність цієї потреби нормам забезпечення і вихідним даним, правильність переносу залишків з попереднього звіту, правильність списання, відповідність залишку по звіті-заявці фактичному залишку майна, тобто даним актів інвентаризації і книг обліку.

Перевірка організації і стану харчування проводиться в процесі всієї ревізії за участю внутрішньої перевірочної комісії і може здійснюватися тільки в сполученні з аналізом облікових документів і контролем технологічного процесу готування їжі. З метою більш глибокого аналізу роботи їдальні, розкриття наявних недоліків, а також з метою надання допомоги рекомендується в ході ревізії провести контрольно-показове варіння їжі з проведенням занять по сервіровці столів і культурі прийому їжі особовим складом. Перевірка починається з огляду їдальні й ознайомлення з загальною організацією і розпорядком її роботи. Документальну перевірку організації харчування доцільно починати з аналізу розкладки продуктів. При цьому необхідно проаналізувати, якою мірою в розкладці забезпечується дотримання встановленої норми постачання як по наборі продуктів, так і по кількості, чи забезпечується розмаїтість харчування і чи не допускається при плануванні занадто часте повторення тих самих страв, чи правильно планується підбірка страв по кожному прийомі їжі (сніданок, обід, вечеря), чи готуються щодня закуски на обід і ін. При аналізі розкладки продуктів необхідно перевірити, чи не було відхилення від розкладки в процесі практичної діяльності, чи всі розкладки затверджені командиром, чи маються його письмові дозволи на зміни, відповідність страв по розкладці записам у книзі обліку контролю за якістю готування їжі, чи записані додаткові продукти в розкладці і книзі, чи збільшений вихід страв за рахунок закладки цих продуктів.

При перевірці їдальні, а також у ході контрольно-показового варіння їжі варто визначити: санітарний стан їдальні і дотримання санітарно-гігієнічних і кулінарних правил при обробці продуктів і готуванні їжі; чи не перевищують фактичні відходи встановлених норм, а якщо перевищують, то чому; фактичний вихід готових блюд, м'ясних і рибних порцій, холодних закусок; повноту одержання продуктів зі складу і схоронність їх до закладки в казан; смакові якості їжі, рівномірність її роздачі; порядок сервіровки столів і дотримання статутних вимог особовим складом під час прийому їжі; чи організоване дієтичне і госпітальне харчування, його якість і повноту видачі; стан миття і знежирення посуду і кухонного інвентарю; порядок оформлення і використання економічних продуктів; чи проводиться робота з економії хліба і дбайливому відношенню до посуду й іншому народному добру; знання і виконання черговим по їдальні статутних обов'язків, знання кухарями технології готування їжі, порядку експлуатації й обслуговування устаткування; виконання статутних вимог по контролі за доведенням покладених норм до тих що харчуються. При перевірці роботи їдальні необхідно також перевірити: наявність і стан устаткування їдальні, дотримання правил його експлуатації й обслуговування, чи закріплено воно за відповідальними обличчями; наявність необхідних виробничих і допоміжних приміщень, пристрій прорізів з розсувними дверями з обіднього залу в гарячий цех і мийну столового посуду для подачі гарячої їжі і посуду на столи; наявність систем вентиляції, каналізації, водопостачання; оснащеність і правильність розміщення виробничих приміщень їдальні і чи забезпечує це дотримання потокової послідовності технології обробки продуктів і готування їжі; наявність приміщення для технічного обслуговування і ремонту устаткування і посуду; чи обладнане приміщення (місце) для інструктажу добового убрання по їдальні, хто і як проводить інструктаж; забезпеченість спецодягом, що миють і знежирюють засобами, збиральним інвентарем.

У процесі перевірки їдальні необхідно перевірити наявність їдальні і кухонного посуду, її якісний стан і відповідність обліковим даним.

Перевірку підсобного господарства рекомендується починати з загального ознайомлення з об'єктами господарства (свинарники, корівники, крільчатники, пташники, городи, теплиці й ін.), аналізу повноти використання військовою частиною наявних можливостей (наявність харчових відходів, вільних земель і будівель, теплової енергії, робочої сили й ін.) для збільшення виробництва сільськогосподарської продукції відповідно до вимог наказу Міністра оборони України №300-97р. “ Положення про військове (корабельне) господарство Збройних Сил України” і директивних указівок— начальника Тилу Збройних Сил України про організацію і ведення підсобних господарств у військових частинах. Перевіряється також наявність плану розвитку підсобного господарства і кошторису-розрахунку. Перевіряється правильність ведення обліку тварин, кормів, майна і продукції підсобного господарства, своєчасність складання актів на одержання приплоду, переклад з однієї групи в іншу, на вибій і падіж тварин, правильність і своєчасність оприбуткування продукції рільництва і тепличного господарства. При перевірці законності і правильності списання з обліку тварин підсобного господарства й оприбуткуванні м'ясопродуктів звертається увага на те, чи вироблялося передвбивче зважування тварин, чи маються накладні на вивіз тварин з військової частини й акт розрахунку м'ясокомбінату, чи правильно складений акт комісії на прихід м'ясопродуктів, чи списується природний збиток м'яса при остиганні.

При передачі продукції підсобного господарства на планове забезпечення ревізор зобов'язаний простежити правильність списання продуктів по книзі обліку підсобного господарства й оприбуткування їх по книзі обліку планового продовольства, а також правильність застосування цін для оплати. При видачі продуктів на додаткове харчування особового складу (в основному не тваринного походження, тому що м'ясо повинне здаватися на планове забезпечення військ) в кожному випадку повинне бути рішення командира про те, що продукти повинні включатися в розкладку окремим рядком.

Діяльність підсобного господарства оцінюється станом його ведення і змістом поголів'я тварин, наявністю кормової бази, а також кількістю продукції, що здається на одного харчуючогося на рік. Доцільність і законність витрати коштів фонду командира частини (вид 1) перевіряються по книзі особових рахунків з перевіркою первинних документів.

При перевірці варто встановити ступінь укомплектованості продовольчої служби особовим складом, його підготовку і відповідність займаним посадам по моральних і ділових якостях, особливо матеріально відповідальних облич. Перевірку соцдемографічних даних доцільно проводити в сполученні з особистою бесідою з працівниками служби. Вивчивши особовий склад, робиться висновок про підготовленість молодших фахівців до виконання поставлених задач.

Одночасно перевіряється планування спеціальної підготовки, розклад занять, журнал обліку успішності і відвідуваності, наявність навчальної літератури і наочного приладдя, наявність устаткування, класу підготовки кухарів, конспектів у керівника занять; чи даються молодшим фахівцям індивідуальні завдання і як контролюється хід їхнього виконання; чи регулярно і якісно проводяться з кухарями показові, контрольно-показові варіння їжі й ін. Особливу увагу необхідно звернути на стан польової виучки фахівців служби, відпрацьовування нормативів по навантаженню продовольства в транспорт, розгортанню і згортанню батальйонних продовольчих пунктів і ПМХ, знання фахівцями технічних засобів, уміння робити консервацію і переконсервацію, розпалення форсунок, практичне готування їжі в польових умовах і ін.

При перевірці роботи внутрішньої перевірочної комісії необхідно перевірити, чи маються акти перевірок (інвентаризації), якість цих актів і повноту охоплення питань перевірки відповідно до Положення про військове (корабельне) господарство Збройних Сил України. З особистої бесіди з членами комісії треба встановити, наскільки вони підготовлені і чи правильно методично організують свою роботу. Крім того, варто перевірити, немає чи фактів, коли внутрішні перевірочні комісії свою діяльність обмежують перевіркою фактичної наявності матеріальних засобів, ухиляючись від усебічної перевірки діяльності служби. Поряд з цим перевіряється здійснення контролю з боку заступника командира частини по тилу і начальника продовольчої служби.

На основі аналізу роботи посадових осіб частини і знайомлячись з матеріалами адміністративних розслідувань, ревізор встановлює ефективність заходів щодо забезпечення схоронності матеріальних засобів, своєчасність запису втрат у книгу обліку нестач, а також уживання заходів по відшкодуванню збитку і залученню до відповідальності винних посадових осіб. Їм перевіряється також порядок оформлення і видачі інспекторських свідчень на списання втрачених матеріальних засобів.

Заключним етапом роботи з інвентаризації, перевірці і документальній ревізії продовольчої служби є складання акта.

Результати інвентаризації оформляються актом, що складається за довільною формою. По змісту акт повинний відбивати фактичний стан справ у службі по питаннях, що перевіряються. При виявленні на складі зайвих матеріальних засобів їхній перелік і кількість вказується в акті з пропозиціями по подальшому їхньому використанню.

До акта додаються всі акти зняття залишків, а також пояснення посадових осіб, різного роду довідки й інших документів, що пояснюють окремі його положення і висновки. Акт підписується головою і членами внутрішньої перевірочної комісії (підкомісії по продовольчій службі), а також у порядку ознайомленням-начальником продовольчої служби і представляється командиру військової частини (з'єднання) на твердження. Одночасно з актом інвентаризації командиру військової частини (з'єднання) представляються на затвердження розрахунки на списання природного збитку продовольства і на списання посуду, що прийшла в непридатність після закінчення термінів експлуатації, що підписуються головою комісії (підкомісії), начальником продовольчої служби і візуються заступником командира військової частини (з'єднання) по тилу. Результати перевірки господарської чи діяльності документальної ревізії також оформляються актом, що підписується обличчями, що проводили перевірку чи ревізію, а також у порядку ознайомлення командиром, його заступником по тилу і начальником продовольчої служби військової частини, що перевіряється.

До актів додаються акти зняття залишків продовольства, техніки, майна служби і документів суворого обліку. Крім того, до актів можуть додаватися також пояснення посадових осіб, різного роду довідки й інших документів, що пояснюють окремі положення і висновки акта, у тому числі і розрахунки на списання природного збитку продовольства і на списання посуду, що прийшло в непридатність, що вислужила встановлені терміни експлуатації. На техніку служби, визнану непридатної для подальшої експлуатації, складається окремий акт, що затверджується посадовими особами, що мають на це право відповідно до Положення про списання матеріальних цінностей і коштів.

Акт перевірки господарської діяльності і документальної ревізії по своєму змісті повинний бути конкретним і ґрунтуватися на документально підтверджених фактах. Висновки не підтверджені документами, в акті не відбиваються. Поряд з недоліками і порушеннями, виявленими при перевірці чи документальній ревізії, в акті відзначаються і позитивні сторони господарської діяльності продовольчої служби, її досягнення в забезпеченні схоронності матеріальних засобів, режиму економії й інші питання.

Виходячи з цих вимог акти перевірки господарської чи діяльності документальної ревізії продовольчої служби за структурою повинні відповідати вимогам Положення про військове (корабельне) господарство Збройних Сил України і по змісту бути приблизно наступним:

— склад комісії, підстава для проведення чи перевірки ревізії, терміни їхнього проведення, який період охоплений перевіркою (ревізією), відповідальні обличчя за період, що перевіряється;

— стан продовольчої служби по забезпеченню постійної бойової готовності військової частини (з'єднання);

— організація і стан підготовки особового складу, організація роботи продовольчої служби і проведення господарських заходів;

— обґрунтованість заявок на матеріальні і кошти і ступінь їхнього задоволення вищестоящими постачальними органами;

— результати перевірки фактичної наявності і якісного стану матеріальних засобів на складі і на інших об'єктах продовольчої служби;

— стан складського господарства й організацій збереження матеріальних засобів;

— законність, доцільність здійснення прибуткових і видаткових операцій, їхнє оформлення первинними документами, своєчасність і повнота оприбуткування матеріальних засобів, що надійшли, наявність і якість оформлення первинних документів; облік, збереження і використання бланків –строгого обліку;

— організація обліку і звітності; наявність книг обліку і їхнє оформлення, якість і своєчасність записів у книгах обліку, відповідність записів даним первинних документів, правильність виведення залишків і підсумків по книгах обліку; стан обліку в діловодстві, на складі, у їдальні, на хлібозаводі й інших об'єктах продовольчої служби; відповідність звітності даним поточного обліку і її якість;

— організація харчування особового складу і повнота доведення до особового складу покладених норм продовольчих пайків;

— стан підсобного господарства, виконання завдань по його розвитку і використання продукції на планове забезпечення і посилення харчування особового складу;

— правильність експлуатації, збереження і ремонту техніки і майна продовольчої служби;

— висновки і пропозиції, у яких відбиваються оцінка стану служби, позитивні і негативні сторони в її роботі, оцінка роботи і рівень спеціальної підготовки особового складу служби, виявлені недоліки, пропозиції і заходи щодо їхнього усунення і поліпшення роботи служби.

При необхідності в акті відбиваються й інші питання, що випливають з особливостей роботи і результатів перевірки (ревізії) продовольчої служби. При виявленні втрат, чи нестач незаконної витрати матеріальних засобів командиром військової частини (з'єднання) призначається розслідування з метою виявлення причин порушень і винних у цьому обличчя. За підсумками розслідування він приймає рішення про відшкодування заподіяного збитку і про ступінь відповідальності кожного з винних облич.

Виявлені надлишки на підставі наказу записуються на прихід, а нестачі, що перевищують норми природного збитку, записуються в книгу обліку нестач, після чого списуються по книгах обліку.

За підсумками інвентаризації, перевірки господарської чи діяльності ревізії головою внутріперевірочної комісії (підкомісії) чи обличчям, що здійснює чи перевірку документальну ревізію, проводиться розбір з детальним аналізом позитивних сторін у діяльності продовольчої служби, виявлених недоліків, причин їхнього виникнення і вказівкою пропозицій по усуненню недоліків.

Підсумки інвентаризації, перевірки господарської діяльності і документальної ревізії продовольчої служби використовуються командирами частин (з'єднань) і вищестоящими командирами (начальниками), а також постачальним органом для вивчення стану служби, узагальнення і розповсюдження позитивного досвіду її роботи і посадових осіб виявлення й усунення недоліків і недоглядів у їхній діяльності і подальшого поліпшення продовольчого забезпечення.

Результати інвентаризації чи перевірки господарчої діяльності (документальної ревізії) і їхній аналіз оголошуються в наказі командира військової частини (з'єднання) з указівкою позитивних сторін у роботі продовольчої служби, виявлених недоліків, заходів щодо їх усунення і впровадження позитивного досвіду роботи служби.

Глава 9