Учет денежных средств в кассе

Касса предприятия предназначена для хранения, приема и выдачи наличных денежных средств (в национальной и иностранной валюте), а также денежных документов (ценных бумаг, бланков строгой отчетности).

Прием, хранение и выдача наличности в кассе ведется в соответствии с Правилами ведения бухгалтерского учета, утвержденными приказом Министра финансов Республики Казахстан от 22 июня 2007 года, № 221.

За организацию кассового хозяйства и соблюдение правил ведения кассовых операции отвечает руководитель предприятия. Для этого он должен обеспечить:

· изолированное помещение для кассы и ее оснащение средствами охранно-пожарной сигнализации;

· хранение денежной наличности и денежных документов в сейфах или несгораемых шкафах;

· сохранность денег в кассе, а также при доставке их из банка или сдаче в банк

· страхование кассы в страховых компаниях;

· хранение денег в кассе в разумных пределах и использование денег из выручки в минимальных размерах;

· заключение договора с кассиром о его полной индивидуальной материальной ответственности.

Ключи и штампы хранятся у кассира. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах хранятся у руководителя предприятия.

Хранение в кассе ценностей, не принадлежащих предприятию, запрещается.

Прием денег в кассу осуществляется по приходным кассовым ордерам (ф. КО-1), подписанным главным бухгалтером. Физическому или юридическому лицу, внесшему деньги в кассу, выдают квитанцию о приеме денег (отрывная часть ордера), подписанную главным бухгалтером и кассиром. При приеме денежных билетов и монет в платежи кассиры обязаны руководствоваться «Признаками порядка определения платежных знаков».

Выдачу денег из кассы оформляют расходными кассовыми ордерами (ф. КО-2) или надлежащим образом оформленными платежными ведомостями, заявлением на выдачу денег, счетами и другими документами, подписанными руководителем и главным бухгалтером. Получатель расписывается в кассовом ордере и указывает полученную сумму в тенге прописью.

Приходные и расходные кассовые ордера и заменяющие их документы выписываются бухгалтерией четко и ясно чернилами или шариковой ручкой.

Подчистки, помарки и исправления, даже оговоренные, в кассовых ордерах не допускаются.

Выписанные кассовые ордера или заменяющие их документы регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. КО-3), который открывается отдельно на приходные и расходные кассовые документы. В нем указывают: дату и номер приходного и расходного ордера и целевое назначение поступивших или израсходованных денег (на выплату заработной платы, премий, стипендий, командировочных и др.)

Прием и выдача денег по кассовым ордерам производятся только в день их оформления. Получив ордера, кассир обязан проверить: наличие и подлинность подписей руководителя и главного бухгалтера; правильность их оформления; наличие указанных в ордерах приложений.

Приходные и расходные ордера или заменяющие их документы вместе с приложениями подлежат обязательному гашению штампом или подписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием числа, месяца, года.

Учет кассовых операций кассир ведет в Кассовой книге (ф. КО-4), форма которой утверждена приказом Министра финансов РК от 21 июня 2007 года, №216.

Для осуществления расчетов наличными деньгами индивидуальный предприниматель или организация должны вести только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью индивидуального предпринимателя или организации. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями индивидуального предпринимателя или руководителя организации, главного бухгалтера.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой или чернилами. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Исправление ошибки в книге должно быть оговорено надписью «Исправлено» и подтверждено подписями кассира и главного бухгалтера с указанием даты исправления.

Записи в кассовую книгу производятся после совершения каждой операции. В кассовой книге ука­зывают номер документа, от кого получены и кому выданы деньги, корреспондирующий счет, сумму (приход, расход).

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает в книге итоги и выводит остаток на конец дня. Контроль за ведением кассовой книги и кассовых операций возлагается на главного бухгалтера.

Периодичность составления и представления в бухгалтерию отчета по кассе устанавливается руководителем. При незначительном объеме кассовых операций, кассовые отчеты допускается составлять один раз в 3-5 дней.

Заполненный и обработанный лист отчета кассира (кассовой книги) приведен ниже.

Помимо наличных денег в кассе могут храниться акции, облигации государственных займов, векселя, чековые книжки и другие ценные бумаги, бланки строгой отчетности. К бланкам строгой отчетности относятся: абонементы на получение питания в столовой, диетического питания, питания в столовых учебных заведений, лечебно-профилактического питания, талоны для отпуска персоналу бесплатного спецпитания и т.п. Билеты, талоны, абонементы и другие бланки строгой отчетности учитываются на счете 1350 «Прочие запасы», как материальные ценности по фактической себестоимости их приобретения.

Билеты, талоны, абонементы и другие бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» по их номинальной стоимости. Аналитический учет на этом счете ведется по каждому наименованию бланков с указанием серии, номеров, количества, номинальной или учетной стоимости по материально ответственным и подотчетным лицам в карточках-справках по выданным и использованным бланкам строгой отчетности.

Списание использованных бланков строгой отчетности оформляется Актом на списание использованных бланков строгой отчетности, который составляет комиссия. В нем указываются количество использованных книжек бланков, их серии и номера. На основании Акта производятся записи по кредиту счета 006 и в карточке-справке.

Фактическая себестоимость бланков списывается при выдаче их по кредиту счета 1350 «Прочие запасы» и дебету счета 7470 «Прочие расходы» или других соответствующих счетов по принадлежности.

Учет операций по кассе ведется в журнале-ордере № 1 и ведомости к журналу-ордеру № 1. В журнал-ордер № 1 производятся записи по кредиту счета 1010 «Денежные средства в кассе» в дебет разных счетов. Ведомость к журналу-ордеру № 1 отражает данные по дебету счета 1010 «Денежные средства в кассе» с кредита разных счетов. Записи в учетные регистры производятся из отчета кассира. При записи суммы с одинаковой корреспонденцией счетов объединяются. На конец месяца в регистрах выводится остаток на первое число следующего за отчетным месяца, который должен соответствовать остатку по отчету кассира и в Главной книге по счету 1010 «Денежные средства в кассе».

Предприятия, совершающие операции с валютой, открывают субсчет 1011 «Денежные средства в кассе в валюте». Учет в валютной кассе ведется аналогично операциям в кассе в национальной валюте с той лишь разницей, что в приходных и расходных кассовых ордерах, кассовой книге указываются суммы средств в иностранной валюте и в тенговом эквиваленте.

Для валютной кассы открывается отдельная Кассовая книга. Если предприятие пользуется несколькими видами валют, кассовые книги ведутся отдельно по каждой из них.

В сроки, установленные руководителем организации производится внезапная инвентаризация кассы с полным полистным пересчетом всех наличных денег и проверкой чеков и ценных бумаг, находящихся в кассе. Для производства инвентаризации кассы приказом руководителя организации назначается комиссия, которая по результатам инвентаризации составляет акт в двух экземплярах.

При обнаружении в кассе недостачи или излишка в акте указывается сумма недостачи или излишка и обстоятельства их возникновения.

Основные бухгалтерские проводки по учету денежных средств в кассе в тенге и иностранной валюте приведены в таблице 7.

Таблица 7.

Учет денежных средств в кассе