Способы исправления ошибок в учетных записях

При отражении в документах учетных записей могут возникать ошибки. При этом существуют определенные правила их исправления. Ответственность за правильность совершения учетных записей несут специалисты, подписавшие первичные документы. При возникновении ошибок они не должны принимать решение о внесении корректив для их исправления, либо принимать другие управленческие решения в случае невозможности исправления ошибки, обнаруженной в документах.

Запрещается вносить исправления в банковские документы, такие как платежные поручения, требования, денежные чеки. Если в таких документах обнаруживаются ошибки, то документы аннулируются в соответствии с установленными правилами и составляются новые документы.

Если внесение исправлений возможно, то оно производится одним из трех способов: корректурным, способом дополнительных записей, способом отрицательных чисел или другими словами методом «красного сторно».

Корректурный способ применяется когда ошибка обнаружена сразу после совершения записи и исправление не требует внесения изменений записей на счетах бухгалтерского учета либо обнаружена при подсчете определенных итогов. В этом случае неправильная информация зачеркивается, а сверху или рядом записывается правильная, которая подтверждается словами «Исправленному верить» и подписью лица, внесшего исправления.

Если ошибка затронула записи, произведенные на счетах бухгалтерского учета либо по объективным причинам ранее совершенные записи необходимо откорректировать, применяется способ дополнительных записей либо способ «красного сторно».

Способ дополнительных записей используется когда запись по корреспондирующим счетам произведена правильно, но в сумме меньшей, чем следовало отразить. В этом случае разницу отражают дополнительной записью на тех же корреспондирующих счетах. Для оформления дополнительной записи составляют документ бухгалтерского оформления – Справку бухгалтерии.

Способ «красное сторно» применяется когда ошибка обнаружена после подведения определенных итогов, которые в силу различных обстоятельств (неправильные подсчеты, неправильно определенная адресность информации) вызвали необоснованное увеличение показателей. Для уменьшения неправильных показателей и приведения их в достоверное состояние составляется Справка бухгалтерии, в которой указывается причина изменения показателя и сумма, на которую надо уменьшить неправильный показатель. В этом случае корректировка на счетах бухгалтерского учета осуществляется путем отражения суммы ошибочной записи красным цветом, что в бухгалтерском учете означает вычитание.

Например, в течение отчетного периода на суммы поступавших в организацию хлопчатобумажных тканей делались записи по дебету счета 10 «Материалы» и по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». По итогам определенным за месяц по дебету счета 10 «Материалы», аналитический счет «Хлопчатобумажные ткани» учтено тканей на сумму 100 000 руб., что не соответствует данным журнала учета поступающих грузов. После сверки показателей обнаружено, что неправильно отражен документ на поступление шерстяной ткани на сумму 30 000 руб.

В данном примере для приведения показателей в соответствие необходимо произвести следующие исправления:

1. На аналитическом счете «Шерстяные ткани» способом дополнительной записи отразить запись по дебету счета 10 «Материалы», аналитический счет «Шерстяные ткани» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» на сумму 30 000 руб.

2. На аналитическом счете «Хлопчатобумажные ткани» способом «красного сторно» отразить запись по дебету счета 10 «Материалы», аналитический счет «Хлопчатобумажные ткани» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» на сумму (30 000 руб.) – красным цветом или в круглых скобках (..).

В результате этих исправлений данные о поступивших в организацию материалах будут приведены в фактические значения.