Инвентаризация и порядок ее проведения

Инвентаризация является одним из элементов метода бухгалтерского учета и способствует своевременному выявлению расхождений, которые по различным причинам могут возникать между фактическими и документальными данными по каждому объекту бухгалтерского учета. Несмотря на то, что для обеспечения достоверности все хозяйственные операции, осуществляемые в организации, оформляются первичными документами, расхождения периодически возникают из-за арифметических ошибок, несоблюдения документооборота и, как следствие, неотражения в документах некоторых фактически свершившихся операций.

Значение инвентаризации законодательно закреплено в статье 12 Закона «О бухгалтерском учете», в которой указано, что «для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка».

Порядок, сроки и причины проведения инвентаризации определяются руководителем организации за исключением тех случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным.

Обязательно проведение инвентаризации в следующих случаях:

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при передаче имущества в аренду, при выкупе, продаже;

- при преобразовании предприятия;

- при смене материально-ответственных лиц;

- при выявлении фактов хищений, злоупотреблений, порчи имущества;

- в случаях стихийных бедствий, пожаров и других чрезвычайных ситуаций;

- при разделении предприятия;

- при слиянии нескольких предприятий;

- при ликвидации организации.

Инвентаризация должна проводиться в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом МФ РФ от 13.06.1995 г. № 49.

Учитывая важность инвентаризации, причин и мотивов ее проведения существует классификация различных видов инвентаризации.

По обязательности проведения различают обязательную и инициативную инвентаризацию.

Обязательная инвентаризация проводится в случаях предусмотренных законодательством, в частности перед составлением годового отчета.

Инициативная инвентаризация проводится по инициативе руководства организации, ее собственников, акционеров.

По охвату проверяемого имущества различают сплошную и выборочную инвентаризацию.

Сплошная инвентаризация предусматривает проверку всех видов имущества и всех расчетов организации. Она проводится перед составлением годового отчета, при реорганизации и ликвидации организации.

Выборочная инвентаризация проводится по отдельным видам имущества или обязательств. Например, при смене материально-ответственных лиц производится инвентаризация материальных ценностей, за которые несет ответственность данный специалист.

Для проведения инвентаризации создается инвентаризационная комиссия, состав которой утверждается руководителем организации. Как правило, председателем комиссии является руководитель организации, членами комиссии – товароведы, экономисты, работники бухгалтерии, представители службы внутреннего аудита и другие специалисты в зависимости от назначения инвентаризации и проверяемого имущества. При проведении инвентаризации должны присутствовать все члены комиссии, так как отсутствие хотя бы одного члена комиссии может служить основанием для признания результатов инвентаризации не действительными.

До начала инвентаризации следует проверить наличие и состояние инвентарных карточек, книг, описей и других регистров аналитического учета. Материальные ценности, подлежащие инвентаризации должны быть разложены по установленным для них местам. Все приходные и расходные документы, отражающие движение материальных ценностей, должны быть оформлены и переданы в соответствующие подразделения, в том числе в бухгалтерию. До начала инвентаризации материально-ответственное лицо дает расписку, о том, что все поступившие на склад ценности оприходованы, переданные со склада – списаны, все необходимые документы оформлены.

Во время проведения инвентаризации все операции по приему и отпуску материальных ценностей прекращаются. Ценности фактически поступившие после начала проведения инвентаризации хранятся обособленно и приходуются после окончания инвентаризации.

Процесс проведения инвентаризации заключается в сплошной проверке всех ценностей в натуральном измерении (пересчет, взвешивание, измерение и т.п.). Данные фактической проверки материальных ценностей записываются в Инвентаризационную опись № ИНВ-3, форма которой утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. № 88.

Таблица 6.8

Форма инвентаризационной описи

В результате проведения инвентаризации оставляется Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей унифицированной формы № ИНВ-19.

Таблица 6.9

Форма сличительной ведомости результатов инвентаризации

Продолжение таблицы 6.9

Продолжение таблицы 6.9

Предложения об урегулировании выявленных в ходе инвентаризации расхождений представляются на рассмотрение руководителю организации, после чего на заседании инвентаризационной комиссии выявляются причины обнаруженных недостач и излишков.

Выявленные в ходе инвентаризации расхождения отражаются на счетах бухгалтерского учета следующим образом: излишки приходуются на счета соответствующих объектов бухгалтерского учета и одновременно отражаются на счетах учета финансовых результатов; недостачи имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на счета учета издержек производства или обращения, а сверх норм – относятся на виновных материально-ответственных лиц. Если виновные лица не установлены, либо суд отказал во взыскании с них недостач, то эти суммы списываются на счета учета финансовых результатов деятельности организации.