Організація аудиторської діяльності на підприємстві

Здійснення аудиторської діяльності передбачає вирішення певного кола завдань, функцій і робіт інтелектуального характеру. Реалізацію цілей, завдань, функцій доцільно сконцентрувати і покласти на окремий підрозділ підприємства. В залежності від обсягів роботи підприємства, кількості видів продукції, що випускається, персоналу, технологій і інших факторів формується коло задач і функцій аудиторського підрозділу.

На підприємствах малого бізнесу кількість комерційних операцій або обсягів виробництва зазвичай невелика, товарний асортимент теж невеликий, тому кількість завдань та сфер, що підлягає аудиту має бути невеликою. Основні сфери та завдання досить обмежені: якість продукції та процесів, офіційна звітність, матеріальні та нематеріальні ресурси та активи. Наприклад в природоохоронній сфері основні питання стосуються проведення періодичних перевірок і екологічного контролю, складання екологічних звітів, пошук заходів з зменшення обсягів викидів шкідливих речовин, мінімальне створення відходів, раціональне споживання ресурсів, виконання державних екологічних норм, виконання санітарних норм, оцінка й аналіз стану екологічного менеджменту на підприємстві.

Сукупність визначених завдань, та коло стандартних процедур, функцій і робіт може бути покладена на окремий підрозділ, який може складати один або декілька внутрішніх фахівців-аудиторів.

На відміну від виробничих підприємств малого бізнесу середні і великі підприємства мають більші масштаби комерційної діяльності, обсяги виробництва. Багатономенклатурний випуск продукції передбачає споживання великої кількості видів і обсягів ресурсів, інформації. Складність організації процесів заходів з різностороннього обліку та аудиту підвищує велика номенклатура виробів, велика кількість видів ресурсів, та необхідність їх контролю, створення різних видів відходів, збільшення обсягів споживання ресурсів тощо. Тому коло завдань аудиторського підрозділу середніх і великих підприємств збільшується. Зокрема коло питань, що має аналізувати підрозділ в природоохоронній сфері: освіта персоналу в екологічній сфері, інноваційні розробки в екологічній сфері, безпечне розміщення відходів, складання екологічних звітів, проведення періодичних перевірок і екологічного контролю, заощадження фінансових ресурсів від раціонального споживання матеріалів, зменшення штрафних санкцій за порушення екологічних норм, планування природоохоронних заходів на всіх стадіях виробництва і підрозділах підприємства, формування екологічних стратегій підприємства, зменшення обсягів викидів шкідливих речовин, мінімальне створення відходів, аудит раціонального споживання ресурсів, аудит устаткування і технологій, впровадження інновацій, організація транспортних перевезень, оцінка й аналіз стану екологічного менеджменту на підприємстві, виконання державних екологічних і санітарних норм, та інші.

Через велику кількість завдань і функцій підрозділу з аудиту на середніх і великих підприємствах з метою їх ефективного виконання доцільно поділити їх на дві основні групи робіт: інформаційно-аналітичну роботу і моніторинг-контроль. Наявність чисельних завдань і функцій є дуже складним завданням для одного підрозділу. Тому на великих і середніх підприємствах доцільно поділити її на два окремих підрозділи. Підрозділи можуть функціонувати в межах єдиної структури – департаменту з аудиту.

Метою створення департаменту з аудиту є всебічне і комплексне дослідження діяльності підприємства, розпорядження усіма видами ресурсів та активів, дослідження впливу підприємства на його оточення. Комплексний аудит сприятиме соціальної відповідальності підприємства і стійкого розвитку його підсистем.

Діяльність такої координаційної структури як департамент з аудиту, повинна бути підкріплена відповідними регламентами й організаційно-розпорядними документами, які визначаються для кожного підрозділу правилами планування, моніторингу й аналізу роботи.

Створення саме департаменту з аудиту, обумовлено ще й низкою причин. По-перше, необхідність мати структурний підрозділ, що своєчасно збирає інформацію та створює аналітичне підґрунтя для прийняття своєчасних та якісних управлінських рішень за різними функціональними сферами діяльності підприємства. На основі таких рішень розробляються відповідні рекомендації, забезпечується баланс інтересів підприємства за різними сферами господарської діяльності.

По-друге, департаменти створюються з метою забезпечення інтересів підприємства і зацікавлених груп. Це дозволяє визначити більш зважену, збалансовану точку зору, що ґрунтується на широких знаннях і досвіді.

По-третє, як засіб розподілу і координації інформації. Усі функціональні підрозділи отримують нову інформацію від департаменту і його підрозділів одночасно, що дозволяє заощаджувати робочий час підрозділів і керівника, вчасно приймати управлінські рішення, сприяє підвищенню рівня координації діяльності підприємства в цілому.

По-четверте, для консолідації повноважень. Виникає можливість розвитку відповідних навичок у співробітників і керівника.

По-п'яте, створення в структурі підприємства такого підрозділу забезпечить збереження конфіденційної інформації про внутрішній стан підприємства, оскільки моніторинг діяльності, природоохоронні заходи і процеси будуть проводитися власними, а не сторонніми фахівцями.

Визначною рисою департаменту з аудиту є взаємодія з усіма підрозділами підприємства: фінансовим, збутовим, виробничим, маркетинговим, природоохоронним та ін., що визначає необхідність його комунікації і висування як координуючого органа, центра комунікаційної системи. Таким чином, горизонтальний функціональний зв'язок департаменту з усіма підрозділами забезпечить ефективний комунікаційний зв'язок, швидкість і якість прийняття рішень.

Однак поряд з позитивними якостями існують і недоліки в роботі департаментів. Найчастіші недоліки:

співробітники департаменту можуть зайняти домінуюче положення, стримуючи потенційні можливості й ініціативи інших;

у результаті відокремленості підрозділів підприємства складно приймати компромісні рішення;

тиск на незалежність, об’єктивність та результат роботи внутрішніх аудиторів з боку керівництва та персоналу;

недостатність досвіду, кваліфікації внутрішніх аудиторів;

зменшення повноважень лінійних керівників.

Департамент з аудиту, ґрунтуючись на керівних принципах підприємства, покликаний виконувати функції й обов'язки, описані в Положенні про департамент з аудиту підприємства. Положення про департамент з аудиту підприємства розробляється на підприємстві й затверджується його керівником. Основні завдання і функції департаменту наведені в табл. 3.1.

Таблиця 3.1

Основні елементи "Положення про департамент з аудиту підприємства"

Чисельність завдань і функцій департаменту з аудиту свідчить про необхідність їх розподілу за основними напрямами. Розподіл завдань і функцій департаменту, сприятиме ефективному рішенню покладених на нього завдань і виконанню його функцій. Широке коло завдань і функцій обумовлює необхідність формування наступних напрямів роботи: планової і аналітичної функціональної роботи підрозділів, та моніторингу і аудиту. Тому, для ефективного функціонування організаційна структура департаменту з аудиту може складається з відділу планування заходів та відділу моніторингу й аудиту підприємства. Така структура департаменту забезпечує йому ефективний спосіб виконання своїх обов'язків. Місце департаменту з аудиту в організаційній структурі визначається позиціонуванням і вагомістю аудиторської діяльності для підприємства, стратегіями і цілями підприємства, рис. 3.1.

Рис. 3.1. Місце департаменту з аудиту в організаційній структурі підприємства

Відділ планування заходів з обліку і аудиту формує програму заходів із здійснення певних процедур. Визначає принципові сфери для аудиту, основні показники аудиту, відповідальних за його проведення, періодичність перевірок та організаційно-технічне забезпечення. Показники аудиту визначаються виходячи із його сфер, наявності власно розроблених або державних чи галузевих методик або нормативів. До складу відділу входить інженерно-технічний персонал, менеджери та економісти за відповідними профілями роботи. Їх кількість залежить від розмірів та специфіки діяльності підприємства.

Відділ моніторингу та аудиту складається із внутрішніх аудиторів різного профілю та відповідає за безпосереднє здійснення, проведення аудиту. Процедура аудиту є регламентованими.

Кожен відділ департаменту очолює особа, яка є заступником начальника департаменту, призначається на посаду і звільняється з посади керівництвом підприємства за рекомендаціями начальником департаменту.

Доступність, знання внутрішнього середовища, гарантія конфіденційності, а також володіння інформацією щодо джерел інформації, причин виникнення проблем дозволяє вважати внутрішніх аудиторів основним джерелом професійних рекомендацій. Окрім того, перевагою внутрішнього аудиту є його вартість, яка зазвичай нижча від вартості послуг зовнішнього аудиту. Внутрішній аудит проводять особи, які мають відповідний рівень професійної освіти, досвіду і компетенції, а робота помічників належним чином контролюється, аналізується і документально оформлюється.

Основними перевагами внутрішнього аудитора є: знання внутрішніх проблем підприємства та причин їх виникнення; знання джерел інформації та місцезнаходження інформативної первинної бази; доступність до інформації формального та неформального характеру якісного та кількісного складу; відсутність відчуженого ставлення персоналу до роботи аудитора.

До головних недоліків внутрішнього аудитора варто віднести: труднощі у збереженні незалежності та об'єктивності; відсутність досвіду вирішення техніко-організаційних проблем у належного рівня з сучасним устаткуванням; традиційне або звужене сприйняття проблем з обліку, інформаційно-аналітичного забезпечення підприємства.

Безумовно, зберегти об'єктивність та незалежність внутрішніх аудиторів в умовах адміністративної підпорядкованості керівництву клієнта досить складно, тому створення і функціонування такого підрозділу буде більш доцільним при одночасному частковому використанні зовнішньої аудиторської та консалтингової допомоги.

Аудиторські перевірки шляхом періодичного здійснення забезпечують ефективність функціонування усіх внутрішніх систем підприємства з урахуванням змін внутрішніх і зовнішніх факторів. Рівень деталізації і складності структури аудиторських перевірок, обсяг необхідної документації і ресурсів залежать від масштабу і характеру діяльності підприємства. Це особливо стосується малих і середніх підприємств.

Запропонована структура способу організації внутрішньої аудиторської діяльності підприємства сумісна зі структурою системи управління, забезпечує гнучкість управління і націлена на досягнення високої якості управління. Департамент з аудиту є центром, що акумулює інформацію з організації й роботи підрозділів підприємства, формулює інформаційно-аналітичне підґрунтя для прийняття стратегічних рішень з розвитку підприємства за всіма сферами його діяльності.

Департамент з аудиту сприяє організації робіт в перспективному і поточному напрямках. До перспективної роботи відноситься розробка заходів, спрямованих на підвищення економічності, продуктивності праці, екологічності підприємства і його продукції, а також визначення необхідних для цього ресурсів. Поточна робота зводиться до аудиту і моніторингу за сферами господарювання, нормативними показниками й оперативне інформаційно-аналітичне супроводження усунення збоїв за сферами.

Організаційна структура підприємства з появою департаменту має переваги, тому що поліпшується між функціональна координація; ефективний контроль над усіма видами діяльності, оскільки вони безпосередньо зв'язані між собою; з'являється значна економія часу завдяки інтенсифікації робіт; створюються умови, що дозволяють повніше використовувати можливості колективу.