Організація моніторингу систем менеджменту на підприємствах

Аудиторська діяльність підприємства залежить від швидкості виявлення інформації, систему її обліку та збору, систем спостереження за її джерелами. Для своєчасного виявлення проблем підприємства, прогнозування і змін умов зовнішнього і внутрішнього середовища, адекватності й ефективності менеджменту, оцінки внутрішніх змін, що відбуваються в структурі виробничо-господарських процесів підприємства, здійснюється аудит і моніторинг за функціональними сферами.

Моніторинг є невід'ємним елементом системи інформаційно-аналітичного забезпечення управління підприємством і повинен здійснюватися за всіма етапами життєвого циклу як виробів, так і самого підприємства. Він спрямований на постійний контроль над усіма сферами і функціями управління підприємства.

Одними з головних властивостей моніторингу є своєчасність, комплексність і об'єктивність. Своєчасність полягає в тимчасовому інтервалі між проведенням вимірів або оцінок, що адекватно відповідають контрольованому явищу і дозволяють вчасно вносити корективи до управлінської, організаційної, комерційно-виробничої діяльності підприємства.

Складний характер взаємозв'язків і процесів при здійсненні моніторингу повною мірою характеризує властивість комплексності моніторингу:

спостереження на рівнях управління за процесами, що відбуваються;

обстеження і фіксація даних не тільки про зовнішній стан середовища, але і про стан суб'єктів, що призводять до фактичних результатів.

Метою моніторингу систем менеджменту є спостереження за станом внутрішніх систем підприємства для виявлення відхилень за сферами аудиту.

Основні завдання моніторингу систем менеджменту:

спостереження за джерелами виникнення необхідної інформації;

підготовка даних для аудиту;

підготовка аналітичної інформації для прийняття управлінських рішень;

спостереження за фактами та чинниками, що обумовлюють стан об’єктів дослідження;

спостереження за станом об’єктів дослідження й оцінка їх прогнозного стану.

Моніторинг систем менеджменту складається з таких основних процедур:

визначення об'єкту або сфер спостереження;

планування спостережень;

дослідження виділеного об'єкту спостереження;

оцінка стану об'єкта спостереження;

прогнозування зміни стану об'єкта спостереження;

надання інформації в зручній для використання формі й доведення її до зацікавлених осіб.

Моніторинг систем менеджменту має здійснюватися за сферами виробничо-господарської та комерційної діяльності, сферами внутрішньо-організаційного забезпечення основної діяльності. Основними сферами моніторингу є: фінансовий моніторинг, екологічний моніторинг, технічний моніторинг тощо.

Деякі види моніторингу здійснюються не тільки підприємством, а й держаними контролюючими установами.

Так, екологічний моніторинг сьогодні здійснюють державні й громадські організації та інспекції. Таким чином встановлюються кількісні дані про стан і рівень забруднення навколишнього середовища, а також підприємства, що мають істотний вплив на природне середовище. На основі даних екологічного моніторингу застосовуються санкції до підприємств, що винні й призвели до несприятливого стану навколишнього середовища і розроблюються управлінські рішення щодо подальшого розвитку природоохоронної діяльності й напрямків діяльності. Тому, з метою попередження як негативного впливу підприємства на природне середовище, так і впливу контролюючих установ на підприємство доцільно розробити та впровадити власні системи моніторингу за всіма ключовими сферами управління.

Моніторинг систем менеджменту (МСМ) – це комплексна система спостережень, контролю, оцінки зміни стану внутрішніх систем управління, технічних систем підприємства в контексті відповідності державним і власним стандартам і нормативам.

Об'єктом моніторингу систем менеджменту є внутрішнє середовище підприємства: фінанси, виробничі процеси, управління персоналом і комунікаційним зв'язком, інновації, інформаційне забезпечення, вплив підприємства на навколишнє природне середовище та ін. На основі даних моніторингу систем менеджменту розробляють прогнози подальшої зміни показників, за якими ведуться спостереження, і приймають рішення щодо поліпшення виробничої, інноваційної, фінансової та інших сфер, що визначають стан менеджменту на підприємстві.

Метою моніторингу систем менеджменту є спостереження за складовими внутрішнього середовища підприємства, забезпечення інформаційно-аналітичної аудиторської діяльності.

Моніторинг систем менеджменту забезпечує широке охоплення багатьох факторів внутрішнього середовища, що сприяє збору достатніх даних для виявлення причин і джерел сформованого стану, й розробки на основі їхнього аналізу управлінських рішень, спрямованих на вдосконалення внутрішньої організації.

Спостереження і вимір контрольних показників дозволяє установити, наскільки вдалося дотриматися встановлених державних, галузевих і внутрішніх нормативних вимог, стандартів, виявити ступінь досліджуваних елементів сучасним вимогам, провести комплексний аналіз досліджуваних сфер. Для ефективності швидкість, частота і точність моніторингу зіставляється з масштабами діяльності підприємства. Моніторинг систем менеджменту підприємства може здійснюватися за всіма сферами одночасно або по черзі. Це залежить від специфіки діяльності підприємства і встановленої періодичності проведення моніторингу.

Наприклад, на підприємстві може здійснюватися екологічний моніторинг та аудит. Здійснення екологічного аудиту і оцінка стану екологічного менеджменту охоплює різні сфери діяльності підприємства, що дозволяє робити багатофакторний аналіз стану екологічного менеджменту, оскільки на діяльність, пов’язану з охороною навколишнього середовища підприємства, мають вплив усі процеси, що відбуваються на підприємстві. Відмінною рисою від існуючих методів дослідження екологічної діяльності підприємств, які час від часу здійснюються сьогодні переважно державними інспекціями, є регулярність і дослідження багатьох сфер діяльності підприємства, а не тільки екологічних параметрів, що дає можливість встановити причини, які призвели до сучасного стану екологічного менеджменту на підприємстві і дозволить встановити напрямки вирішення проблем.

Регулярний моніторинг систем менеджменту дозволить своєчасно встановити проблеми в сферах, що досліджуються. Таким чином удосконалюється фінансовий, екологічний менеджмент, кадровий, інвестиційний тощо.

Основою прийняття управлінських рішень при здійснені моніторингу системи менеджменту є збір кількісних і якісних показників діяльності підприємства за сферами та їх аналіз. Процес збору характеристик підприємства і їх аналіз є аудитом. Аудит здійснюють внутрішні або зовнішні екологічні аудитори. На підставі здобутих аналітичних даних розробляються управлінські рішення щодо змін, які мають проводитися на підприємстві.

Аудитом є документально оформлений процес перевірки встановлених показників, що складається зі збору і об'єктивної оцінки даних для встановлення стану підприємства в визначеній сфері і відповідності фактичних показників плановим. Головною метою аудиторських перевірок є збір даних про стан внутрішніх підконтрольних елементів підприємства, дотримання підприємством вимог законодавства, норм і правил у різних напрямах та сферах виробничо-господарської та комерційної діяльності для своєчасного вживання заходів з усунення виявлених порушень та попередження негативних явищ. До інших цілей відносяться: збір даних для визначення якості систем управління, тестування використовуваних ресурсів, визначення рівня екологічної, економічної, фінансової безпеки тощо. Основними принципами аудиту є:

об'єктивність і вірогідність;

достатність і конфіденційність;

професіоналізм і компетентність.

Рис. 3.2. Напрямки діяльності аудиторів на підприємствах

Для ефективності та якості внутрішніх перевірок група аудиторів підприємства повинна самостійно розробити методичне забезпечення і рекомендації, які встановлюють порядок організації й проведення внутрішніх аудиторських перевірок підприємства. Для проведення аудиту підприємство може скористатися послугами спеціальних підприємств, але це впливатиме на конфіденційність діяльності підприємства.

До здійснення аудиту терміни перевірки та їхня періодичність узгоджуються з відповідними начальниками підрозділів для дотримання робочих планів, техніки безпеки, безперервності виробничого процесу. Внесення будь-яких змін щодо сфер здійснення перевірок, тривалості або показників аудиту здійснюється за згодою керівника підприємства.

З початку процесу аудиту група аудиторів проводить аналіз наявної в підрозділі технічної документації, параметрів можливих відхилень. Для цього використовується вихідна інформація з підрозділу, в якому проводиться перевірка. План аудиту повинен бути гнучким, що надасть можливість внесення істотних змін на основі інформації, зібраної під час аудиту, забезпечить можливість ефективного використання ресурсів, дотримання робочих планів і техніки безпеки об'єкта перевірки.

Дані, зібрані при проведенні аудиту, неминуче будуть складати тільки частину наявної інформації. Причиною цього є те, що аудит проводиться протягом обмеженого періоду часу і обмеженими ресурсами. Тому всім аудитам притаманний елемент невизначеності, ризикованості, і всі користувачі результатів аудитів повинні це усвідомлювати.

Після завершення збору даних та обробки отриманої інформації проводяться засідання з керівниками підрозділів, де повинні бути виявлені порушення. Метою засідань є представлення даних аудиту для чіткого розуміння керівниками структурних підрозділів, внесення корегувань в існуючі плани, удосконалення систем менеджменту. Звіт про аудит готується під керівництвом начальника департаменту з аудиту, що відповідає за його точність і повноту. У звіті підлягають висвітленню: стан систем менеджменту підприємства, причини, що призвели до визначеного стану, пропозиції щодо усунення цих причин, пропоновані заходи і плани на наступний період. Комунікаційний зв’язок департаменту з аудиту при здійсненні внутрішнього аудиту на підприємствах наведено на рис. 3.3

Рис. 3.3. Комунікаційний зв’язок департаменту з аудиту при здійсненні внутрішнього аудиту

Внутрішні аудитори відділу моніторингу й аудиту отримують, а при необхідності безпосередньо збирають необхідну інформацію у підрозділах підприємства: виробничому, фінансовому та ін. По закінченні первинної обробки даних інформація надходить до начальника департаменту з аудиту, для підсумкового складання звіту, його узгодження з керівником підприємства і формування відповідних управлінських рішень.

Моніторинг системи менеджменту на підприємствах доцільно здійснювати постійно характер і регулярно здійснюватися. За результатами його проведення встановлюється стан системи менеджменту підприємства, рівень використання ресурсів. Постійне проведення моніторингу необхідне для своєчасного виявлення недоліків діяльності підприємства, удосконалювання його виробничих процесів й менеджменту.

На сучасному етапі в Україні моніторинг систем менеджменту на підприємствах не здійснюється, а внутрішній аудит підприємств за функціональними сферами взагалі проводиться досить рідко. Наприклад, екологічний аудит проводиться, як правило, державними або спеціалізованими установами в таких випадках: надання кредитів підприємствам, створення спільних підприємств, придбання пакету акцій підприємства; здача в оренду будинків і споруд, купівля або здача в оренду земельної ділянки, передача прав власності на об'єкт, вироблення корпоративної екологічної політики. Підприємствам варто самостійно здійснювати власний внутрішній моніторинг і аудит систем менеджменту. Це дозволить своєчасно встановити недоліки за функціональними напрямами підприємства, виправити і покращити стосунки з контролюючими, фінансовими та іншими контактними аудиторіями.

Запропонований розподіл проведення моніторингу систем менеджменту за сферами, структура та періодичність внутрішнього аудиту надасть можливість керівникам виробництва і структурних підрозділів своєчасно виявити негативні процеси на підприємстві й удосконалити організацію систем менеджменту підприємств. Проведення моніторингу систем менеджменту може бути здійснене за рішенням керівника в багатьох сферах, його проведення підвищує якість і ефективність управління усіма видами ресурсів підприємства й організацію систем менеджменту виробничого підприємства. Організація та реалізація моніторингу нададуть можливість забезпечити дієвість політики стійкого розвитку підприємства, своєчасно встановити причини з метою вдосконалення менеджменту підприємства, зменшити ризики, підвищити стійкість підприємства.