Студопедия

КАТЕГОРИИ:

АстрономияБиологияГеографияДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника


Організація моніторингу систем менеджменту на підприємствах




 

Аудиторська діяльність підприємства залежить від швидкості виявлення інформації, систему її обліку та збору, систем спостереження за її джерелами. Для своєчасного виявлення проблем підприємства, прогнозування і змін умов зовнішнього і внутрішнього середовища, адекватності й ефективності менеджменту, оцінки внутрішніх змін, що відбуваються в структурі виробничо-господарських процесів підприємства, здійснюється аудит і моніторинг за функціональними сферами.

Моніторинг є невід'ємним елементом системи інформаційно-аналітичного забезпечення управління підприємством і повинен здійснюватися за всіма етапами життєвого циклу як виробів, так і самого підприємства. Він спрямований на постійний контроль над усіма сферами і функціями управління підприємства.

Одними з головних властивостей моніторингу є своєчасність, комплексність і об'єктивність. Своєчасність полягає в тимчасовому інтервалі між проведенням вимірів або оцінок, що адекватно відповідають контрольованому явищу і дозволяють вчасно вносити корективи до управлінської, організаційної, комерційно-виробничої діяльності підприємства.

Складний характер взаємозв'язків і процесів при здійсненні моніторингу повною мірою характеризує властивість комплексності моніторингу:

спостереження на рівнях управління за процесами, що відбуваються;

обстеження і фіксація даних не тільки про зовнішній стан середовища, але і про стан суб'єктів, що призводять до фактичних результатів.

Метою моніторингу систем менеджменту є спостереження за станом внутрішніх систем підприємства для виявлення відхилень за сферами аудиту.

Основні завдання моніторингу систем менеджменту:

спостереження за джерелами виникнення необхідної інформації;

підготовка даних для аудиту;

підготовка аналітичної інформації для прийняття управлінських рішень;

спостереження за фактами та чинниками, що обумовлюють стан об’єктів дослідження;

спостереження за станом об’єктів дослідження й оцінка їх прогнозного стану.

Моніторинг систем менеджменту складається з таких основних процедур:

визначення об'єкту або сфер спостереження;

планування спостережень;

дослідження виділеного об'єкту спостереження;

оцінка стану об'єкта спостереження;

прогнозування зміни стану об'єкта спостереження;

надання інформації в зручній для використання формі й доведення її до зацікавлених осіб.

Моніторинг систем менеджменту має здійснюватися за сферами виробничо-господарської та комерційної діяльності, сферами внутрішньо-організаційного забезпечення основної діяльності. Основними сферами моніторингу є: фінансовий моніторинг, екологічний моніторинг, технічний моніторинг тощо.

Деякі види моніторингу здійснюються не тільки підприємством, а й держаними контролюючими установами.

Так, екологічний моніторинг сьогодні здійснюють державні й громадські організації та інспекції. Таким чином встановлюються кількісні дані про стан і рівень забруднення навколишнього середовища, а також підприємства, що мають істотний вплив на природне середовище. На основі даних екологічного моніторингу застосовуються санкції до підприємств, що винні й призвели до несприятливого стану навколишнього середовища і розроблюються управлінські рішення щодо подальшого розвитку природоохоронної діяльності й напрямків діяльності. Тому, з метою попередження як негативного впливу підприємства на природне середовище, так і впливу контролюючих установ на підприємство доцільно розробити та впровадити власні системи моніторингу за всіма ключовими сферами управління.

Моніторинг систем менеджменту (МСМ) – це комплексна система спостережень, контролю, оцінки зміни стану внутрішніх систем управління, технічних систем підприємства в контексті відповідності державним і власним стандартам і нормативам.

Об'єктом моніторингу систем менеджменту є внутрішнє середовище підприємства: фінанси, виробничі процеси, управління персоналом і комунікаційним зв'язком, інновації, інформаційне забезпечення, вплив підприємства на навколишнє природне середовище та ін. На основі даних моніторингу систем менеджменту розробляють прогнози подальшої зміни показників, за якими ведуться спостереження, і приймають рішення щодо поліпшення виробничої, інноваційної, фінансової та інших сфер, що визначають стан менеджменту на підприємстві.

Метою моніторингу систем менеджменту є спостереження за складовими внутрішнього середовища підприємства, забезпечення інформаційно-аналітичної аудиторської діяльності.

Моніторинг систем менеджменту забезпечує широке охоплення багатьох факторів внутрішнього середовища, що сприяє збору достатніх даних для виявлення причин і джерел сформованого стану, й розробки на основі їхнього аналізу управлінських рішень, спрямованих на вдосконалення внутрішньої організації.

Спостереження і вимір контрольних показників дозволяє установити, наскільки вдалося дотриматися встановлених державних, галузевих і внутрішніх нормативних вимог, стандартів, виявити ступінь досліджуваних елементів сучасним вимогам, провести комплексний аналіз досліджуваних сфер. Для ефективності швидкість, частота і точність моніторингу зіставляється з масштабами діяльності підприємства. Моніторинг систем менеджменту підприємства може здійснюватися за всіма сферами одночасно або по черзі. Це залежить від специфіки діяльності підприємства і встановленої періодичності проведення моніторингу.

Наприклад, на підприємстві може здійснюватися екологічний моніторинг та аудит. Здійснення екологічного аудиту і оцінка стану екологічного менеджменту охоплює різні сфери діяльності підприємства, що дозволяє робити багатофакторний аналіз стану екологічного менеджменту, оскільки на діяльність, пов’язану з охороною навколишнього середовища підприємства, мають вплив усі процеси, що відбуваються на підприємстві. Відмінною рисою від існуючих методів дослідження екологічної діяльності підприємств, які час від часу здійснюються сьогодні переважно державними інспекціями, є регулярність і дослідження багатьох сфер діяльності підприємства, а не тільки екологічних параметрів, що дає можливість встановити причини, які призвели до сучасного стану екологічного менеджменту на підприємстві і дозволить встановити напрямки вирішення проблем.

Регулярний моніторинг систем менеджменту дозволить своєчасно встановити проблеми в сферах, що досліджуються. Таким чином удосконалюється фінансовий, екологічний менеджмент, кадровий, інвестиційний тощо.

Основою прийняття управлінських рішень при здійснені моніторингу системи менеджменту є збір кількісних і якісних показників діяльності підприємства за сферами та їх аналіз. Процес збору характеристик підприємства і їх аналіз є аудитом. Аудит здійснюють внутрішні або зовнішні екологічні аудитори. На підставі здобутих аналітичних даних розробляються управлінські рішення щодо змін, які мають проводитися на підприємстві.

Аудитом є документально оформлений процес перевірки встановлених показників, що складається зі збору і об'єктивної оцінки даних для встановлення стану підприємства в визначеній сфері і відповідності фактичних показників плановим. Головною метою аудиторських перевірок є збір даних про стан внутрішніх підконтрольних елементів підприємства, дотримання підприємством вимог законодавства, норм і правил у різних напрямах та сферах виробничо-господарської та комерційної діяльності для своєчасного вживання заходів з усунення виявлених порушень та попередження негативних явищ. До інших цілей відносяться: збір даних для визначення якості систем управління, тестування використовуваних ресурсів, визначення рівня екологічної, економічної, фінансової безпеки тощо. Основними принципами аудиту є:

об'єктивність і вірогідність;

достатність і конфіденційність;

професіоналізм і компетентність.

Керівництво підприємства
Департамент з аудиту
Відділ екологічного моніторингу та аудиту
Група аудиторів
  Загальний відділ
Екологічний контроль постачання підприємства
Екологічний контроль виробничих процесів і готової продукції
Оцінка стану екологічного менеджменту за сферами
Моніторинг системи менеджменту підприємств здійснюється співробітниками департаменту з аудиту підприємства. Розмір групи внутрішніх аудиторів залежить від розміру підприємств й обсягів продукції, що випускається ними. Група внутрішніх аудиторів працює в складі департаменту з аудиту, складає відділ моніторингу та аудиту й підпорядкована безпосередньо начальнику департаменту. Залучення до складу аудиторської групи працівників свого підприємства або сторонньої організації здійснюється за рішенням керівника підприємства. Групу аудиторів формує начальник департаменту з аудиту, вона складається зі співробітників відповідно до статуту підприємства і стандартів, наприклад за сферами аудиту, зокрема стандарту ДСТУ ISO 14012, який описує вимоги до екологічних аудиторів. Аудиторські перевірки можуть здійснюватися за такими напрямками, рис. 3.2.

 

 

Керівництво підприємства
Департамент з аудиту
Відділ моніторингу та аудиту
Група аудиторів
Відділ планування заходів з обліку і аудиту  
Аудит і контроль постачання ресурсів на підприємство
Екологічний аудит і контроль, аудит і контроль виробничих процесів і готової продукції
Фінансовий аудит, аудит за іншими сферами

 


Рис. 3.2. Напрямки діяльності аудиторів на підприємствах

 

Для ефективності та якості внутрішніх перевірок група аудиторів підприємства повинна самостійно розробити методичне забезпечення і рекомендації, які встановлюють порядок організації й проведення внутрішніх аудиторських перевірок підприємства. Для проведення аудиту підприємство може скористатися послугами спеціальних підприємств, але це впливатиме на конфіденційність діяльності підприємства.

До здійснення аудиту терміни перевірки та їхня періодичність узгоджуються з відповідними начальниками підрозділів для дотримання робочих планів, техніки безпеки, безперервності виробничого процесу. Внесення будь-яких змін щодо сфер здійснення перевірок, тривалості або показників аудиту здійснюється за згодою керівника підприємства.

З початку процесу аудиту група аудиторів проводить аналіз наявної в підрозділі технічної документації, параметрів можливих відхилень. Для цього використовується вихідна інформація з підрозділу, в якому проводиться перевірка. План аудиту повинен бути гнучким, що надасть можливість внесення істотних змін на основі інформації, зібраної під час аудиту, забезпечить можливість ефективного використання ресурсів, дотримання робочих планів і техніки безпеки об'єкта перевірки.

Дані, зібрані при проведенні аудиту, неминуче будуть складати тільки частину наявної інформації. Причиною цього є те, що аудит проводиться протягом обмеженого періоду часу і обмеженими ресурсами. Тому всім аудитам притаманний елемент невизначеності, ризикованості, і всі користувачі результатів аудитів повинні це усвідомлювати.

Після завершення збору даних та обробки отриманої інформації проводяться засідання з керівниками підрозділів, де повинні бути виявлені порушення. Метою засідань є представлення даних аудиту для чіткого розуміння керівниками структурних підрозділів, внесення корегувань в існуючі плани, удосконалення систем менеджменту. Звіт про аудит готується під керівництвом начальника департаменту з аудиту, що відповідає за його точність і повноту. У звіті підлягають висвітленню: стан систем менеджменту підприємства, причини, що призвели до визначеного стану, пропозиції щодо усунення цих причин, пропоновані заходи і плани на наступний період. Комунікаційний зв’язок департаменту з аудиту при здійсненні внутрішнього аудиту на підприємствах наведено на рис. 3.3

Підрозділи підприємства
Скорегований план заходів
Керівництво підприємства
Департамент з аудиту
Начальник департаменту
Відділ планування заходів з обліку і аудиту  
Відділ моніторингу й аудиту
Обмін аналітичною інформацією
Фінансовий
Виробничий
Маркетинговий
звітні дані підрозділів
Надання звіту
Корегувальні розпорядження
аналітична інформація для формування стратегічних рішень
  вимоги до проведення аудиту
Інші
Юридичний

 

 


Рис. 3.3. Комунікаційний зв’язок департаменту з аудиту при здійсненні внутрішнього аудиту

 

Внутрішні аудитори відділу моніторингу й аудиту отримують, а при необхідності безпосередньо збирають необхідну інформацію у підрозділах підприємства: виробничому, фінансовому та ін. По закінченні первинної обробки даних інформація надходить до начальника департаменту з аудиту, для підсумкового складання звіту, його узгодження з керівником підприємства і формування відповідних управлінських рішень.

Моніторинг системи менеджменту на підприємствах доцільно здійснювати постійно характер і регулярно здійснюватися. За результатами його проведення встановлюється стан системи менеджменту підприємства, рівень використання ресурсів. Постійне проведення моніторингу необхідне для своєчасного виявлення недоліків діяльності підприємства, удосконалювання його виробничих процесів й менеджменту.

На сучасному етапі в Україні моніторинг систем менеджменту на підприємствах не здійснюється, а внутрішній аудит підприємств за функціональними сферами взагалі проводиться досить рідко. Наприклад, екологічний аудит проводиться, як правило, державними або спеціалізованими установами в таких випадках: надання кредитів підприємствам, створення спільних підприємств, придбання пакету акцій підприємства; здача в оренду будинків і споруд, купівля або здача в оренду земельної ділянки, передача прав власності на об'єкт, вироблення корпоративної екологічної політики. Підприємствам варто самостійно здійснювати власний внутрішній моніторинг і аудит систем менеджменту. Це дозволить своєчасно встановити недоліки за функціональними напрямами підприємства, виправити і покращити стосунки з контролюючими, фінансовими та іншими контактними аудиторіями.

Запропонований розподіл проведення моніторингу систем менеджменту за сферами, структура та періодичність внутрішнього аудиту надасть можливість керівникам виробництва і структурних підрозділів своєчасно виявити негативні процеси на підприємстві й удосконалити організацію систем менеджменту підприємств. Проведення моніторингу систем менеджменту може бути здійснене за рішенням керівника в багатьох сферах, його проведення підвищує якість і ефективність управління усіма видами ресурсів підприємства й організацію систем менеджменту виробничого підприємства. Організація та реалізація моніторингу нададуть можливість забезпечити дієвість політики стійкого розвитку підприємства, своєчасно встановити причини з метою вдосконалення менеджменту підприємства, зменшити ризики, підвищити стійкість підприємства.

 


Поделиться:

Дата добавления: 2014-12-03; просмотров: 142; Мы поможем в написании вашей работы!; Нарушение авторских прав





lektsii.com - Лекции.Ком - 2014-2024 год. (0.008 сек.) Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав
Главная страница Случайная страница Контакты