Робочі документи аудиторської діяльності

Порядок складання робочих документів аудитора і ведення аудиторського досьє регулює національний норматив аудиту "Документальне оформлення аудиторської перевірки". Ведення аудиторських робочих документів і методика їх складання зарубіжними аудиторськими фірмами має конфіденційний характер.

Робочі документи аудитора – це записи аудитора, здійснені ним під час планування, підготовки та проведення перевірок, узагальнення їх даних, а також документально зафіксована інформація, отримана у процесі аудиту від підприємства-клієнта, третіх осіб або усні повідомлення, задокументовані аудитором за допомогою тестування.

Документальне оформлення аудиторської перевірки складається з двох видів документації – робочої та підсумкової.

Завдання аудитора – вести документацію зі справ, що стосуються прийнятих рішень за результатами здійсненої аудиторської перевірки, яка буде покладена в основу аудиторського висновку.

До робочої документації відноситься інформація, яка на погляд аудитора є важливою для того, щоб правильно виконати аудиторську перевірку і яка має підтвердити висновки та пропозиції в аудиторському висновку. Робоча аудиторська документація може бути оформлена у вигляді стандартних форм і таблиць на папері або зафіксована на електронних носіях інформації або на відеоплівці. Під час планування та проведення аудиту робоча документація допомагає краще здійснювати аудиторську перевірку та контроль за процесом її здійснення. У робочій документації реєструються результати аудиторських експертиз, виконаних для підтвердження прийнятих аудиторських рішень.

Підсумкова документація складається з аудиторського висновку та документації, яка передається замовникові перевірки. Аудиторський висновок є обов'язковим компонентом підсумкової документації.

Робочі документи з аудиту виконують такі функції:

обґрунтовують твердження в аудиторському висновку та свідчать про відповідність зроблених процедур аудиту затвердженим нормативам;

полегшують процес управління та контролю за якістю проведення аудиту;

сприяють виробленню методологічного підходу до процесу аудиторської перевірки;

допомагають у роботі аудитора.

Робочі документи покликані відображати інформацію з питань, що підлягають перевірці:

методики проведеного аудиту;

проведених під час перевірки тестів;

зроблених аудитором висновків та прийнятих рішень і рекомендацій.

Зміст робочих документів розкриває професійні якості аудитора, оскільки немає можливості та необхідності документування кожного обстеження чи спостереження.

Визначаючи зміст документації, аудитору доцільно взяти за орієнтир ту обставину, що робочими документами користуватиметься, наприклад, інший аудитор із незначним досвідом аудиторської діяльності. Переглянувши цю робочу документацію, інший аудитор мав би зрозуміти сутність проведеної перевірки і зміст прийнятих рішень щодо її результатів без визначення окремих деталей процедур перевірки.

Конкретні форми робочих документів аудитори (аудиторські фірми) визначають з урахуванням специфіки окремих питань аудиту. Оскільки використання стандартних форм робочих документів (наприклад, стандартних бланків) позитивно впливає на ефективність і якість аудиторської роботи, то необхідно впроваджувати в аудиторських фірмах єдину форму ведення робочої документації.

Робочі документи розподіляються на:

постійні: робочі документи, що містять інформацію із питань, що постійно виникають;

поточні, тобто такі, які містять інформацію, що стосується, насамперед, аудиторської перевірки поточних періодів фінансової, комерційної, виробничо-господарської діяльності.

Оформлення робочої документації має певні вимоги:

на першій сторінці кожного робочого документа вказуються аудитор (аудиторської фірми), назва підприємства, період перевірки та дата перевірки документації клієнта;

кожному робочому документу надається назва, наприклад: "Аудит основних засобів", "Аудит порядку і проведення інвентаризації", "Екологічний аудит";

для прискорення пошуку необхідної робочої документації кожному документові привласнюється код (шифр);

на кожному документі проставляється прізвище аудитора, який фактично підготував його.

Робочі документи містять:

інформацію про юридичну та інформаційну структуру підприємства;

необхідні витяги або копії юридичних документів, угод і протоколів;

інформацію про галузь діяльності підприємства та нормативну документацію, яка регулює діяльність підприємства;

документацію про вивчення та оцінку систем обліку та внутрішнього контролю підприємства;

документацію про порядок планування аудиту;

аналіз важливих показників та тенденцій;

документацію, яка відображає час проведення аудиторських операцій та отриманий результат за кожною з них;

список фахівців, які виконували аудиторські процедури, та час їхньої роботи;

висновки сторонніх аудиторів або експертів, яких залучали до перевірки окремих питань діяльності підприємства;

листування з клієнтом з окремих питань або нотатки про проведені бесіди та обговорення;

копії листів, надісланих (чи отриманих) до третіх осіб, які мають відношення до перевірки;

копії звітів з об’єкту аудиту;

опис змісту відповідей аудитора на запитання клієнта;

висновки, зроблені аудитором щодо різних аспектів перевірки.

Необхідно забезпечити достатній рівень розкриття та деталізації процедур аудиту в робочих документах із тим, щоб:

забезпечити можливість контролю будь-яким аудитором процесу проведення аудиторської перевірки поточного року;

підтверджувати відповідність проведеної перевірки прийнятим аудиторським нормативам;

забезпечувати ефективну допомогу аудиторам у плануванні та проведенні наступних перевірок підприємства.

Після закінчення аудиту робочі документи залишаються в аудитора. На підставі робочих матеріалів аудитор може складати різні довідки, таблиці, розрахунки. Але його право власності на ці матеріали обмежується етичними нормами та зобов'язанням конфіденційності перед клієнтом. Робочі документи аудитора не можуть використовуватись як частина фінансової документації клієнта або як її заміна. Робочі документи не можна вимагати або вилучати в аудитора, за винятком випадку, коли органами міліції на аудиторську фірму заведено кримінальну справу.

Аудитор повинен організувати надійне зберігання робочих документів, щоб забезпечити конфіденційність. Термін зберігання документації визначається як практикою аудиторської діяльності, так і строком позовної давності у разі, якщо клієнт порушить справу проти аудитора. Мінімальний термін зберігання документації має бути не меншим ніж три роки з моменту надання аудиторського висновку.

Якість даних, інформаційних матеріалів та доказів залежить від їхніх джерел. Найціннішими вважаються відомості, зібрані аудитором у результаті вивчення господарських операцій. Аудиторський ризик зменшується, якщо аудитор використовує докази, отримані з різноманітних джерел і різні за формами подання. Якщо докази, отримані із одного джерела, суперечать доказам, добутим з іншого джерела, аудитору необхідно використовувати додаткові аудиторські процедури. Це надасть можливість вирішити цю суперечність і бути впевненим у достовірності зібраних доказів та обґрунтованості отриманих висновків.

Залежно від змісту об'єкту контролю аудитор вибирає відповідні джерела інформації, які дають повну характеристику досліджуваного об'єкта. Такими джерелами можуть бути:

дані первинних документів, у яких відображається зміст відповідних господарських операцій чи первинних звітів, де містяться узагальнюючі дані про об'єкт контролю за певний період;

- облікові регістри, де узагальнюється і нагромаджується інформація з відповідних документів і звітів у розрізі їх економічного змісту;

- Головна книга – регістр синтетичного обліку, де відображаються залишки на початок і кінець звітного періоду та обороти за дебетом і кредитом відповідних рахунків бухгалтерського обліку;

бухгалтерська звітність;

плани, кошториси, калькуляції, розпоряджувальні документи (накази, розпорядження і т. д.);

матеріали перевірок, проведених державними податковими інспекціями, органами державної контрольно-ревізійної служби та іншими органами управління;

результати замірів та даних контрольно-вимірювальної апаратури;

матеріали внутрішньогосподарського контролю підприємства, у тому числі за результатами раптових перевірок та інвентаризацій:

основних засобів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, розрахунків тощо.

дані, отримані аудитором під час проведення документального і фактичного контролю об'єктів аудиту;

письмові та усні заяви робітників підприємства і третіх осіб стосовно змісту досліджуваних об'єктів.

У міжнародних стандартах аудиту вказано, що коли аудиторські докази, отримані з різних і незалежних один від одного джерел, збігаються, то це має кумулятивний ефект. Іншими словами, достовірність подібних доказів, взятих разом, вища від простої суми таких доказів, взятих окремо.

Отримані в ході аудиту докази необхідно обов'язково документувати, тобто відображати в робочих документах аудитора. Вимоги до змісту, оформлення і порядку зберігання робочої документації аудиту визначені в Національному нормативі аудиту "Документальне оформлення аудиторської перевірки".

Для отримання аудиторських доказів щодо відповідності структури й ефективності функціонування систем обліку та внутрішнього контролю виконують тести систем контролю. Крім того, використовуються процедури перевірки на суттєвість для отримання аудиторських доказів із метою виявлення суттєвих перекручень у фінансовій звітності. Такі процедури бувають двох типів: у вигляді перевірок операцій та залишків за рахунками й проведених аналітичних процедур.

Під час отримання аудиторських доказів за допомогою тестів систем контролю аудитору слід розглянути достатність та належність аудиторських доказів для обґрунтування оцінки розміру ризику невідповідності внутрішнього контролю.

При отриманні аудиторських доказів процедурами перевірки на суттєвість аудитор повинен оцінити розмір достатності та належності аудиторських доказів, одержаних шляхом таких процедур, разом із будь-якими даними, одержаними в результаті тестів систем контролю для обґрунтування тверджень фінансової звітності.

Аудиторські докази одержують стосовно кожного суттєвого твердження фінансової звітності. Аудиторські докази стосовно якогось одного твердження, наприклад, наявності запасів, не можуть служити підставою для неодержання аудиторських доказів стосовно інших тверджень, наприклад, тверджень правильності їх оцінки. Характер, термін проведення та обсяг процедур перевірки на суттєвість залежать від конкретних тверджень. У результаті тестування можна отримати аудиторські докази стосовно декількох тверджень, наприклад, інформація про суми дебіторської заборгованості може бути джерелом аудиторських доказів стосовно як наявності їх, так і правильності оцінки.

Аудитор одержує аудиторські докази шляхом застосування однієї або декількох із процедур: перевірки, спостереження, опитування і підтвердження, підрахунку та аналітичних процедур. Термін проведення таких процедур частково залежатиме від часу, протягом якого потрібні аудиторські докази не вичерпано.

Перевірка складається з вивчення бухгалтерських регістрів, документів або матеріальних активів. Перевірка бухгалтерських регістрів та документів надає аудиторські докази різного рівня надійності, залежно від їхнього характеру і джерела отримання та ефективності засобів внутрішнього контролю підприємства. До трьох основних категорій документальних аудиторських доказів, що мають для аудитора різний рівень надійності, належать: документальні аудиторські докази, які створені третіми особами і зберігаються на підприємстві; документальні аудиторські докази, які створені й зберігаються у третіх осіб; документальні аудиторські докази, які створені й зберігаються на підприємстві.