Шаг 6. Кнопка «Создать».

Этот этап является заключительным. Для создания сводного отчета нажмите на кнопку «Создать».

Сводный отчет будет сформирован в соответствии с указанными ранее параметрами и появится в списке отчетов меню «Сводные отчеты».

12. Сводные отчеты

12.1. Меню «Сводные отчеты»

Управление сводными отчетами доступно только пользователям в роли Инспектора и производится при помощи меню «Сводные отчеты», которое находится на Рабочем столе Инспектора

В меню «Сводные отчеты» на Рабочем столе Инспектора отображается перечень созданных сводных отчетов и следующая информация по каждому из них:

«Статус» – статус сводного отчета для пользователей назначения в роли Менеджер (опубликованные / не опубликованные).

«Назначение» – наименование назначения, к которому относится сводных отчет.

«Название свода» – наименование сводного отчета.

«Дата создания» – дата формирования сводного отчета.

«Группы источников» – группы, по которым был сформирован сводный отчет.

Для управления сводными отчетами используются следующие кнопки меню «Сводные отчеты» на Рабочем столе Инспектора:

«Просмотр» – просмотр сформированного сводного отчета и параметров консолидации данных.

«Удалить» – удаление сводного отчета из Doxcell-Portal.

«Статус» – изменение статуса сводного отчета для пользователей назначения в роли Менеджер (опубликованные / не опубликованные).

Пользователи в роли Инспектор могут изменять статус сводных отчетов, разрешая либо запрещая доступ к ним пользователям своего назначения в роли Менеджер. Менеджеры имеют возможность просматривать доступные им консолидированные отчеты по своему назначению и результаты анализа сводных данных в них, экспортировать сводные отчеты в формат Microsoft Excel при помощи меню «Сводные отчеты» на Рабочем столе Менеджера.

В меню «Сводные отчеты» на Рабочем столе Менеджера отображается перечень доступных пользователю сводных отчетов его назначений и следующая информация по каждому из них:

«Назначение» – наименование назначения, к которому относится сводных отчет.

«Название свода» – наименование сводного отчета.

«Дата создания» – дата формирования сводного отчета.

«Группы источников» – группы, по которым был сформирован сводный отчет.

Пользователи в роли Менеджер могут просматривать доступные им сводные отчеты при помощи кнопки «Просмотр».

Для удобства работы со сводными отчетами в меню «Сводные отчеты» также предусмотрены различные фильтры, об использовании которых подробно рассказано далее.

12.2. Перечень сводных отчетов

В разделе и меню «Сводные отчеты» содержится перечень готовых сводных отчетов. Для удобства работы с ними и быстрого поиска нужного документа предусмотрены различные фильтры.

Фильтр по назначениям.Выбирается в столбце «Назначение». Позволяет отобразить сводные отчеты определенного назначения, которое выбирается из списка.

Фильтр по наименованию сводного отчета.Выбирается в столбце «Название свода». Позволяет отобразить определенный сводный отчет, название которого выбирается из списка.

Фильтр по дате создания.Выбирается в столбце «Дата создания». Позволяет отобразить сводные отчеты, созданные в определенное время, которое выбирается из списка: за день, неделю, месяц, три месяца, полгода, год.

Фильтр по статусу.Выбирается в столбце «Статус». Позволяет отобразить сводные отчеты с определенным статусом для пользователей в роли Менеджер: все, опубликованные (доступные Менеджерам), неопубликованные (не доступные Менеджерам). Данный фильтр могут применять только пользователи в роли Инспектор в меню «Сводные отчеты».

Имеется возможность одновременного выбора несколько фильтров. Для сброса всех примененных к сводным отчетам фильтров предназначена кнопка «Обновить».

12.3. Изменение статуса сводного отчета

Пользователи в роли Инспектор могут разрешить или запретить доступ к определенным сводным отчетам пользователям своего назначения (назначений) в роли Менеджер. Для этого следует изменить статус сводного отчета.

1. В списке сводных отчетов меню «Сводные отчеты» найдите нужное назначение (столбец «Назначение») и относящийся к нему сводный отчет (столбец «Название свода»). Для этого удобно пользоваться соответствующими фильтрами.

2. Кликните по кнопке «Статус» напротив наименования нужного сводного отчета. Статус «Опубликованные» автоматически изменится на «Не опубликованные» и наоборот. Сводные отчеты со статусом «Не опубликованные» не будут отображаться в меню «Сводные отчеты» на Рабочем столе Менеджера.

12.4. Просмотр сводного отчета

Пользователи в ролях Инспектор и Менеджер могут просматривать готовые сводные отчеты по своему назначению (назначениям) и параметры консолидации, в соответствии с которыми они были созданы. При этом Менеджер будет видеть в списке сводных отчетов лишь те, доступ к которым был предоставлен Инспектором его назначения.

Для того чтобы просмотреть сводный отчет пользователям необходимо перейти в меню «Сводные отчеты» на Рабочем столе Doxcell-Portal, и выполнить следующие действия.

1. В списке сводных отчетов найдите нужное назначение (столбец «Назначение») и относящийся к нему сводный отчет (столбец «Название свода»). Для этого удобно пользоваться соответствующими фильтрами.

2. Напротив наименования нужного сводного отчета нажмите кнопку «Просмотр».

3. Вы увидите страницу сводного отчета с несколькими вкладками.

На вкладке «Отчет» отображается web-форма сводного отчета. Обычно сводный отчет состоит из нескольких листов. Для того чтобы перейти к нужному листу щелкните мышью по его номеру.

На вкладке «Источники» перечислены подотчетные единицы, по данным из первичных отчетов которых был сформирован просматриваемый сводный отчет.

На вкладке «Интервалы» перечислены временные интервалы, данные за которые участвовали в формировании сводного отчета.

На вкладке «Параметры» представлен список показателей сводного отчета. По каждому показателю отображается следующая информация:

§ «Имя показателя» – наименование показателя.

§ «Системное имя» – имя показателя, по которому к нему обращается программа в процессе обработки и консолидации данных.

§ «Тип данных» – тип данных в значении показателя.

§ «Минимум» – минимально допустимое количество символов в значении показателя.

§ «Максимум» – максимально допустимое количество символов в значении показателя.

§ «Значение» – присвоенное показателю значение.

Чтобы просмотреть дополнительную информацию о сводном отчете перейдите на вкладку «Информация». Если дополнительная информация о сводном отчете отсутствует, то в данной вкладке отобразится только наименование сводного отчета.

4. Для возврата к списку сводных отчетов нажмите кнопку «Назад».

12.5. Экспорт сводного отчета в файл Microsoft Excel

Сводные отчеты из Web-интерфейса Doxcell-Portal могут быть экспортированы в файл Microsoft Excel. Для этого пользователям в роли Инспектор или Менеджер необходимо перейти в меню «Сводные отчеты» на Рабочем столе Doxcell-Portal и выполнить следующие действия.

1. В списке сводных отчетов найдите нужное назначение (столбец «Назначение») и относящийся к нему сводный отчет (столбец «Название свода»). Для этого удобно пользоваться соответствующими фильтрами.

2. Напротив наименования сводного отчета нажмите кнопку «Просмотр».

3. На вкладке «Отчет» нажмите кнопку «Экспорт в Excel».

4. В появившемся окне загрузки файла нажмите кнопку «Сохранить».

5. Выберите на своем компьютере место для сохранения сводного отчета и нажмите кнопку «Сохранить». Сводный отчет будет сохранен в указанном месте в виде файла Microsoft Excel.

12.6. Валидация сводного отчета

Пользователи в роли Инспектор могут воспользоваться дополнительной проверкой правильности созданного сводного отчета. Для этого необходимо перейти в меню «Сводные отчеты» на Рабочем столе Doxcell-Portal и выполнить следующие действия.

1. В списке сводных отчетов найдите нужное назначение (столбец «Назначение») и относящийся к нему сводный отчет (столбец «Название свода»). Для этого удобно пользоваться соответствующими фильтрами.

2. Напротив наименования сводного отчета нажмите кнопку «Просмотр».

1. На вкладке «Отчет» нажмите кнопку «Валидация». Если для данного сводного отчета не предусмотрена функция проверки данных, то кнопка будет неактивной.

4. На экране появится окно с протоколом валидации, в котором будут указаны условия, непрошедшие проверку. Для устранения ошибок необходимо проверить правильность первичных отчетов, из которых был собран сводный отчет при этом удобно использовать метод детализации, суть которого описана в следующем разделе.

1. Если при проверке не было обнаружен ошибок, то протокол валидации будет пуст. Для дальнейшей работы необходимо нажать на кнопку «Ок».

12.7. Анализ сводных данных

Doxcell позволяет производить глубокий анализ сводных данных методом детализации или Drill Down. Суть данного метода состоит в последовательном увеличении уровня детализации рассматриваемых данных от консолидированного до исходного отчета. Метод «углубления» помогает выявить связи между различными бизнес единицами и причинно-следственные закономерности, в частности причины отклонений показателей от запланированных значений и неудовлетворительных результатов работы отдела, филиала и компании в целом.

Doxcell-Portal автоматически анализирует сводные данные и отображает параметры, которые повлияли на величину каждого сводного показателя. Для просмотра результатов анализа консолидированных данных пользователям в роли Инспектор или Менеджер необходимо перейти в меню «Сводные отчеты» Web-интерфейса Doxcell-Portal и выполнить следующие действия.

1. В списке сводных отчетов найдите нужное назначение (столбец «Назначение») и относящийся к нему сводный отчет (столбец «Название свода»). Для этого удобно пользоваться соответствующими фильтрами.

2. Напротив наименования нужного сводного отчета нажмите кнопку «Просмотр».

3. На вкладке «Отчет» отображается web-форма сводного отчета. Сводные показатели в отчете имеют вид ссылок и выделены синим цветом. Щелкните по значению нужного сводного показателя, чтобы просмотреть результаты его детального анализа.

4. Откроется окно, в левой части которого будет показано дерево зависимостей выбранного сводного показателя и все показатели, на основе которых был рассчитан выбранный сводный показатель. На самой вершине данного «дерева» (первый уровень) отображается наименование выбранного сводного показателя, его тип и значение в квадратных скобках [ ].

Следующие уровни дерева зависимостей могут занимать первичные расчетные показатели, первичные показатели и т.д. Если при вычислении сводного показателя программой использовались первичные расчетные показатели, то они будут располагаться на втором уровне вложенности и включать простые первичные показатели из отчетов источников. Для каждого первичного показателя также отображается его наименование и тип.

5. Для того чтобы просмотреть из каких данных состоит тот или иной показатель, найдите его в дереве показателей и кликните по нему мышью.

6. В правой части окна отобразится следующая информация о выбранном показателе:

«Показатель» – наименование показателя.

«Системное имя» – системное имя показателя.

«Тип» – тип показателя.

«Формула» – формула расчета показателя. Для того чтобы отобразить ее, кликните по стрелочке рядом с надписью Формула.

«Значение» – значение показателя.

Далее расположена табличная часть с показателями, которые используются в формуле для расчета выбранного показателя.

Если отображаются сводные показатели, то значения имеют вид ссылок и выделены синим цветом. Щелкните по значению нужного сводного показателя, чтобы увидеть из каких данных он состоит. В зависимости от того насколько сложносоставным является показатель, количество уровней детализации может быть различным.

Если в формуле для расчета показателя используются первичные показатели, то в табличной части отобразятся списки источников, объединенные по группам. Раскрыв группу, можно увидеть значения показателей источников этой группы. Для каждого источника отображается его наименование, период сдачи первичного отчета и значение выбранного первичного показателя.

Для более удобного поиска и анализа данных первичных показателей в верхней части таблицы предусмотрены следующие кнопки:

«Скрыть нулевые» – скрывает из списка источники, имеющие нулевые значения. При повторном нажатии на кнопку источники появляются снова.

«Изменить столбцы» – позволяет изменить количество отображаемых в таблице столбцов. Изначально количество столбцов соответствует количеству периодов, участвующих в консолидации.

Также можно воспользоваться фильтром для поиска источника по его наименованию.

7. Закройте окно «Зависимости показателя» после завершения работы в нем.

8. Для возврата к списку сводных отчетов раздела или меню «Сводные отчеты» нажмите кнопку «Назад».

12.8. Удаление сводного отчета

Пользователи в роли Инспектор могут удалять созданные ими сводные отчеты своего назначения (назначений) из списка отчетов в меню «Сводные отчеты». Для этого перейдите в данный раздел и выполните следующие действия.

1. В списке сводных отчетов найдите нужное назначение (столбец «Назначение») и относящийся к нему сводный отчет (столбец «Название свода»). Для этого удобно пользоваться соответствующими фильтрами.

2. Напротив наименования нужного сводного отчета нажмите кнопку «Удалить».

3. В окне с подтверждением повторно нажмите кнопку «Удалить». Сводный отчет будет удален из Doxcell-Portal без возможности восстановления. Если вы передумали удалять сводный отчет, в окне с подтверждением нажмите кнопку «Отмена».

13. Отчет по показателям

13.1. Формирование отчетов по показателям

Пользователи в роли Инспектор могут создавать отчеты по отдельным показателям отчетов, предоставленных источниками. Для этого предназначено меню «Отчет по показателям» на Рабочем столе Инспектора. Чтобы определить параметры отчета по показателям перейдите в данное меню и выполните несколько простых шагов.

Шаг 1. Вкладка «Назначение».
Выберите наименование назначения, по которому необходимо получить отчет по показателям. Для продолжения перейдите на вкладку «Показатели».

Шаг 2. Вкладка «Показатели».
Вкладка «Показатели» содержит инструменты, позволяющие определить внешний вид будущего отчета, выбрать количество источников, интервалов и значений отчетных показателей.

В левой части окна расположены две раскрывающиеся папки:

«Фиксированные показатели» – содержит в себе перечень всех фиксированных показателей выбранного ранее назначения.

«Отчеты» – содержит в себе дерево показателей в виде иерархической структуры, включающей категории и входящие в них показатели. Данная структура создается на этапе разработки конфигурации в Doxcell Editor при помощи Рубрикатора. Здесь ее нельзя изменить.

Чтобы увидеть содержание папки, щелкните на стрелочку слева от папки.

Готовый отчет по показателям имеет вид таблицы. Количество показателей в таблице может быть любым. Чтобы включить нужный показатель в таблицу, найдите его и дважды кликнете левой кнопкой мыши по его наименованию. Выбранные показатели появятся в правой части окна. Чтобы удалить показатель из выборки, нажмите на красный крестик напротив его наименования.

Для каждого показателя можно выбрать один из двух вариантов его представления в отчете:

«Измерение» – в этом случае данный показатель будет отображаться в созданном отчете. Дополнительно можно выбрать условие, которое будет применено к группе по источникам: сумма, максимум, минимум, количество или среднее.

«Фильтр» – в этом случае данный показатель не будет отображаться в созданном отчете, но позволит задать условие, в соответствии с которым будет сформирован отчет. Например, чтобы в отчет вошли все учреждения городского типа, необходимо выбрать фиксированный показатель «Территория» и задать по нему условие. Для этого выберите тип представления «Фильтр», кликнете в появившемся пустом поле. Появится окно со списком возможных значений данного показателя, установите галочку напротив элемента перечисления «Город», нажмите кнопку «Ок».

При применении фильтра к числовому показателю, можно выбрать одно из следующих условий:

== –равно,

!= – не равно,

< – меньше,

> – больше,

<= – меньше или равно,

>= – больше или равно.

В появившемся пустом поле введите числовое значение. В отчет попадут источники, значения показателей которых удовлетворяют выбранному условию.

По завершению формирования всех необходимых условий для выборки перейдите на вкладку «Источники».

Шаг 3. Вкладка «Источники».
Отметьте в списке те источники, данные по которым должны быть включены в отчет по показателям. Для выбора всех источников установите галочку напротив пункта «Все». Чтобы увидеть источники внутри папки с группой, нажмите на наименование группы. Чтобы отметить все источники группы, поставьте галочку при названии группы. Имейте в виду, что в списке представлены только источники выбранного ранее назначения. Для продолжения перейдите на вкладку «Интервалы».

Шаг 4. Вкладка «Интервалы».
Отметьте в списке те отчетные периоды, данные за которые будут отражены в отчете. Для выбора всех периодов из списка, установите галочку напротив пункта «Все».

При создании отчета помните, что не отмеченные показатели, источники и интервалы не отображаются в отчете. Вы всегда можете вернуться к предыдущему шагу, выбрав любую предыдущую вкладку.