Формування товарних звітів

Даний модуль програми призначений для формування та друку товарно-грошових звітів по магазину, в яких будуть зазначені переліки первинних документів (прибуткових та видаткових накладних, актів списання та переоцінки, документи по зданій виручці та обліку наданих покупцям знижок), виписаних між початковими та кінцевими датами звітів.

Спочатку необхідно буде вказати у полі на формі рік, що повинен задаватися чотирма цифрами, вибрати з відповідних списків місяць, підрозділ та вказати код матеріально-відповідальної особи, по якій формується новий звіт. Код МВО можна вибрати з довідника матеріально-відповідальних осіб за допомогою стандартної форми для вибору реквізитів, яка відкривається на екрані при натисканні на кнопку, що розташована праворуч від поля для заведення цього коду.

Для формування нового товарного звіту натискаємо на кнопку «Новий звіт». Програма чистить деякі поля на формі та встановлює курсор на поле для заведення номеру звіту. Нумерація товарних звітів відбувається автоматично, шляхом збільшення на одиницю номеру для останнього сформованого звіту (нумерація звітів починається заново кожного року). Номер повинен бути унікальним цілим числом у діапазоні від 1 до 9999. В поля для початкової та кінцевої дати звіту програма також автоматично додає поточну дату. Ці дати користувач може змінити вручну, або вибрати потрібні значення за допомогою календаря, який з’являється на екрані при натисканні на відповідні кнопки, що розташовані поруч від цих дат. Сальдо на початок по товару і тарі зазвичай переноситься з попереднього товарного звіту, або з заведених на початкову дату залишків товарів по обраній матеріально-відповідальній особі, але ці сальдо можна вказати вручну.

Далі користувач повинен натиснути кнопку «Вибір документів», щоб перейти на наступну сторінку екранної форми. Ця сторінка містить таблицю з переліком документів, які виписані між початковими та кінцевими датами звітів. В залежності від типу цих документів (який обирається встановленням відповідної позначки у групі залежних перемикачів в верхній частині форми), в переліку відображаються або прибуткові, або видаткові документи. Таблиця містить графи з номером і датою документа, найменуванням постачальника (одержувача), загальними сумами по товару і тарі по документах, типом включених до звіту документів, та ще одну графу, в якій користувач за допомогою «мишки» може позначити ті документи, що необхідно включити до поточного товарного звіту. Вище таблиці розташовані дві кнопки «Все позначити» та «Зняти позначки», які відповідно позначають в таблиці одразу всі документи вказаного типу, чи навпаки знімають позначки з усіх рядків.

Як тільки всі необхідні прибуткові та видаткові документи позначені, потрібно повернутися на попередню сторінку форми, натиснувши для цього кнопку «Назад». При цьому програма автоматично перераховує загальні обороти по надходженню та вибуттю товарів і тари по всіх включених в даний товарний звіт документах, та оновлює таблицю з переліком обраних для звіту документів. Ця таблиця містить такі графи: номер і дата документа, найменування постачальника (одержувача), сума по товару, сума по тарі та тип документа. В даній таблиці одночасно відображаються або прибуткові, або видаткові документи, в залежності від ознаки (обирається встановленням відповідної позначки у групі залежних перемикачів над таблицею).

Далі користувач обов’язково повинен експортувати проводки з цього звіту, які сформовані то кожному, включеному в даний звіт документу, щоб ці проводки могли використовуватися для формування інших відомостей. Для цього потрібно натиснути кнопку «Експортувати проводки». Варто зауважити, що експортувати проводки необхідно кожного разу, коли користувач додає в звіт інші, чи вилучає вже існуючі, документи.

Кнопка «Перегляд проводок» відкриває на екрані нове вікно для перегляду сформованих проводок по товарному звіту. В верхній частині цього вікна відображаються рахунок для товару, код матеріально-відповідальної особи, номер, початкова та кінцева дати звіту, сальдо на початок по товару і тарі, обороти по дебету та кредиту, сальдо на кінець для звіту, загальна сума інших проводок (тобто тих проводок, в яких не задіяний основний рахунок по звіту). Нижче розташована таблиця з переліком проводок по даному звіту, в якій відображаються окремо проводки по надходженню коштів, окремо по видатку (змінюється встановленням відповідної позначки у групі залежних перемикачів в верхній частині форми). Таблиця з проводками містить наступні графи: номер і дата первинного документу, номер і дата документа, що являється підставою для здійснення операції, рахунок, код аналітики та стаття для дебету, рахунок, код аналітики та стаття для кредиту, та сума самої проводки. Всі реквізити у проводках можуть змінюватися або вручну, або за допомогою форм для вибору реквізитів (рахунків, статей чи партнерів), які відкриваються на екрані при натисканні на кнопки з трьома крапками, що з’являються у відповідних графах таблиці у режимі редагування (ці форми також можна визвати просто двічі клацнувши «мишкою» у потрібній графі).

Кнопка «Знищити» призначена для знищення поточного звіту, кнопка «Проглянути» викликає на екран таблицю з переліком всіх товарних звітів за місяць по обраній матеріально-відповідальній особі, за допомогою якої можна легко знайти потрібний звіт. Іноді виникає потреба перерахувати сальдо на початок і сальдо на кінець по всіх сформованих звітах, якщо в якийсь з них додавалися чи вилучалися документи. Для цього користувач може скористатися кнопкою «Перерахувати сальдо» (якщо встановити позначку «З поточного звіту» перерахунок сальдо відбудеться тільки з поточного звіту до останнього). За допомогою кнопки «Запис у файл» експортовані проводки з поточного звіту можна записати у файл формату Paradox на змінний пристрій, такий як дискета чи флеш-диск, щоб ці дані можна було перенести на інший комп’ютер. При цьому на екрані відкривається стандартне вікно операційної системи для запису файлів, яке безпосередньо дозволяє зберегти файл з інформацією по звіту на вибраний пристрій. Ім’я такого файлу програма формує самостійно у вигляді «OTxxx-yyy», де «xxx» - код матеріально-відповідальної особи, «yyy» - номер звіту.

На нижній панелі форми розташований навігатор, який дозволяє в межах обраного місяця переміщатися з одного звіту на інший. Для того, щоб роздрукувати поточний товарний звіт на принтері, чи переглянути його друковану форму у вікні попереднього перегляду, можна скористатися відповідними кнопками на панелі інструментів головного вікна або натиснути на кнопку „Друк” на нижній панелі вікна. Окрім переліку прибуткових та видаткових документів, друкована форма для товарного звіту містить також групування по рахунках для всіх сформованих проводок.