Вопрос 16. Должностная инструкция

1. Должностная инструкция — нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия.

Должностная инструкция это один из важных документов, с которым должны знакомить работника при переходе на другую должность, например, согласно Федеральному закону от 31.07.1995 № 119-ФЗ "Об основах государственной службы Российской Федерации" государственный служащий имеет право на ознакомление с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником. Должностная инструкция и трудовой договор используются:

при разрешении спорных ситуаций между работодателем и работником;

с целью разделения труда между персоналом;

для повышения ответственности за порученный участок работы.

2. Должностная инструкция:

разрабатывается — руководителем структурного подразделения; визируется — юрисконсультом предприятия и кадровой службой; утверждается — руководителем предприятия или заместителем директора, курирующим это подразделение, или вводится приказом. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом руководителя предприятия. Должностная инструкция должна иметь: наименование министерства (если является отраслевой); наименование организации, разработавшей инструкцию; наименование вида документа; дату; номер;

заголовок к тексту;

гриф утверждения (или отметку о приложении к приказу, которым инструкция вводится); текст;

подписи составителей; печать (при необходимости); визы. Текст должностной инструкции содержит следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Должностные обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

6. Служебное взаимодействие.

В разделе 1 (Общие положения) устанавливаются: область деятельности работника; порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность работника; должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе 2 (Функции) перечисляются основные направления деятельности работника.

В разделе 3 (Должностные обязанности) должны быть определены конкретные виды работ, выполняемых работником. В разделе 4 (Права) устанавливаются права, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

В разделе 5 (Ответственность) указывается, за что конкретно несет ответственность данный работник.

В разделе 6 (Служебное взаимодействие) устанавливается круг служебных связей, регулируются производственные контакты между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать порядок предоставления отчетов, планов, других документов, периодичность предоставления отчетной информации и т. п. Должностная инструкция составляется в трех экземплярах. первый экземпляр хранится в кадровой службе, второй — у руководителя подразделения, третий — у работника.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется приказом генерального директора.

1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение деятельности генерального директора.

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору предприятия.

1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

- действующим законодательством РФ;

- Уставом предприятия;

- Положением о функциональных службах предприятия;

- правилами внутреннего трудового распорядка;

- приказами (указаниями) руководства предприятия;

- нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

- настоящей должностной инструкцией.

1.5. Секретарь должен знать:

- структуру организации, направление ее деятельности, распределение обязанностей

- государственные стандарты по оформлению управленческих документов;

- правила орфографии и пунктуации;

- правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;

- инструкцию по делопроизводству;

-деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию;

- правила ведения телефонных переговоров;

- правила техники безопасности и противопожарной защиты;

- приемы оказания первой медицинской помощи.

1.6. Секретарь должен уметь:

- составлять деловые письма, проекты распорядительных документов, вести протоколы;

- пользоваться средствами связи и организационной техникой;

- работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, OUTLOOK, LOTUS;

- пользоваться базой данных;

- пользоваться возможностями Интернета.

6. СЛУЖЕБНОЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ

Секретарь-референт генерального директора в своей деятельности взаимодействует:

- со структурными подразделениями по вопросам получения необходимой информацией

- с юридической службой по вопросам согласования проектов распорядительных документов

- с вышестоящими организациями, со сторонними организациями, органами власти

Зам. директора И.В.Петровкин

Секретарь-референт А.Р. Серегин

10.02.2005

Должностная инструкция