КАТЕГОРИИ:
АстрономияБиологияГеографияДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника
Вопрос 22. Письмо
1. Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т. д. По содержанию и назначению письма могут быть: инструкционные (содержащие указания и разъяснения подведомственным организациям);
гарантийные (дающие гарантии выполнения каких-либо обязательств, оплаты, сроков и т. п.);
информационные (содержащие полезную для адресата информацию, а также просьбы, напоминания, предложения); рекламные (рекламирующие товары и услуги); коммерческие (содержащие конкретные предложения по заключению сделок); рекламационные (содержащие претензии по качеству товаров или услуг);
письма-запросы (содержащие просьбу о предоставлении какой-либо информации); письма-приглашения и др.
В ряде случаев составляются сопроводительные письма, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается: с какой целью направляется основной документ; что с ним необходимо сделать; в какие сроки.
Если же сопроводительное письмо не несет смысловой нагрузки, то составлять его не рекомендуется.
2. Подготовка письмавключает следующие стадии: изучение существа вопроса;
сбор необходимых сведений, в т. ч. из предыдущей переписки; подготовка проекта письма; согласование проекта (при необходимости); подписание руководителем.
Проекты писем готовятся исполнителями по поручению руководителя предприятия. Письма оформляются на бланке письма. Письмо должно иметь: дату; номер;
ссылку на дату и номер полученного письма (в письмах-ответах); адресат; заголовок (отвечающий на вопрос "о чем?"); текст; отметку о наличии приложений; подпись;
отметку об исполнителе.
В письмах название вида документа не указывается, за исключением гарантийного письма.
Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, то в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма. Текст письмадолжен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Текст письма, как правило, не превышает одной страницы. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно. Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной. Во вводной частиуказываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например:
"Согласно контракту № 24 нами получена 26.01.2005 партия № 3 телевизоров "Sony", в которой обнаружен 1 (Один) телевизор в поврежденной коробке (коммерческий акт от ... № ...)...".
Восновной частиписьма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т. п.), например: "Просим в течение 10 банковских дней заменить поврежденный при транспортировке телевизор (согласно п. 4.2 нашего контракта)".
| 01.10.2005 №13/27 На № Д-52 от 29.09.2005 О ценах на вертолеты Ми-8А | Директору "Трансаэро" г-ну И.В. Кульбицкому |
Уважаемый Игорь Витальевич!
Представитель нашей компании А.В. Бардов по просьбе южнокорейского заказчика провел предварительный осмотр 2 вертолетов Ми-8А, которые предлагает на продажу Ваше предприятие.
У заказчика имеются подобные предложения из Германии, и в ближайшее время он должен решить, с какими контрагентами будет работать в дальнейшем. Поэтому для продолжения переговоров нам необходимо срочно получить от Вас цены на эти вертолеты, для начала на условиях "как есть". Стоимость демонтажа и транспортировки можно будет обсудить позднее.
В случае оперативного получения информации и соответствия цен прогнозам южнокорейской стороны представители заказчика готовы прибыть в Россию в конце октября 2005 г. для детального обсуждения условий контракта.
Генеральный директор Г.К. Дмитриев
Л. О. Смирнова 236 01 26
Письмо
Дата добавления: 2014-11-13; просмотров: 90; Мы поможем в написании вашей работы!; Нарушение авторских прав |