Вопрос 20. Протокол

1. Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального принятия решений на собраниях, совещани­ях, заседаниях.

На предприятиях, в организациях составляются протоколы: заседаний совета директоров (учредителей); общих собраний трудовых коллективов, акционеров, кредито­ров и т. п.

Проведению совещания (собрания) любого уровня должна предшествовать подготовительная работа. Чтобы обсуждение прошло эффективно, для участников заседания готовится и раздается информационный материал по вопросам, включен­ным в повестку дня.

Протокол ведется во время заседания секретарем коллегиально­го органа или работниками, готовившими собрание. Секретарь конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников заседания.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов, выступле­ний, справок, проектов решений и других материалов. Проект протокола визируется сотрудниками или подразделе­ниями, выносившими вопрос на обсуждение. Протокол подписывается, как правило, председателем и секре­тарем собрания (заседания). В некоторых случаях требуются подписи всех участников заседания (совета директоров, прези­диума, правления).

2. Протокол составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги.

Протокол должен иметь: наименование организации; наименование вида документа; дату; номер;

указание места издания (Москва); заголовок к тексту; текст; подписи.

Датой протокола является дата проведения собрания. Номер протокола — порядковый номер заседания коллегиаль­ного органа с начала года (№ 1, № 2 и т. д.). Заголовок протокола содержит название органа, проводящего заседание (научно-технический совет, совет кредиторов) или протоколируемого мероприятия. Текст протокола состоит из двух частей: вводной; основной. Вводная часть оформляется в следующей последовательности:

Председатель — фамилия и инициалы; Секретарь — фамилия и инициалы;

Присутствовали — фамилии и инициалы присутствующих со­трудников предприятия в алфавитном порядке, затем должно­сти и фамилии приглашенных.

Если присутствующих более 10, указывается их общее количество. Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос "о чем?", например: 1. Об итогах работы предприятия за первое полугодие 2005 г. Основная часть состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фа­милии и инициалы выступавших и через тире — краткое изло­жение текста выступления.

Если докладчик предоставил текст своего выступления, то по­сле тире указывается: "текст выступления прилагается (прило­жение 1)".

Вопросы, задаваемые в ходе обсуждения, фиксируются в про­токоле вместе с ответами. Записи делаются в краткой, лако­ничной форме.

Постановление (решение) указывается в протоколе полностью, т. к. является наиболее важной его частью. Текст постановле­ния строится по образцу распорядительной части приказа. Содержание особого мнения, высказанного во время обсужде­ния, вносится в текст протокола после соответствующего ре­шения.

К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т. п., которые оформ­ляются как приложения.

"ИНПРОМБАНК"