Процессы и процедуры в администрировании организации

Процессный подход к управлению был предложен представителями школы административного управления, а именно А. Файолем. Процессный подход рассматривает функции управления как взаимосвязанные [22].

Процесс – это случайно развивающаяся или целенаправленно осуществляемая последовательность преобразований.

Управление рассматривается как процесс, потому что работа по достижению цели с помощью других – это серия непрерывных взаимосвязанных действий. Эти действия называют управленческими функциями. Каждая управленческая функция тоже представляет собой процесс, потому что также состоит из взаимосвязанных действий. Процесс управления является общей суммой всех функций и состоит из четырех взаимосвязанных общих функций: планирования, организации, мотивации и контроля [19].

Общие функции выделяются по этапам (стадиям) управления.

Функция «планирование» предполагает решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать члены организации, чтобы достичь этих целей.

Функция «организация» формирует структуру организации и обеспечивает ее всем необходимым.

Мотивация – это процесс побуждения других людей к деятельности для достижения целей организации.

Контроль предполагает оценку и анализ эффективности результатов работы организации и дает начало для будущего планирования.

Эти функции управления имеют две общие характеристики: все они требуют принятия решений и для всех необходима коммуникация, обмен информацией, чтобы получить информацию для принятия правильного решения и сделать это решение понятным для других членов организации. Коммуникации и принятие решений называют связующими процессами.

Помимо общих функций управления различают также конкретные функции, выделяемые по сфере деятельности:

– перспективное и текущее экономическое и социальное планирование;

– организация работ по стандартизации;

– учет и отчетность;

– экономический анализ;

– техническая подготовка производства;

– другие конкретные функции.

Кроме функций управления, в теории менеджмента рассматривают ещё два вида процессов, не менее важных, чем функции. Это процессы принятия решений и коммуникации. Данные процессы проникают друг в друга, взаимосвязаны между собой, образуя единый процесс управления.

Современная организация возникает, создается, существует, функционирует, реализуется, ликвидируется или распадается в сложном и многообразном процессе изменений. Складываясь случайно или осуществляясь целенаправленно в виде последовательности эволюционных изменений или целенаправленных взаимодействий и обусловливаемых ими преобразований, процесс выражает сущность всего происходящего в организации и вне её.

Основным инструментом постановки и применения последовательного подхода к организации процессов исследования и воздействия является администрирование. Обеспечивая разработку, представление и реализацию любых процессов во времени, оно во многом предопределяет логику построения исследований, осуществления воздействий и отражения их результатов. Этим и обусловлена первичность изучения процесса в качестве основы формирования и использования административных ресурсов современной организации.

Рассмотрим методику административного функционирования, предложенную А.В. Райченко [25].

В практической деятельности складываются и развиваются три основные формы процессов организации:

1) эволюционная – эволюционно складывающиеся и развивающиеся процессы выражают сущность и результат последовательного взаимодействия случайностей;

2) прецедентная– прецедентная организация формируется преимущественно прагматично, внимательно воспринимая, осваивая и при необходимости повторяя уже имевшую место успешную форму организации. Прецедент направляет организацию к позитивному изменению происходящего, используя хорошо зарекомендовавшие себя средства и способы, отраженные в административных процедурах;

3) инновационная– процедуры инновационной организации ориентированы на разработку и реализацию новых, ранее не применявшихся последовательностей действий. Их состав, условия и модель кооперации вырабатываются и исполняются как самостоятельный ответ на новую ситуацию.

Исследования эволюционных, восприятие и адаптацию прецедентных, разработку и реализацию инновационных процессов человек осуществляет на единой основе, представляя их процедурой.

Функционирование организации в рамках единого объекта проявляется в виде неизбежной последовательности и ограничений преемственности процесса исследования и воздействия, непосредственно определяющих его необходимость, содержание и условия осуществления. Именно это положение становится одним из конструктивных принципов разработки, построения и проведения административной процедуры организации.

Административная процедура – это формализованное представление логически обусловленной последовательности проведения процесса.

Процедура позволяет в универсальной схематической форме представлять, исследовать, моделировать, контролировать и модернизировать проведение процесса. Именно процедура становится унифицированной комплексной моделью, отражающей условия и конструкцию последовательной интеграции составляющих в процесс целенаправленного функционирования администрируемой организации [25].

Цель разработки и исполнения процедуры заключается в организационно-методическом обеспечении оптимального осуществления процесса. В административной процедуре, прежде всего, предусматриваются меры по недопущению негативного развития процесса.

Основное организационно-методическое значение процедуры заключается в следующем:

– разработке, представлении для анализа и сравнения с самой разнообразной палитры вариантов развития процесса;

– сопровождении выбора, адаптации, принятия и реализации варианта осуществления процесса;

– анализе содержания и результатов осуществления варианта с выработкой оценок, выводов и рекомендаций.

В отличие от информационной природы и характера представления и применения административной процедуры организация процесса осуществляется и используется непосредственно и только в период его проведения.

Процедура организации обеспечивает комплексную методическую основу для построения и осуществления повторяющегося цикла «исследование–воздействие», проявляясь в пяти основных формах:

1) объединении субъекта и объекта в систему на общей организационно-методической основе;

2) стабилизации функционирования созданной системы на основе действующей организационной структуры;

3) организации целенаправленного процедурного конструирования на единой распорядительной основе;

4) алгоритмизации представления последовательности построения и осуществления процедуры организации;

5) адаптации механизма исполнения и сопровождения процедурой организации осуществляемого процесса.

Моделирование целенаправленно организованной и применяемой совокупности способов объединения элементов исследования и воздействия представляет методику процедуры администрирования. Она становится базой для целенаправленного осуществления и развития организации в рамках проектирования и реализации выражающих ее процедур, представляет собой методическую основу их разработки, построения, восприятия, применения, анализа и оценки.

Структура методики представлена двумя разделами, раскрывающими состав, содержание и особенности выбора, конструирования, адаптации и взаимодействия соответствующих элементов процедуры администрирования. В первом разделе методики разработки и применения процедуры администрирования выделяются основные элементы и конструктивные составляющие: задачи, условия, состояние, ресурсы, анализ, решение, операция, последовательность, результат.

Взаимосвязь, конфигурация и другие коммуникационные характеристики разработки и построения процедуры администрирования регулируются вторым разделом методики.

Элементы административной процедуры можно разделить на два сегмента: содержательный – отражающий анализ условий, задачи, состояния, ресурсов, и конструктивный – позиционирующий решение, операцию, последовательность и результат как основные элементы коммутации процедуры.

В целом палитра основных элементов административной процедуры позволяет представить все многообразие ее составляющих и в конечном виде позиционировать их в единой логически выверенной модели.
Решение этой задачи определяется вторым разделом методики администрирования, непосредственно раскрывающим адаптацию к разнообразию, разработку модификаций, совершенствование и развитие связей между элементами. Классификация разнообразия формируемых конфигураций основывается на свойствах административной процедуры и определенно представляется в виде палитры: дифференцированного, последовательного, корректирующего, параллельного, реверсивного, ротационного, цикличного, интеграционного или иного специализированно обусловленного взаимодействия, собственно и представляющего собой разнообразие построения динамических моделей осуществления административной процедуры.

В процессе адаптации разрабатываемой процедуры прежде всего важно выделить основные конструктивно-содержательные свойства функционирующей организации, определяющие соответствующие ресурсы разрабатываемой процедуры.

Выделение и классификация наиболее значимых свойств процедуры администрирования представлены на рис. 5.1.

Рис. 5.1. Основные свойства административной процедуры

В реальных условиях, непосредственно в процессе целенаправленного функционирования организации, проявляется, как правило, не одно конкретное свойство, и даже не группа свойств, а их сочетание (комбинация нескольких свойств).

Ресурсно-процедурный подход обеспечивает реализацию важнейшего положения администрирования, заключающегося в том, что реальное воздействие чаще всего направляется непосредственно на организацию взаимодействия конкретных составляющих объекта и только через нее уже на весь объект в целом.

Таким образом, при проведении процедуры администрирования осуществляется процесс непосредственного управления не всем объектом сразу, а теми или иными составляющими или устанавливаемыми между ними связями, что и обеспечивает максимально эффективное использование ресурсов административной процедуры.